Análisis, documentación y propuesta de mejoramiento de los procesos de la división de documentación de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN Bucaramanga

La División de Documentación de la DIAN Bucaramanga encargada de los procesos de notificación de todos los actos administrativos proferidos por las distintas dependencias de la Administración, de desarrollar los procesos de correspondencia en general de toda la Administración, así como de recibir, r...

Full description

Autores:
Jagua Navas, María Isabel
Tipo de recurso:
http://purl.org/coar/version/c_b1a7d7d4d402bcce
Fecha de publicación:
2006
Institución:
Universidad Industrial de Santander
Repositorio:
Repositorio UIS
Idioma:
spa
OAI Identifier:
oai:noesis.uis.edu.co:20.500.14071/18509
Acceso en línea:
https://noesis.uis.edu.co/handle/20.500.14071/18509
https://noesis.uis.edu.co
Palabra clave:
Mejoramiento de procesos
Macro proceso
Administración de Riesgos
Especificaciones de Calidad
Servicio al cliente
Análisis del Valor
Procesos críticos
Tiempo de ciclo del proceso
Indicadores de Gestión
Propuestas de Mejoramiento
Process Improvement
Macro process
Administration risks
Quality specifications
Customer services
value analysis
critical process
time cycle of the process
management indicators
improvement proposal.
Rights
License
Attribution-NonCommercial 4.0 International (CC BY-NC 4.0)
Description
Summary:La División de Documentación de la DIAN Bucaramanga encargada de los procesos de notificación de todos los actos administrativos proferidos por las distintas dependencias de la Administración, de desarrollar los procesos de correspondencia en general de toda la Administración, así como de recibir, radicar, seleccionar, entregar, archivar y prestar los servicios inherentes al manejo de los documentos bajo su responsabilidad, a la vez está encargada de llevar bajo archivo actualizado los documentos originados en los procesos del servicio aduanero, de fiscalización, determinación, recaudación, jurídica y cobro y las demás actuaciones de la administración, estableciendo los controles que garanticen la custodia y conservación de los mismos, también encargada de expedir copias, certificaciones y autenticaciones de los documentos que reposen en los archivos de la administración; al igual que el resto de dependencias de la organización carecía de una metodología del mejoramiento enfocada hacia los procesos y del servicio que lleve al planteamiento de alternativas para incrementar la efectividad y mejorar el servicio de la división y a su vez de la entidad. La metodología de mejoramiento aplicada y desarrollada en esta área esta apoyada en la metodología adoptada por la DIAN Bucaramanga, establecida en el año 2004. Metodología que inicia con el diagnóstico de las condiciones actuales del área, haciendo posible identificar los factores externos e internos que generan impacto en su funcionamiento y así mismo conocer la cotidianidad con la que desarrollan sus procesos y analizar a fondo las características de los mismos, a través del arduo seguimiento de sus actividades. Teniendo como base los resultados de éste diagnóstico se continua con la definición del proceso general que permitió conocer la dinámica de procesos de la división. Para ello se determinó un inventario de los procesos, sobre el cual se realizó la actualización y documentación de los procesos, para luego realizar la medición, la cual permitió dar prioridad a los procesos que representaban un bajo desempeño y un mayor impacto para la entidad y sus clientes. El estudio minucioso de los problemas y puntos críticos de estos procesos, trajo consigo la generación de propuestas de mejoramiento para el área y en algunos casos su aprobación permitió dar paso a la implementación de mejoras encaminadas a lograr un mejor desempeño y servicio en la división. Para finalizar se presentaron conclusiones y recomendaciones, las cuales pretenden afianzar el desarrollo continuo de la metodología de los procesos y el servicio al cliente, bajo la búsqueda del la calidad, así como el crecimiento y desarrollo de una metodología de mejoramiento que se fortaleció con el desarrollo de las diferentes fases de este proyecto.