Propuesta para el mejoramiento del proceso de gestión documental basado en la norma técnica ISO 9001 del 2015, de la Secretaria General de la Gobernación de Cundinamarca
El proceso de Gestión documental es una dependencia de la secretaria general de la Gobernación de Cundinamarca que tiene como objetivo principal administrar el sistema de Gestión Documental para las dependencias del sector central, la apropiación por la adecuada planificación, administración y conse...
- Autores:
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Leidy Tatiana, Vivas Baquero
- Tipo de recurso:
- Trabajo de grado de pregrado
- Fecha de publicación:
- 2020
- Institución:
- Universidad Santo Tomás
- Repositorio:
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Mejoramiento de procesos Gestión documental Ciclo PHVA Indicadores de gestión Eficacia Eficiencia |
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El proceso de Gestión documental es una dependencia de la secretaria general de la Gobernación de Cundinamarca que tiene como objetivo principal administrar el sistema de Gestión Documental para las dependencias del sector central, la apropiación por la adecuada planificación, administración y conservación de la información documentada que maneja la administración departamental para asegurar el acceso y disponibilidad para los usuarios internos y externos. Este proyecto busca contribuir al fortalecimiento y control del sistema de gestión de calidad del proceso de Gestión Documental a través de una propuesta para el mejoramiento del proceso basado en la norma técnica ISO 9001: 2015, para mantener la certificación de la norma mencionada. Como primer paso para llegar a la propuesta de mejora se realizó un diagnóstico inicial analizando el contexto del proceso, la caracterización, los indicadores y toda la documentación relacionada, también se realizó una pre-auditoria del cumplimiento de la ISO 9001: 2015 para así identificar las principales falencias. Se lograron identifica fallas en las transferencias primarias en la organización de archivos y en el cumplimiento de actividades que se encuentran estipuladas dentro de la caracterización del proceso. Como segunda instancia se da paso a establecer propuestas de mejoras para algunos hallazgos significativos como fueron un aplicativo para las transferencias primarias y el flujograma de la guía para la organización de archivos de gestión y finalmente realizar una evaluación financiera del costo de implementación de las mejoras propuestas. |
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Bogotá, Colombiahttp://hdl.handle.net/11634/20818reponame:Repositorio Institucional Universidad Santo Tomásinstname:Universidad Santo Tomásrepourl:https://repository.usta.edu.coEl proceso de Gestión documental es una dependencia de la secretaria general de la Gobernación de Cundinamarca que tiene como objetivo principal administrar el sistema de Gestión Documental para las dependencias del sector central, la apropiación por la adecuada planificación, administración y conservación de la información documentada que maneja la administración departamental para asegurar el acceso y disponibilidad para los usuarios internos y externos. Este proyecto busca contribuir al fortalecimiento y control del sistema de gestión de calidad del proceso de Gestión Documental a través de una propuesta para el mejoramiento del proceso basado en la norma técnica ISO 9001: 2015, para mantener la certificación de la norma mencionada. Como primer paso para llegar a la propuesta de mejora se realizó un diagnóstico inicial analizando el contexto del proceso, la caracterización, los indicadores y toda la documentación relacionada, también se realizó una pre-auditoria del cumplimiento de la ISO 9001: 2015 para así identificar las principales falencias. Se lograron identifica fallas en las transferencias primarias en la organización de archivos y en el cumplimiento de actividades que se encuentran estipuladas dentro de la caracterización del proceso. Como segunda instancia se da paso a establecer propuestas de mejoras para algunos hallazgos significativos como fueron un aplicativo para las transferencias primarias y el flujograma de la guía para la organización de archivos de gestión y finalmente realizar una evaluación financiera del costo de implementación de las mejoras propuestas.The Document Management process is a unit of the General Secretary of the Cundinamarca Governorate which has as its main objective to manage the Document Management system for central sector units, appropriation for the proper planning, administration and preservation of documented information handled by departmental administration to ensure access and availability for internal and external users. This project seeks to contribute to the strengthening and control of the quality management system of the Document Management process through a proposal for the improvement of the process based on the isO 9001:2015 technical standard, to maintain the certification of the aforementioned standard. As an initial step to arrive at the improvement proposal, an initial diagnosis was made analyzing the context of the process, the characterization, the indicators and all the related documentation, a pre-audit of compliance with ISO 9001: 2015 was also carried out to identify The main shortcomings. Failures were identified in the primary transfers in the organization of archives and in the fulfillment of activities that are stipulated within the characterization of the process. As a second instance, we proceed to establish proposals for improvements for some significant findings such as an application for primary transfers and the flowchart of the guide for the organization of management files and finally perform a financial evaluation of the cost of implementing the proposed improvementsIngeniero Industrialhttp://unidadinvestigacion.usta.edu.coPregradoapplication/pdfspaUniversidad Santo TomásPregrado Ingeniería IndustrialFacultad de Ingeniería IndustrialAtribución-SinDerivadas 2.5 Colombiahttp://creativecommons.org/licenses/by-nd/2.5/co/Abierto (Texto Completo)info:eu-repo/semantics/openAccesshttp://purl.org/coar/access_right/c_abf2Propuesta para el mejoramiento del proceso de gestión documental basado en la norma técnica ISO 9001 del 2015, de la Secretaria General de la Gobernación de CundinamarcaProcess improvementDocument managementPHVA cycleManagement indicatorseffectivenessefficiencyTotal quality in administrationInformation systems administrationNormas ISO serie 9000Calidad total en administracionAdministración de sistemas de informaciónMejoramiento de procesosGestión documentalCiclo PHVAIndicadores de gestiónEficaciaEficienciaTrabajo de gradoinfo:eu-repo/semantics/acceptedVersionFormación de Recurso Humano para la Ctel: Trabajo de grado de Pregradohttp://purl.org/coar/resource_type/c_7a1finfo:eu-repo/semantics/bachelorThesisCRAI-USTA BogotáCamue Álvarez, A., Carballal del Río, E., & Toscano Ruiz, D. 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LEIDY TATIANA VIVASapplication/pdf439504https://repository.usta.edu.co/bitstream/11634/20818/8/2020leidyvivas7.pdfe500609a8d9f7f2b0ab78b5df068b805MD58open access2020leidyvivas8.pdf2020leidyvivas8.pdfCARTA DE AUTORIZACIÓN ESTUDIANTEapplication/pdf199098https://repository.usta.edu.co/bitstream/11634/20818/9/2020leidyvivas8.pdf5e26681257f50b06cb366dbf663f8a76MD59metadata only access2020leidyvivas9.pdf2020leidyvivas9.pdfCARTA DE APROBACIÓN FACULTAD LEIDY TATIANA VIVASapplication/pdf589691https://repository.usta.edu.co/bitstream/11634/20818/10/2020leidyvivas9.pdf0cf8de273ce410d35c069d9fbc0d1e08MD510metadata only access11634/20818oai:repository.usta.edu.co:11634/208182022-10-10 14:39:37.288open accessRepositorio Universidad Santo Tomásrepositorio@usantotomas.edu.coQXV0b3Jpem8gYWwgQ2VudHJvIGRlIFJlY3Vyc29zIHBhcmEgZWwgQXByZW5kaXphamUgeSBsYSBJbnZlc3RpZ2FjacOzbiwgQ1JBSS1VU1RBIGRlIGxhIFVuaXZlcnNpZGFkIFNhbnRvIFRvbcOhcywgcGFyYSBxdWUgY29uIGZpbmVzIGFjYWTDqW1pY29zIGFsbWFjZW5lIGxhIGluZm9ybWFjacOzbiBpbmdyZXNhZGEgcHJldmlhbWVudGUuCgpTZSBwZXJtaXRlIGxhIGNvbnN1bHRhLCByZXByb2R1Y2Npw7NuIHBhcmNpYWwsIHRvdGFsIG8gY2FtYmlvIGRlIGZvcm1hdG8gY29uIGZpbmVzIGRlIGNvbnNlcnZhY2nDs24sIGEgbG9zIHVzdWFyaW9zIGludGVyZXNhZG9zIGVuIGVsIGNvbnRlbmlkbyBkZSBlc3RlIHRyYWJham8sIHBhcmEgdG9kb3MgbG9zIHVzb3MgcXVlIHRlbmdhbiBmaW5hbGlkYWQgYWNhZMOpbWljYSwgc2llbXByZSB5IGN1YW5kbyBtZWRpYW50ZSBsYSBjb3JyZXNwb25kaWVudGUgY2l0YSBiaWJsaW9ncsOhZmljYSBzZSBsZSBkw6kgY3LDqWRpdG8gYWwgdHJhYmFqbyBkZSBncmFkbyB5IGEgc3UgYXV0b3IuIERlIGNvbmZvcm1pZGFkIGNvbiBsbyBlc3RhYmxlY2lkbyBlbiBlbCBhcnTDrWN1bG8gMzAgZGUgbGEgTGV5IDIzIGRlIDE5ODIgeSBlbCBhcnTDrWN1bG8gMTEgZGUgbGEgRGVjaXNpw7NuIEFuZGluYSAzNTEgZGUgMTk5Mywg4oCcTG9zIGRlcmVjaG9zIG1vcmFsZXMgc29icmUgZWwgdHJhYmFqbyBzb24gcHJvcGllZGFkIGRlIGxvcyBhdXRvcmVz4oCdLCBsb3MgY3VhbGVzIHNvbiBpcnJlbnVuY2lhYmxlcywgaW1wcmVzY3JpcHRpYmxlcywgaW5lbWJhcmdhYmxlcyBlIGluYWxpZW5hYmxlcy4K |