Integración del Sistema PACO en el área contable de Edificaciones y Espacios S.A.S. : una estrategia para la automatización y eficiencia operativa (2025)
El presente trabajo se desarrolló en el marco de una práctica empresarial realizada en Edificaciones y Espacios S.A.S., con el objetivo de integrar el sistema PACO al área contable de la compañía. PACO, inicialmente utilizado solo en la gestión de obra, presentaba un alto potencial para automatizar tareas contables críticas como la causación de facturas, la generación de egresos, el envío de soportes a proveedores, y la validación de impuestos y retenciones. La falta de integración entre el área de obra y el área contable generaba duplicidad de esfuerzos, uso excesivo de papel, reprocesos, y demoras significativas en la entrega y procesamiento de la información. A través de un diagnóstico detallado de los procesos internos y un análisis funcional del sistema PACO, se propuso una solución de integración tecnológica orientada a reducir tiempos operativos, errores humanos y tareas manuales innecesarias. Uno de los hallazgos más relevantes fue la identificación del proceso de acuse de recibido de facturas ante la DIAN como una de las actividades más demoradas y repetitivas, tomando aproximadamente tres minutos por factura y afectando la eficiencia del equipo contable ante volúmenes mensuales de hasta mil facturas. Los resultados de la implementación mostraron mejoras importantes en términos de sistematización, reducción de tiempos de causación, eliminación del traslado físico de documentos y disminución de errores por duplicidad. Asimismo, se avanzó en la parametrización del sistema para que, al generarse un egreso, se envíen automáticamente al proveedor los documentos necesarios, como el comprobante contable, el soporte bancario y las retenciones aplicadas. Este trabajo concluye que la integración de herramientas tecnológicas como PACO a los procesos contables no solo optimiza la operación financiera, sino que también fortalece el control interno, la trazabilidad documental y el cumplimiento fiscal, aspectos claves para la sostenibilidad y modernización empresarial.