Política de compras, una garantía para la organización contable y financiera de MINFU SAS (2024)
La organización contable y financiera de las empresas juega un papel fundamental para el funcionamiento de estas. A nivel mundial, las empresas se ven obligadas a contar con un sistema de organización contable de manera que se garantice un orden, desde sus áreas de archivo, hasta sus soportes electrónicos. A menudo se requieren programas eficaces en los que se pueda confiar la información financiera, administrativa y contable. En cuanto al departamento de compras, es bien sabido que éste juega un papel fundamental en la gestión contable y financiera puesto que es el responsable de adquirir los bienes y servicios necesarios para las operaciones de esta. Con una gestión eficaz, se pueden diligenciar los costos de adquisiciones y, por tanto, los costos generales de la empresa. Por otra parte, las compras generan transacciones financieras que deben quedar correctamente reflejadas en las cuentas. Esto incluye el registro de facturas, pagos, cuentas por pagar y otra información contable necesaria para mantener la integridad y precisión de los registros contables. Tales compras están sujetas a diversas regulaciones tributarias. El departamento debe velar por el cumplimiento de estos requisitos para evitar sanciones y conflictos legales. La contabilidad debe reflejar con precisión todas las transacciones y cumplir con las regulaciones. La tarea de los auditores es revisar las transacciones de compra y el proceso de adquisiciones para garantizar que sigan las políticas y procedimientos establecidos y que los registros contables sean precisos y confiables. Cuando el departamento de compras no funciona de una manera adecuada puede traer consigo consecuencias en el área contable de la empresa en cuestión. Algunas de estas consecuencias podrían ser menor deducción de impuestos, ya que, si la compra se realizó de manera ineficiente podría tomarse como costos y gastos no deducibles, además de posibles sanciones por la omisión o corrección de declaraciones tributarias. “Cuando una empresa no tiene un sistema eficiente, puede tener consecuencias que incurren a sobrecostos, deficiencias en la calidad y multas.”