Fondo acumulado Servicio médico área de psicología. (2021)
El presente trabajo de investigación trata de realizar un análisis de la importancia de la información que se maneja en la salud y en especial en la salud mental y psicológica de la comunidad universitaria de la Universidad del Valle en donde su principal objetivo o misión es poder brindar un servicio de buena calidad y de poder dar parte al cumplimiento de las normas y procesos implementados por el Ministerio de Salud, mediante el soporte de la Historias Clínicas es por ello que partiremos la investigación en primer lugar del uso de la información de este tipo documental y a su vez establecer la viabilidad de la implementación de un sistema de Gestión documental emanado por el Archivo General de la Nación para entidades públicas. Es por ello que en su desarrollo se analizaran de igual forma las Tecnologías de la información que se deben de aplicar en el manejo archivo según las leyes de esta manera se abren una nueva puerta de oportunidades para la modernización institucional y en especial en la Universidad del Valle ya que aplicando los procesos de Gestión Documental se proveen de herramientas que ayudan a mejorar la disponibilidad, la calidad y la seguridad en la atención de la información contenida en el tipo documental de la Historia Clínica. Hay un crecimiento potencial en el uso de estas herramientas desde la Sección encargada como es la oficina de Gestión Documental y Archivo Central. Para lo cual se tomará como pie de desarrollo de este trabajo el análisis al usuario interno del de la comunidad universitaria para dar cumplimento a los requerimientos exigidos por una visita técnica del AGN (Archivo General de la Nación ) ente encargado de cuidar el patrimonio documental de Colombia para ellos se organizaron los archivos que se consideran con Fondos documentales entre ellos el mal llamado Fondo Acumulado a cual no se le aplicado ningún proceso de conservación tanto en el área de archivo directa , como en la parte administrativa. Lo cual tenía como finalidad determinar las múltiples variables que sirvieron para poder determinar la viabilidad de la implementación de las historias clínicas electrónicas en el servicio médico de la Universidad del Valle y que aún no se implementa el servicio psicológico. Los resultados muestran que existen una labor grande por realizar en la aplicación de los procesos archivísticos dentro de las oficinas de gestión de la sección de psicología, ya que existen algunos inconvenientes con el manejo actual. Finalmente, los funcionarios se mostraron favorables a la implementación de un sistema informático de historias clínicas en vista de mejoras de la productividad y eficiencia originadas desde la implementación de los avances tecnológicos para el mejor manejo de la información pero que se depende los recursos para su aplicación, lográndose como gran meta la elaboración del FUID (Inventario Único Documental) del Fondo Acumulado, clasificadose las historias por códigos y fichas haciendo entrega del mismo al Archivo General de la Nación. La Ley 594 de 2000 o Ley General de Archivos tiene por objeto establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado, esta ley comprende a la administración pública en sus diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones públicas; por tanto entre otras cosas hace obligatoria la conformación de las Tablas de Retención Documental y la organización de los Fondos Acumulados o archivos, es por ello que Servicio Médico: Área de Psicología Universidad del Valle, debe iniciar todos los procesos anteriormente mencionados. Cabe resaltar que el inicio de este proceso empieza con la pasantía que se llevó a cabo, en donde se logró digitalizar gran parte del contenido documental y se organizó el material físico de acuerdo a las disposiciones de ley. De esta forma se puede decir que la conformación de los archivos de Gestión o fondo acumulado se pueden iniciar en primera instancia solo mediante la ubicación física de la documentación, pues como archivistas no se tiene la potestad de adelantar procesos, no sin antes contar con la aprobación directa del Comité de Archivo de la entidad, tal como se realizó en esta pasantía, después de la aprobación se intervino el archivo físico apoyados en el marco conceptual del proceso de Gestión Documental