Catalogación y elaboración de base de datos, tomos 1 al 40, Fondo Cabildo-Concejo del Archivo de la Academia de Historia "Leonardo Tascón". (2018)
El proyecto del que se da cuenta en este informe, fue aprobado en la convocatoria para sedes regionales del año 2013, e inicialmente debió ser ejecutado en los periodos académico Febrero – Junio y Agosto – Diciembre de 2014. Como pregunta de investigación nos planteamos el ¿Por qué recuperar la información histórico documental presente en los tomos 1 al 26 del Fondo Cabildo – Concejo que se encuentra depositado en el Archivo de la Academia de Historia Leonardo Tascón de Guadalajara de Buga? Dicho cuestionamiento surge después de evidenciar la situación de deterioro de los primeros tomos que componen el dicho fondo y ante la necesidad de consulta por parte de muchos investigadores, reconociendo que hacen parte del patrimonio documental de la región y la nación lo cual hizo necesario el diseño de mecanismos de sistematización y consulta de los dichos acervos mencionados. Por ello nos planteamos como objetivo general: clasificar y describir la información contenida en 26 Tomos del Fondo Cabildo del Archivo de la Academia de Historia “Leonardo Tascón” de Buga, correspondientes a los años 1718 a 1818. La metodología principalmente consistió en el diligenciamiento de una ficha de catálogo por cada documento contenido en dichos tomos, la cual permitió condensar la información referente a fechas, series documentales, volumen de foliación, un resumen del documento, descriptores temáticos, personales y geográficos, el estado de los documentos, entre otros. Posteriormente, se construyó la base de datos en Excel y los índices, siempre teniendo en cuenta la Norma Técnica Colombiana (NTC) 4095 que regula la descripción archivística. Con el desarrollo del proyecto de intervención logramos responder al cuestionamiento inicial y alcanzar los logros planteados, es así como obtuvimos los siguientes resultados: la elaboración de un producto publicable que contiene los índices de los catálogo realizados, la realización de una base de datos en Excell, la socialización de los resultados a través de una página web y de una ponencia regional.