Manual para la gestión documental de proyectos en empresas de interventoría (2022)
Un adecuado sistema de gestión documental se caracteriza por su enfoque basado en procesos que garanticen el cumplimiento de un sistema de calidad de todas las empresas teniendo en cuenta la eficacia de las operaciones y usando diferentes herramientas de gestión sistemáticas y transparentes que orienten la gestión orientada a disponer de la información de manera rápida y sencilla según las necesidades y el contexto de cada organización. A partir de la identificación de los requisitos de las empresas que trabajan en proyectos de interventoría, se destaca la necesidad de tener como base las normas ISO 30300 y ISO 30301, como punto de partida para la articulación de un proceso documental que cumpla con la función archivística que se está buscando y sirva como principio de las funciones que se establecerán para el cumplimiento de los estándares de calidad. Teniendo en cuenta lo mencionado anteriormente, surge la necesidad de diseñar una base de gestión documental específica para las empresas que desarrollan proyectos de interventoría, con el fin de poder realizar la articulación de las normas con las soluciones a los principales problemas que se lograron identificar para desarrollar unos lineamientos que faciliten el desarrollo e implementación de la misma sin desconocer el contexto y estructura organizacional de cada empresa. Es por ello, que este articulo plantea unos lineamientos ajustados en 4 fases que se despliegan teniendo en cuenta la identificación de un diagnostico detallado que resalta las necesidades de las empresas de proyectos de interventoría por establecer una base para implementar un sistema de gestión documental eficiente que se ajuste a las necesidades del cliente y se enfoque en los propósitos operacionales específicos de cada proceso.