Fase de diseño y prueba piloto del sistema de consolidación y organización de la gestión documental de la empresa Proyectistas Asociados S.A.S. (2020)
El presente proyecto tiene como objeto desarrollar la Fase de Diseño y Prueba Piloto del Sistema de Consolidación y Organización de la Gestión Documental de la Organización PROYECTISTAS ASOCIADOS SAS, acorde a la normatividad específica y vigente del Archivo General de la Nación (AGN) y garantizar el estricto cumplimiento del tiempo mínimo de custodia de la documentación por cada una de las áreas de la organización y reducir a 0% de perdida documental. Para el desarrollo del proyecto en mención y la aplicación de las buenas prácticas en gerencia de proyectos con base en LA GUÍA DEL PMBOK 6ta EDICIÓN y la normatividad vigente del Archivo General de la Nación, en el cual se evaluó la necesidad del proyecto y la correcta aplicación de las áreas de conocimiento de acuerdo a lo establecido por el PMI, para su correcta planificación, ejecución, control y cierre del proyecto durante las etapas del ciclo del producto con el fin de asegurar el éxito del mismo, en el cual se establecieron procedimientos y formatos alineados al cumplimiento de la normatividad. El desarrollo del proyecto en mención se concluye con el desarrollo de un sistema de consolidación de gestión documental en SharePoint, que permite llevar el control de versión de cada documento y su histórico, así como la protección de cada documento guardado en el repositorio y la categorización de cada documento por cada área de la organización a su vez la fácil búsqueda de un documento específico y la generación de alertas cuando un documento tenga cambios.