Fase de diseño físico y organizacional de un centro de acopio en la ciudad de Bogotá para el almacenamiento de los bienes muebles y enseres bajo la administración de la Sociedad de Activos Especiales S.A.S. (SAE) (2023)
La Sociedad de Activos Especiales S.A.S. (SAE) es una empresa de economía mixta vinculada al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, autorizada por la Ley, de naturaleza única, sometida al régimen privado, que tiene por objeto administrar bienes especiales que se encuentran en proceso de extinción de dominio o se les haya decretado extinción de dominio. El código de Extinción de Dominio, Ley 1708 de 2014, la faculta como administradora del Fondo para la Rehabilitación, Inversión Social y Lucha Contra el Crimen Organizado (FRISCO). La SAE fue la Entidad que reemplazó a la Dirección Nacional de Estupefacientes (DNE). Desde su creación en el año 2014, la Entidad se ha encargado de la recepción y administración de bienes muebles e inmuebles en proceso de extinción de dominio. En la categoría de bienes muebles se encuentra la tipología de muebles-enseres, relacionados con todos aquellos elementos y utensilios que por sus características se pueden trasladar de un lugar a otro sin perder su integridad y funcionalidad. Estos bienes son entregados a la SAE S.A.S. para su cuidado, custodia, administración y/o disposición final, producto de procesos de desalojo de bienes inmuebles a nivel nacional. Una vez entregados a la SAE S.A.S por parte de la Fiscalía General de la Nación mediante resolución, son almacenados en espacios que dispone la Entidad para tal fin, pero que no cuentan con la infraestructura necesaria para garantizar su adecuado almacenamiento, generando de esta forma daños parciales o totales en estos, y así una rápida depreciación de su valor comercial. Además, se evidencia la carencia de un sistema de inventarios que permita definir de manera ágil y eficiente su origen, registro documental, área de la Entidad responsable de su administración y proceso jurídico vigente. Los factores anteriormente mencionados se traducen en las inadecuadas prácticas de almacenamiento tales como falta de señalización y distribución mediante el uso de estanterías, así como, instalaciones locativas que garanticen el buen estado de los bienes, lo cual le genera a la Entidad un impacto negativo para sus procesos en los siguientes aspectos: ● Falta de control sobre los bienes muebles-enseres que recibe y administra. ● Demoras en los tiempos de ubicación para realizar los procesos de alistamiento y disposición temporal o final de los bienes. ● Reprocesos en la gestión de inventarios. ● Alta probabilidad en la materialización de riesgos de accidentes laborales por caída de objetos ubicados inadecuadamente. ● Demandas por parte de los propietarios de los bienes cuando se requiere su devolución y estos son entregados en condiciones de deterioro. ● Sanciones por parte de las Entidades de Control como la Procuraduría General de la Nación y la Contraloría General de la República, por la inadecuada manipulación y conservación de los bienes. Creación de un diseño para una nueva estructura interna física funcional y segura que hacer parte de la propuesta a presentar a la SAE S.A.S. de un nuevo centro de acopio que permita un apropiado almacenamiento de los muebles y enseres administrados por la Entidad, distribuidos según sus necesidades operativas, así como, un fácil acceso a las instalaciones y una apropiada gestión del inventario de los bienes almacenados que por medio de una visión más completa, permita controlar los elementos incautados y desarrollar un proceso más ágil en la entrega de los activos en caso de que deban devolverse a sus propietarios o realizar su respectiva disposición final. El proyecto también incluye la creación de una propuesta de organigrama en el que se dispongan recursos humanos de la empresa o se contrate personal para los nuevos roles que se encargarán del funcionamiento, organización e inventario de los bienes muebles- enseres del Centro de Acopio de la SAE S.A.S. Lecciones Aprendidas Durante la ejecución del proyecto se materializaron principalmente tres riesgos que afectaron la ruta crítica del mismo, por tal motivo se debió llevar a cabo diferentes estrategias para poder solventar el impacto que estos riesgos tendrían sobre el proyecto. El primer riesgo materializado estuvo asociado a el abandono de la especialización por parte de un miembro del equipo, cabe resaltar que este riesgo no estaba contemplado dentro de los que habíamos evaluado para el proyecto y por lo tal impacto directamente con la triple restricción creando ajustes con los entregables relacionados a ingeniería civil ya que este era su rol. Este acontecimiento nos deja una lección aprendida donde se debe resaltar que la posibilidad de que un miembro del equipo no esté o renuncie y se debe saber actuar frente a esto ya sea con un reemplazo o presentando una solución de recorte de alcance lo cual fue la solución que en nuestro caso aplicamos para presentarle al sponsor del proyecto quien nos avaló el recorte siempre y cuando mantuvimos la línea base del proyecto intacta y sobre todo la fecha de entrega. En segunda instancia se materializó el riesgo de cambio de gobierno con las elecciones presidenciales lo cual afectó directamente el correcto desempeño del proyecto ya que todos los proyectos que estaban en ejecución en ese momento se detuvieron para esperar cómo serían los nuevos lineamientos del gobierno. Por tal motivo nuestro proyecto tuvo un impacto en cronograma de 20 días donde todos los proyectos estaban quietos a la espera de una nueva directiva, durante ese tiempo se aprovechó para reunirnos con el sponsor para revisar las acciones a tomar y qué riesgos se nos podrían materializar. Dentro de las soluciones y alternativas nos facilitó la colaboración de personas practicantes de la entidad para que nos ayudarán en el proyecto y así poder llevarlo a fin en el tiempo estipulado y teniendo presente el retraso que se estaba presentando al momento por tal motivo se aplicó en ese momento crashing gracias a la incursión de nuevas personas y la ayuda y aval del sponsor. El tercer y último gran riesgo materializado fue la negación al acceso de información por parte de la entidad ya que debido al cambio de gerencia dentro de la organización y las nuevas directrices no se nos dio el aval para el ingreso a los diferentes predios de la entidad para poder hacer el estudio y la evaluación de los mismos para poder llevar a cabo la estructura deseada. Por tal motivo se debió ejecutar un control de cambios con el aval del sponsor donde se nos aprobó la selección del predio desde información terciaria donde teníamos los datos de los predios y los estado actuales para poder clasificarlos y así poder determinar cual es el predio mas optimo para ejecutar este centro de acopio el día que se llegue a realizar. Con estos estudios de viabilidad y avalúo del terreno se presentaron los planos necesarios y se determinaron las posibles rutas de ingresos de cargue y descargue garantizando la mejor disposición de los bienes dentro del centro de acopio. En conclusión el proyecto se logró entregar en el tiempo estipulado si se presenta un recorte importante en el alcance del mismo lo cual también afectó el presupuesto reduciendo el que inicialmente se tenía destinado para el proyecto. Se entregó a satisfacción la fase de diseño para el centro de acopia de la entidad quedó una base sólida para que cuando se llegue a realizar se pueda construir este centro con base a unos diseños ya entregados y que su operación está sujeta a nuestro organigramas o procesos desarrollados con el fin de brindar el proceso más óptimo y rentable para la entidad, gracias al apoyo del director del proyecto y el sponsor en el camino logramos entregar un proyecto satisfactorio el 29 de noviembre a la SAE S.A.S.