Estrategia de arquitectura empresarial del proceso de gestión documental para la oficina de registro y control académico de la Universidad de Nariño
Este trabajo de grado se enfoca en diseñar procesos de negocio de gestión documental bajo una estrategia de Arquitectura empresarial, integrando una herramienta de software libre dentro de la capa de Aplicación. Para lograrlo se caracterizó el proceso y se identificaron los puntos y elementos clave...
- Autores:
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Aux Revelo, Euler Vicente
- Tipo de recurso:
- Fecha de publicación:
- 2018
- Institución:
- Universidad Autónoma de Bucaramanga - UNAB
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Este trabajo de grado se enfoca en diseñar procesos de negocio de gestión documental bajo una estrategia de Arquitectura empresarial, integrando una herramienta de software libre dentro de la capa de Aplicación. Para lograrlo se caracterizó el proceso y se identificaron los puntos y elementos clave que permitieron conocer cómo se venía desarrollando, con esta información y apoyado bajo los lineamientos de Arquitectura Empresarial se diseñó una propuesta de procesos de negocio de gestión documental utilizando una herramienta de software libre como elemento de intervención del proceso de gestión documental, se implementó la propuesta y se recopilaron datos de percepción de los actores del proceso. Está investigación, se enmarca dentro del paradigma cuantitativo, con enfoque empírico-analítico de tipo descriptivo y propositivo. La población objeto de estudio fueron las universidades públicas de Colombia, la propuesta se desarrolló con muestreo no probabilístico de tipo intencional, seleccionando a la Universidad de Nariño y particularmente la Oficina de Registro y Control Académico, para el desarrollo de la estrategia de Arquitectura Empresarial se utilizó la metodología propuesta por el Framework TOGAF a través de su Método de Desarrollo de Arquitectura más conocido como ADM. Entre los resultados más importantes se encuentra el documento con la propuesta de los procesos de negocio de gestión documental en la Oficina de Registro y Control Académico de La Universidad de Nariño, sus respectivos diagramas en notación BPMN y la implementación de los mismos en Orfeo una herramienta de software libre, lo anterior enmarcado dentro del concepto de Arquitectura Empresarial. El trabajo permite concluir que el proceso de gestión documental en la Oficina de Registro y Control Académico y en general en la Universidad se venía desarrollando sin lineamientos claros, no se atendía un proceso formalizado y estructurado, predominando las tareas manuales, con registros o evidencias registradas en medios físicos. La implementación de los procesos diseñados permitió una integración coherente y estructurada dando cumplimiento a los requerimientos de la institución y en general a las políticas e iniciativas nacionales en cuanto al tema de gestión documental. |
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Para lograrlo se caracterizó el proceso y se identificaron los puntos y elementos clave que permitieron conocer cómo se venía desarrollando, con esta información y apoyado bajo los lineamientos de Arquitectura Empresarial se diseñó una propuesta de procesos de negocio de gestión documental utilizando una herramienta de software libre como elemento de intervención del proceso de gestión documental, se implementó la propuesta y se recopilaron datos de percepción de los actores del proceso. Está investigación, se enmarca dentro del paradigma cuantitativo, con enfoque empírico-analítico de tipo descriptivo y propositivo. La población objeto de estudio fueron las universidades públicas de Colombia, la propuesta se desarrolló con muestreo no probabilístico de tipo intencional, seleccionando a la Universidad de Nariño y particularmente la Oficina de Registro y Control Académico, para el desarrollo de la estrategia de Arquitectura Empresarial se utilizó la metodología propuesta por el Framework TOGAF a través de su Método de Desarrollo de Arquitectura más conocido como ADM. Entre los resultados más importantes se encuentra el documento con la propuesta de los procesos de negocio de gestión documental en la Oficina de Registro y Control Académico de La Universidad de Nariño, sus respectivos diagramas en notación BPMN y la implementación de los mismos en Orfeo una herramienta de software libre, lo anterior enmarcado dentro del concepto de Arquitectura Empresarial. 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Gestión documental 21 1.1.1 Orígenes de la gestión documental 21 1.1.2 Gestión documental en Colombia. 22 1.1.3 Principios del proceso de gestión documental 23 1.1.4 Clasificación de archivos según el ciclo vital de los documentos 25 1.1.5 Procesos de gestión documental. 25 1.1.6 Importancia de la gestión documental electrónica 26 1.1.7 Software de gestión documental. 27 1.2. Arquitectura empresarial 31 1.2.1 Objetivos de la Arquitectura Empresarial 32 1.2.2 Factores de éxito para la Arquitectura Empresarial 32 1.2.3 Dominios de la Arquitectura Empresarial 34 1.2.4 Marcos de referencia o frameworks 35 1.2.5 Análisis comparativo de los marcos de referencia 49 1.3. BPMN 51 1.3.1. Importancia de BPMN 52 1.3.2. Elementos y simbología BPMN 52 1.3.3. El futuro del BPMN 54 1.3.4. Herramientas para modelado BPMN 54 2. METODOLOGÍA 56 2.1. Paradigma, enfoque y tipo de investigación 56 2.2. Línea de investigación 57 2.3. Población y muestra 57 2.4. Proceso de investigación 58 2.5. Operacionalización de variables 59 3. ESTRATEGIA DE ARQUITECTURA EMPRESARIAL DEL PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA LA OFICINA DE REGISTRO Y CONTROL ACADÉMICO DE LA UNIVERSIDAD DE NARIÑO. 64 3.1. Fase preliminar 64 3.1.1. Definición de la Oficina de Registro y Control Académico de la Universidad de Nariño 64 3.1.2. Estructura organizacional 65 3.1.3. Situación 66 3.1.4. Principios de la Arquitectura 66 3.2. Visión de la arquitectura 70 3.2.1. Análisis de interesados 70 3.2.2. Definición del Alcance 75 3.2.3. Preparación para la transformación 76 3.2.4. Definición de Restricciones. 76 3.3. Arquitectura de Negocio 76 3.3.1. Línea Base de la Arquitectura de Negocio 77 3.3.2. Línea destino de la Arquitectura de Negocio 102 3.3.3. Análisis de brechas de la Arquitectura de Negocio 138 3.4. Arquitectura de sistemas de información 139 3.4.1. Arquitectura de Aplicaciones 139 3.4.2. Arquitectura de datos 144 3.5. Arquitectura tecnológica 146 3.5.1. Línea base de la Arquitectura Tecnológica 146 3.5.2. Línea destino de la Arquitectura Tecnológica 148 3.5.3. Análisis de brechas de la Arquitectura Tecnológica 148 4. PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN 150 4.1. Selección de la herramienta 150 4.2. Instalación, configuración y parametrización 152 4.3. Ejemplo de Funcionamiento de Orfeo con un proceso 160 5. PERCEPCIONES DE LOS ACTORES DEL PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL EN LA UNIDAD DE REGISTRO Y CONTROL ACADÉMICO DE LA UNIVERSIDAD DE NARIÑO, EN RELACIÓN CON LOS PROCESOS DE NEGOCIO IMPLEMENTADOS. 168 6. CONCLUSIONES 182 7. RECOMENDACIONES 184 REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS 185MaestríaThis master’s thesis focuses on the creation of business processes for document management with a business architecture strategy, integrating a free software tool within the Application layer. To achieve this, the process was characterized and for how it was been developed, the key elements were identified. With this information and supported under the guidelines of Business Architecture, a proposal including business processes for document management was designed using a free software tool as an element of intervention for the process of document management, the proposal was implemented and information about of perception of the actors of the process was collected. This research is framed within the quantitative paradigm, with an empirical-analytical approach of a descriptive and proactive type. The population studied was the public universities of Colombia, with a non-probabilistic sampling of intentional type, selecting the University of Nariño and particularly the Office of Academic Registration and Control, for the development of the Enterprise Architecture strategy, the methodology proposed by the TOGAF Framework was used through its Architecture Development Method, better known as ADM. The most important results include the document with the proposal of document management processes in the Office of Registration and Academic Control of the University of Nariño, their respective diagrams in BPMN notation and the implementation of them in a free software tool, Orfeo, all of this framed within the concept of Enterprise Architecture. This research allows to conclude that the process of document management in the Office of Academic Registration and Control and in general in the University was being developed without clear guidelines, without a formalized and structured process, based mainly on manual tasks, with evidence and registers stored in physical media. The implementation of the designed processes allowed for a coherent and structured integration, in compliance with the requirements of the institution and, in general, with national policies and initiatives regarding the issue of document management.Modalidad Presencialapplication/pdfspahttp://creativecommons.org/licenses/by-nc-nd/2.5/co/Abierto (Texto Completo)info:eu-repo/semantics/openAccesshttp://purl.org/coar/access_right/c_abf2Atribución-NoComercial-SinDerivadas 2.5 ColombiaEstrategia de arquitectura empresarial del proceso de gestión documental para la oficina de registro y control académico de la Universidad de NariñoBusiness architecture strategy of the document management process for the Office of Academic Registration and Control of the University of NariñoMagíster en Software LibreBucaramanga (Colombia)UNAB Campus BucaramangaUniversidad Autónoma de Bucaramanga UNABFacultad IngenieríaMaestría en Software Libreinfo:eu-repo/semantics/masterThesisTesishttp://purl.org/redcol/resource_type/TMSystems EngineeringFree softwareDocument Management SystemsSGDInvestigationsAnalysisIngeniería de sistemasSoftware libreSistemas de Gestión DocumentalSGDInvestigacionesAnálisisArquitectura empresarialGestión documentalBPMNSoftware libreAux Revelo, Euler Vicente (2018). Estrategia de arquitectura empresarial del proceso de gestión documental para la Oficina de Registro y Control Académico de la Universidad de Nariño. Bucaramanga (Colombia) : Universidad Autónoma de Bucaramanga UNAB, Universitat Oberta de Catalunya UOCBabers, C. (2015). The Enterprise Architecture Sourcebook Vol1. El Paso TX: NeológicaBizagi. (2014). BPMN 2.0.Bueno, H. D. (2014). Factores relevantes para inicio de Arquitecturas Empresariales en el sector público Colombiano. Estudio Bibliométrico. Universidad Autónoma de Bucaramanga. Bucaramanga: Llamosa Villalba.Bustamante, F. P. (2015). Arquitectura Empresarial 1. Ediciones Universidad Cooperativa de Colombia.Cabrera, D., & López, G. (2014). Diseño de una Arquitectura Empresarial basada en el framework TOGAF para INSOTEC. Universidad de las Américas.Club BPM. (2011). El libro del BPM 2011. (P. Marketing, Ed.) Madrid.Departament Of Defense. (2001). Technical Reference Model. Washington, DC. 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Washington, DC: Transit Cooperative Research ProgramOMG. (2011). Object Management Group. Recuperado de http://www.omg.org/ spec/BPMN/2.0.Reseach, G. (06 de 06 de 2016). Recuperado de www.gartner.comSánchez, C. (2014). Propuesta de una arquitectura empresarial para una empresa de transporte terrestre de pasajeros. Escuela Colombiana de Ingeniería Julio Garavito, Bogotá.Sarasty, H. (2015). Documentación y análisis de los principales frameworks de arquitectura de software en aplicaciones empresariales. Buenos Aires.TEAF, w. (2013). Recuperado de https://www.whitehouse.gov/sites/default/files/ omb/assets/egov_docs/common_approach_to_federal_ea.pdfThe Open Group. (2014). Togaf Versión 9.1. Van Haren Publishing.Ventura, C. (2013). Modelamiento, diseño de procesos bajo tecnología BPMN y propuesta de mejora en la empresa COCEBET S.A. QuitoVon, M., Von, H., & Wihelm, A. (2015). The complete Business Process Handbook Vol 1. 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