Propuesta de una herramienta que permita la documentación y digitalización de la información generada en el proceso de la administración de justicia para la Rama Judicial de Santander

En atención a las necesidades de mejora de administración del archivo documental de la rama judicial de Santander, se han analizado trabajos similares realizados en diversidad de contextos, se han elegido cinco herramientas que son base tecnológica para un sistema de gestión documental que permita a...

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Autores:: Barragan Espinosa, Fabian Andrés
Reyes Corredor, Jhoan Sebastian

Tipo de recurso:: Trabajo de grado de pregrado

Fecha de publicación:: 2020

Institución:: Universidad Autónoma de Bucaramanga - UNAB

Repositorio:: Repositorio UNAB

Idioma:: spa

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description	En atención a las necesidades de mejora de administración del archivo documental de la rama judicial de Santander, se han analizado trabajos similares realizados en diversidad de contextos, se han elegido cinco herramientas que son base tecnológica para un sistema de gestión documental que permita asegurar la durabilidad de los documentos y administrarlos de modo que se reduzcan los tiempos de respuesta a solicitudes realizadas sobre los mismos al área de archivo. La elección de la herramienta más adecuada se realizó con base en un Modelo de evaluación de herramientas de acceso libre, presentada en un trabajo de Maestría que hizo acopio de varios modelos preexistentes y que propuso la elección completamente cuantitativa por medio del análisis de muchos criterios entre ellos usabilidad, administración, comunidad, eficiencia, integración, portabilidad, especificidad, del software mismo y de la facilidad de realizar capacitación a futuros usuarios. Se realizó prueba piloto con la instalación de la herramienta OpenKM elegida, en el ambiente natural en que los documentos se manejan, con escaneo de documentos reales y aplicación de OCR, para ello fue necesaria la creación de un Flujo de Trabajo con base en plugin de JBPM, los resultados fueron excelentes y contaron con la aprobación del profesional experto acompañante por parte de la rama judicial
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La elección de la herramienta más adecuada se realizó con base en un Modelo de evaluación de herramientas de acceso libre, presentada en un trabajo de Maestría que hizo acopio de varios modelos preexistentes y que propuso la elección completamente cuantitativa por medio del análisis de muchos criterios entre ellos usabilidad, administración, comunidad, eficiencia, integración, portabilidad, especificidad, del software mismo y de la facilidad de realizar capacitación a futuros usuarios. Se realizó prueba piloto con la instalación de la herramienta OpenKM elegida, en el ambiente natural en que los documentos se manejan, con escaneo de documentos reales y aplicación de OCR, para ello fue necesaria la creación de un Flujo de Trabajo con base en plugin de JBPM, los resultados fueron excelentes y contaron con la aprobación del profesional experto acompañante por parte de la rama judicialINTRODUCCIÓN 13 1. ASPECTOS GENERALES DE LA PROBLEMÁTICA A ABORDAR 15 1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 15 1.2 OBJETIVOS 17 1.2.1 Objetivo general 17 1.2.2 Objetivos específicos 17 2. CONOCIMIENTO PREVIO DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL 18 2.1 Estructuración y funcionamiento de un sistema de gestión documental 18 2.2 Gestión de documentos en Colombia 26 2.3 Ventajas del uso de un sistema de gestión documental 27 2.4 Legislación para la gestión de documentos en Colombia y el mundo 33 3. ESTADO DEL ARTE 34 4. METODOLOGÍA 38 5. RESULTADOS DE LA PROBLEMÁTICA ABORDADA POR CADA OBJETIVO ESPECIFICO 39 5.1 REVISIÓN DE LA LITERATURA CORRESPONDIENTE A LOS SISTEMAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL 39 5.2 EVALUACIÓN DE LAS TECNOLOGÍAS PARA DETERMINAR LA MÁS APROPIADA PARA CASOS DE LA RAMA JUDICIAL 42 6.2.1 Consolidación de resultados de evaluación. 53 5.3 APLICACIÓN DE LA PRUEBA PILOTO EN UN ÁREA ESPECÍFICA DENTRO DEL PALACIO CON LA TECNOLOGÍA SELECCIONADA DOCUMENTANDO TODO EL PROCESO 54 6. CONCLUSIONES 63 7. RECOMENDACIONES 64 BIBLIOGRAFÍA 65 ANEXO A GUÍA DE INSTALACIÓN DE LA HERRAMIENTA OPENKM (VERSIÓN COMMUNITY) 68PregradoAttending to the needs of improvement of documentary files management in the judiciary branch in Santander, similar works in different contexts were analyzed, with five chosen tools, that are the technological base for a Document Management System that allows to make sure documents will last and that they will be managed in a way that response time to requests shorten. Choosing the appropriate tool was made based on an evaluation model of free-access tools, presented in a Master’s degree project that summarized several preexistent models and that proposed the choice to be completely quantitative by means of analysis of many criteria like usability, management, community, efficiency, integration, portability, specificity, the software itself and ease to training of future users. A pilot test was made by installing the OpenKM tool chosen, at its natural environment where documents are managed at present, with real documents scanned and by applying OCR, to do that it was necessary to create a Workflow based on the JBPM plugin, results were excellent and approved by the expert professional who motivated the project by the judiciary branch itself.Modalidad Presencialapplication/pdfspahttp://creativecommons.org/licenses/by-nc-nd/2.5/co/Abierto (Texto Completo)info:eu-repo/semantics/openAccesshttp://purl.org/coar/access_right/c_abf2Atribución-NoComercial-SinDerivadas 2.5 ColombiaPropuesta de una herramienta que permita la documentación y digitalización de la información generada en el proceso de la administración de justicia para la Rama Judicial de SantanderProposal of a tool that allows the documentation and digitization of the information generated in the process of the administration of justice for the Judicial Branch of SantanderIngeniero de SistemasUniversidad Autónoma de Bucaramanga UNABFacultad IngenieríaPregrado Ingeniería de Sistemasinfo:eu-repo/semantics/bachelorThesisTrabajo de Gradohttp://purl.org/coar/resource_type/c_7a1fhttp://purl.org/redcol/resource_type/TPSystems engineerTechnological innovationsDocument management systemsOCROPENKMPower of attorneyInformation analysisDigitization of informationDigital formatsIngeniería de sistemasInnovaciones tecnológicasPoder judicialAnálisis de informaciónDigitalización de la informaciónFormatos digitalesSistemas de gestión documentalOPENKMOCRRama judicial de SantanderARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. 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Propuesta de una herramienta que permita la documentación y digitalización de la información generada en el proceso de la administración de justicia para la Rama Judicial de Santander

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