Estrategias digitales para la reducción del consumo de papel en la Corporación Autónoma Regional para el desarrollo sostenible del Chocó – Codechocó
En este trabajo se proponen estrategias para disminuir el consumo de papel en la subdirección de planeación de la Corporación Autónoma Regional para el Desarrollo Sostenible del Chocó – CODECHOCO. La estrategia propuesta busca involucrar las tecnologías de la información en los procesos de la subdir...
- Autores:
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Mena Córdoba, Jenixe
- Tipo de recurso:
- Fecha de publicación:
- 2014
- Institución:
- Universidad Autónoma de Bucaramanga - UNAB
- Repositorio:
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En este trabajo se proponen estrategias para disminuir el consumo de papel en la subdirección de planeación de la Corporación Autónoma Regional para el Desarrollo Sostenible del Chocó – CODECHOCO. La estrategia propuesta busca involucrar las tecnologías de la información en los procesos de la subdirección como mecanismo para reducir el uso de papel y orientar a la entidad hacia la automatización de procesos. Se empezó analizando los procesos de la dependencia, especialmente en lo que tiene que ver con el consumo de papel de cada uno, y este análisis llevó a definir que el consumo actual de papel en el desarrollo del proceso de direccionamiento estratégico, es muy alto, por lo cual este proceso se convirtió en el candidato más idóneo para aplicar la estrategia planteada. La estrategia propuesta contempla la definición de políticas de impresión, de uso del correo electrónico, uso de la intranet y uso de herramientas colaborativas, al igual que de la selección e implantación de una herramienta de software libre de gestión documental. Luego de una revisión rigurosa se seleccionó la herramienta denominada Alfresco, plataforma que brinda muy buenas funcionalidades colaborativas y de gestión documental fáciles de adaptar a cualquier empresa, es además un software que está ubicado en los primeros lugares de la lista de aplicaciones de gestión documental existentes en el mercado, de acuerdo a lo que se puedo evidenciar a través de los casos de uso exitosos a nivel mundial revisado. La aplicación de forma rigurosa de esta estrategia durante seis meses permitirá evidenciar una notable disminución del consumo de papel en el proceso seleccionado inicialmente. |
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Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. (2012). Buenas Prácticas para reducir el consumo de papel, Primeros pasos para implementar cero papel, Documentos electrónicos, expedientes electrónicos, digitalización de documentos, sistema de gestión de documentos electrónicos, lineamientos detallados para la implementación de procesos administrativos electrónicos, marco normativo, lineamientos generales . Disponible en: http://programa.gobiernoenlinea.gov.co/lineamientos.shtml Junta de Castilla y León. ().Oficina sin papeles – Manual de Implantación. Disponible en: http://www.oficinasinpapeles.es/documentos/Manual%20-%20Oficina%20sin%20Papeles.pdf Francisco Ricau Gonzalez. (2013). Software de gestión documental: hacia la oficina sin papeles. Disponible en: http://www.wiziq.com/tutorial/525185-Software-de-gesti%C3%B3n-documental-hacia-la-oficina-sin-papeles Oficina sin papeles. (). Oficina sin papeles. Disponible en: http://www.oficinasinpapeles.es/la-oficina-sin-papeles Bill Gates. (2009). Los negocios en la era digital. Disponible en: http://www.conocimientoconcentrado.com/2009/05/18/los-negocios-en-la-era-digital/4/ Universidad Metropolitana. (). Guía metodológica para la elaboración de trabajos de titulación. Disponible en: http://www.umet.edu.ec/pdf/GUIA-METODOLOGICA-PARA-LA-ELABORACION-DE-TRABAJOS-DE-TITULACION.pdf CEPYME aragón. (2009). Como aplicar la gestión documental en una empresa: un caso práctico. Disponible en: http://cepymearagon.blogspot.com/2009/12/como-aplicar-la-gestion-documental-en.html Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. (2012). Gestión documental enfocada a procesos – Orientaciones metodológicas. Disponible en: http://www.archivobogota.gov.co/libreria/pdf/gestidoc_enfoc_procesos.pdf Fernando Moreno Torres. (2011). Gestión documental para gente casi normal – Algunas características imprescindibles de un programa de gestión documental. Disponible en: http://gestiondocumentalparagentenormal.com/2011/11/30/algunas-caracteristicas-imprescindibles-de-un-programa-de-gestion-documental/ Cms Matrix. (). Compara sistemas manejadores de contenido. Disponible en: http://www.cmsmatrix.org/matrix/cms-matrix. Vschart. (). Nuxeo Vs Alfresco. Disponible en: http://vschart.com/compare/nuxeo/vs/alfresco-cms Alfresco. (). Gestión de documentos de código abierto. Disponible en: http://www.alfresco.com/es/sistema-de-gestion-de-documentos. Goverment of Western Australia. (2009). Printer policy. Disponible en: http://www.health.wa.gov.au/CircularsNew/attachments/398.pdf Microsoft. (2005). Instalando y configurando una entidad certificadora. Disponible en: http://technet.microsoft.com/en-us/library/cc756120(v=ws.10).aspx Adrian Macías. (2013). Gestión documental con software libre. Disponible en: http://www.cobdc.net/programarilliure/gestion-documental-software-libre-nuxeo-alfresco-athento/ Orfeolibre. (2007). Orfeo. Sistema de Gestión Documental. Disponible en: http://www.orfeolibre.org/inicio/index.php/desarrollo.html Nury Bibian Bejarano Cardenas, Jersson Guerrero Novoa. (2008). Orfeo. Disponible en: http://fce.unal.edu.co/wiki/images/f/fb/ORFEO.pdf Jackeline del Pilar Huilcarema. Leticia Irene Villa. (2011). Aanálisis comparativo de las herramientas ecm (enterprise management) open source e implementación de un sistema de gestión documental. Disponible en: http://dspace.espoch.edu.ec/bitstream/123456789/1460/1/18T00480.pdf Julián Moya. Collado. (). Desarrollo e implementación de un sistema de gestión documental en una organización. Disponible en: http://www.documentalqueridowatson.es/content/elecci%C3%B3n-de-un-gestor-documental-maarch-alfresco-openkm-knowledgetree-nuxeo-y-proyecto-baula |
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Se empezó analizando los procesos de la dependencia, especialmente en lo que tiene que ver con el consumo de papel de cada uno, y este análisis llevó a definir que el consumo actual de papel en el desarrollo del proceso de direccionamiento estratégico, es muy alto, por lo cual este proceso se convirtió en el candidato más idóneo para aplicar la estrategia planteada. La estrategia propuesta contempla la definición de políticas de impresión, de uso del correo electrónico, uso de la intranet y uso de herramientas colaborativas, al igual que de la selección e implantación de una herramienta de software libre de gestión documental. Luego de una revisión rigurosa se seleccionó la herramienta denominada Alfresco, plataforma que brinda muy buenas funcionalidades colaborativas y de gestión documental fáciles de adaptar a cualquier empresa, es además un software que está ubicado en los primeros lugares de la lista de aplicaciones de gestión documental existentes en el mercado, de acuerdo a lo que se puedo evidenciar a través de los casos de uso exitosos a nivel mundial revisado. La aplicación de forma rigurosa de esta estrategia durante seis meses permitirá evidenciar una notable disminución del consumo de papel en el proceso seleccionado inicialmente.Universitat Oberta de Catalunya UOCINTRODUCCIÓN 9 1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 10 2. OBJETIVOS 12 2.1 OBJETIVO GENERAL 12 2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS 12 3. ESTADO DEL ARTE 13 3.1 ESTADO DEL ARTE A NIVEL INTERNACIONAL 14 3.2 ESTADO DEL ARTE A NIVEL NACIONAL 14 3.3 ESTADO DEL ARTE A NIVEL LOCAL 15 4. MÉTODO DE INVESTIGACIÓN 17 5. RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN 20 5.1 IDENTIFICIÓN DE PROCESOS DOCUMENTALES DE LA SUBDIRECCIÓN DE PLANEACIÓN DE CODECHOCÓ ESTIMANDO EL CONSUMO ACTUAL DE PAPEL RELACIONADOS CON DICHOS PROCESOS. 20 5.1.1 Presentación institucional 20 5.1.2 Marco legal sobre archivo en Colombia, aplicable a CODECHOCO 23 5.1.3 Política institucional de gestión documental 23 5.1.4 Diagnóstico institucional de la gestión documental 25 5.1.5 Situación de la Subdirección de Planeación 29 5.1.6 Medición del consumo de papel 32 5.1.7 Diagnóstico del uso de las TIC en la gestión documental institucional 38 5.1.8 Conclusiones del diagnóstico 38 5.2 DEFINICIÓN DE POLÍTICAS PARA LA GESTIÓN DE IMPRESIÓN 39 5.3 IMPLANTACIÓN DE UNA HERRAMIENTA LIBRE DE GESTIÓN DOCUMENTAL EN LA SUBDIRECCIÓN DE PLANEACIÓN. 43 5.3.1 Selección e instalación de un software libre de gestión documental 43 5.3.2 Especificaciones técnicas de Alfresco 51 5.3.3 Configuración de Alfresco 52 5.3.4 Funcionalidades principales 54 5.3.5 Políticas de implementación 56 5.4 DEFINICIÓN DE LINEAMIENTOS PARA EL USO DE FIRMAS DIGITALES EN CODECHOCÓ. 57 5.5 DEFINICIÓN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN COMPLEMENTARIOS PARA REDUCIR EL CONSUMO DE PAPEL. 59 5.5.1 Intranet 59 5.5.2 Uso del correo electrónico 60 5.5.3 Herramientas colaborativas 61 5.5.4 Ventanilla integral de trámites ambientales en línea – VITAL 62 5.5.5 Banco de proyectos 63 6. CONCLUSIONES 65 7. RECOMENDACIONES Y TRABAJOS FUTUROS 67 7.1 RECOMENDACIONES 67 7.2 TRABAJOS FUTUROS 69 BIBLIOGRAFIA 70 ANEXOS 73MaestríaIn this work, strategies are proposed to reduce paper consumption in the planning subdirectorate of the Regional Autonomous Corporation for Sustainable Development of Chocó - CODECHOCO. The proposed strategy seeks to involve information technologies in the sub-management processes as a mechanism to reduce the use of paper and guide the entity towards the automation of processes. It began by analyzing the dependency processes, especially in what has to do with the consumption of paper of each one, and this analysis led to define that the current consumption of paper in the development of the strategic management process is very high, Therefore, this process became the most suitable candidate to apply the proposed strategy. The proposed strategy includes the definition of printing policies, the use of e-mail, the use of the intranet and the use of collaborative tools, as well as the selection and implementation of a free software document management tool. After a rigorous review, the tool called Alfresco was selected, a platform that provides very good collaborative and document management functionalities that are easy to adapt to any company, it is also a software that is located at the top of the list of existing document management applications in the market, according to what can be evidenced through successful use cases at a global level reviewed. The rigorous application of this strategy for six months will make it possible to show a notable decrease in paper consumption in the initially selected process.Modalidad Presencialapplication/pdfspahttp://creativecommons.org/licenses/by-nc-nd/2.5/co/Abierto (Texto Completo)info:eu-repo/semantics/openAccesshttp://purl.org/coar/access_right/c_abf2Atribución-NoComercial-SinDerivadas 2.5 ColombiaEstrategias digitales para la reducción del consumo de papel en la Corporación Autónoma Regional para el desarrollo sostenible del Chocó – CodechocóDigital strategies to reduce paper consumption in the Regional Autonomous Corporation for the sustainable development of Chocó - CodechocóMagíster en Software LibreUniversidad Autónoma de Bucaramanga UNABFacultad IngenieríaMaestría en Software Libreinfo:eu-repo/semantics/masterThesisTesishttp://purl.org/redcol/resource_type/TMSystems engineerFree softwareSoftware developmentInvestigationDocument managementPaper useDigital platformConsumptionInformation technologyPaper consumptionSoftware libreDesarrollo de softwareIngeniería de sistemasInvestigaciónTecnologías de la informaciónConsumo de papelGestión documentalUso de papelPlataforma digitalConsumoMinisterio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. (2012). Buenas Prácticas para reducir el consumo de papel, Primeros pasos para implementar cero papel, Documentos electrónicos, expedientes electrónicos, digitalización de documentos, sistema de gestión de documentos electrónicos, lineamientos detallados para la implementación de procesos administrativos electrónicos, marco normativo, lineamientos generales . Disponible en: http://programa.gobiernoenlinea.gov.co/lineamientos.shtmlJunta de Castilla y León. ().Oficina sin papeles – Manual de Implantación. Disponible en: http://www.oficinasinpapeles.es/documentos/Manual%20-%20Oficina%20sin%20Papeles.pdfFrancisco Ricau Gonzalez. (2013). Software de gestión documental: hacia la oficina sin papeles. Disponible en: http://www.wiziq.com/tutorial/525185-Software-de-gesti%C3%B3n-documental-hacia-la-oficina-sin-papelesOficina sin papeles. (). Oficina sin papeles. Disponible en: http://www.oficinasinpapeles.es/la-oficina-sin-papelesBill Gates. (2009). Los negocios en la era digital. 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