Rediseño del proceso de facturación corporativo de Cajasan

En la presente investigación se buscó rediseñar el proceso de facturación de venta de todas las unidades de negocio de la empresa Cajasan definiendo parámetros para la ejecución de cada uno de los procesos que compromete la facturación corporativa y, por ende, disminuir la cartera vencida. El enfoqu...

Full description

Autores:
Beleño Guerrero, David
Tipo de recurso:
Trabajo de grado de pregrado
Fecha de publicación:
2016
Institución:
Universidad Autónoma de Bucaramanga - UNAB
Repositorio:
Repositorio UNAB
Idioma:
spa
OAI Identifier:
oai:repository.unab.edu.co:20.500.12749/16651
Acceso en línea:
http://hdl.handle.net/20.500.12749/16651
Palabra clave:
Management enterprises
Sucess in business
Decision making
Benchmarking
Invoicing
Technology supplier
Processes
Profitability
Auto-affordable
Subsidized
Bill collection
Liquidity
Cash flow
Administración de empresas
Éxito en los negocios
Toma de decisiones
Cobro de cuentas
Liquidez
Flujo de caja
Facturación
Proveedor tecnológico
Procesos
Rentabilidad
Autocosteable
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description En la presente investigación se buscó rediseñar el proceso de facturación de venta de todas las unidades de negocio de la empresa Cajasan definiendo parámetros para la ejecución de cada uno de los procesos que compromete la facturación corporativa y, por ende, disminuir la cartera vencida. El enfoque metodológico correspondió a un estudio mixto correlacional - aplicado; se utilizaron como técnicas de recolección de información: benchmarking interno, a través de encuestas cualitativas semiestructuradas, que permitió diagnosticar el estado actual de la facturación; y benchmarking externo, que sirvió de acceso para conocer buenas prácticas en políticas de facturación para la empresa formadora. Dentro del desarrollo de la investigación se conoció que las pérdidas por cartera castigada afectan la rentabilidad de los negocios de la empresa y por lo tanto se debe explorar el origen de los hechos. Los resultados encontrados mostraron que los errores están asociados principalmente a falta de conocimiento del personal sobre sus funciones, el flujo del proceso de facturación, y el manejo inapropiado de los sistemas. A todo esto, se suman algunas inconsistencias en los sistemas de facturación que la empresa Cajasan maneja. En el ámbito internacional y nacional se detectó un proceso de transición entre el tipo de facturación que cada empresa desea llevar a un modelo de facturación electrónica impuesto por el gobierno. Como una medida preventiva de los posibles efectos que esta transición traerá para la compañía, se realizó una investigación de los nuevos requerimientos con los que la ley gubernamental obligará a cumplir. Ante la incertidumbre de la fecha de inicio de la facturación electrónica en Colombia, se dejó un manual de facturación de venta que a través de políticas y procedimientos ayuda a mitigar el error humano y deja claro el proceso para los encargados y las partes involucradas, bajo el contexto actual al desarrollo de este proyecto.
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El enfoque metodológico correspondió a un estudio mixto correlacional - aplicado; se utilizaron como técnicas de recolección de información: benchmarking interno, a través de encuestas cualitativas semiestructuradas, que permitió diagnosticar el estado actual de la facturación; y benchmarking externo, que sirvió de acceso para conocer buenas prácticas en políticas de facturación para la empresa formadora. Dentro del desarrollo de la investigación se conoció que las pérdidas por cartera castigada afectan la rentabilidad de los negocios de la empresa y por lo tanto se debe explorar el origen de los hechos. Los resultados encontrados mostraron que los errores están asociados principalmente a falta de conocimiento del personal sobre sus funciones, el flujo del proceso de facturación, y el manejo inapropiado de los sistemas. A todo esto, se suman algunas inconsistencias en los sistemas de facturación que la empresa Cajasan maneja. En el ámbito internacional y nacional se detectó un proceso de transición entre el tipo de facturación que cada empresa desea llevar a un modelo de facturación electrónica impuesto por el gobierno. Como una medida preventiva de los posibles efectos que esta transición traerá para la compañía, se realizó una investigación de los nuevos requerimientos con los que la ley gubernamental obligará a cumplir. Ante la incertidumbre de la fecha de inicio de la facturación electrónica en Colombia, se dejó un manual de facturación de venta que a través de políticas y procedimientos ayuda a mitigar el error humano y deja claro el proceso para los encargados y las partes involucradas, bajo el contexto actual al desarrollo de este proyecto.1. REDISEÑO DEL PROCESO DE FACTURACIÓN CORPORATIVO DE CAJASAN ... 12 1.1. SITUACIÓN PROBLEMA ............................................................................................. 12 1.1.1. Pregunta problema. .............................................................................................. 14 1.2. JUSTIFICACIÓN ............................................................................................................ 14 1.3. OBJETIVO GENERAL .................................................................................................. 16 1.3.1. Objetivos específicos. ........................................................................................... 16 1.4. CONTEXTUALIZACIÓN ................................................... . 2. MARCO CONCEPTUAL ....................................................................................................... 17 2.1. REFERENTES INVESTIGATIVOS ............................................................................. 17 2.1.1. Referentes internacionales. .................................................................................. 17 2.1.2. Referentes nacionales. ......................................................................................... 17 2.1.3. Referentes locales. ................................................................................................ 17 2.2. MARCO DE REFERENCIA .......................................................................................... 18 2.3. MARCO TEÓRICO ........................................................................................................ 18 2.3.1. Decreto 2242 del 2015. ........................................................................................ 18 2.3.2. Benchmarking del sector Cajas de Compensación Familiar. ......................... 20 2.3.2.1. Determinar a qué se le va a hacer Benchmarking. ...................................... 20 2.3.2.2. Formar un equipo de benchmarking. .............................................................. 22 2.3.2.3. Identificar los socios del benchmarking. ......................................................... 24 2.3.2.4. Recopilar y analizar la información de benchmarking. ................................. 25 2.3.2.5. Actuar. ................................................................................................................. 26 2.3.3. Metodología rediseño del proceso de facturación. ........................................... 26 2.3.3.1. Diagnóstico y levantamiento del proceso de facturación. ............................ 26 2.3.3.2. Benchmarking de la facturación aplicada por otras Cajas de Compensación similares. ..................................................................................................... 27 2.3.3.3. Modificación y aprobación de los lineamientos de facturación corporativa. .............................................................................................................................. 27 2.3.3.4. Evaluar el proceso de facturación electrónica propuesto por la DIAN. ...... 27 2.3.4. Nuevo proceso de facturación corporativo. ........................................................ 28 2.3.4.1. Manual de facturación de venta de las UEN. .............................................. 28 2.3.4.2. Análisis del impacto de transición a facturación electrónica. .................... 28 3. DISEÑO METODOLÓGICO................................................................................................. 30 3.1. TIPO DE ESTUDIO, ENFOQUE Y DISEÑO.............................................................. 30 3.1.1. Hipótesis. .............................................................................................................. 30 3.1.2. Universo y población. ............................................................................................ 30 3.1.3. Técnicas de recolección de la información. ....................................................... 32 3.1.4. Triangulación de la información. ......................................................................... 32 3.1.5. Código ético del investigador. ............................................................................. 33 3.2. DISEÑO DEL PROYECTO .......................................................................................... 34 3.2.1. Cronograma............................................................................................................ 34 3.2.2. Presupuesto. .......................................................................................................... 34 4. RESULTADOS....................................................................................................................... 35 4.1. INTERPRETACIÓN DE RESULTADOS .................................................................... 35 4.2. MATRIZ FINAL DEL PROCESO INVESTIGATIVO .................................................. 37 4.2.1. Análisis del sistema de facturación actual. ...................................................... 37 4.2.2. Análisis Benchmarking. ........................................................................................ 41 4.2.3. Manual de facturación de ventas. ..................................................................... 44 4.2.4. Guía de facturación electrónica. .......................................................................... 47 5. CONCLUSIONES .................................................................................................................. 50 RECOMENDACIONES ................................................................................................................ 51 BIBLIOGRAFÍA .............................................................................................................................. 52 Literatura..................................................................................................................................... 52 Actos legales .............................................................................................................................. 53 Recursos de internet ................................................................................................................. 54 ANEXOS ......................................................................................................................................... 56PregradoThe present investigation was focused on a sales invoicing process redesign of all the business units (using the Spanish initials UEN) of the Cajasan company, defining parameters for the execution of each one of the processes that involves the corporate billing and, consequently, to reduce the expired portfolio. The methodological approach corresponded to a mixed correlation - applied study; there were used as data collection techniques: internal benchmarking, through semistructured qualitative surveys, which allowed to diagnose the current state of billing; And external benchmarking, which served as access to know good practices in invoicing policies for the training company. Within the investigation development, it was known that the losses by written-off portfolio affect the profitability of the company’s business and therefore the origin of the facts must be explored. The results showed that the errors are mainly associated to the lack of knowledge of the administrative staff about their functions, the flow of the billing process, and the improper handling of the systems. In addition, some inconsistencies are detected in the billing systems that Cajasan uses. At the international and national levels, a transition process was detected between the type of invoicing that each company wishes to carry to an electronic invoicing model imposed by the government. As a preventive measure of the possible effects that this transition will bring to the company, an investigation was made of the new requirements with which the government law will enforce. Due to uncertainty of the start date of electronic invoicing in Colombia, a sales invoicing manual was given that through policies and procedures helps to mitigate human mistakes and makes clear the process for managers and the parties involved, under the current context of the development of this project.Modalidad Presencialapplication/pdfspahttp://creativecommons.org/licenses/by-nc-nd/2.5/co/Abierto (Texto Completo)Atribución-NoComercial-SinDerivadas 2.5 Colombiahttp://purl.org/coar/access_right/c_abf2Rediseño del proceso de facturación corporativo de CajasanRedesign of Cajasan's corporate billing processBachelor thesisinfo:eu-repo/semantics/bachelorThesisTrabajo de Gradohttp://purl.org/coar/resource_type/c_7a1finfo:eu-repo/semantics/acceptedVersionhttp://purl.org/redcol/resource_type/TPAdministrador de EmpresasUniversidad Autónoma de Bucaramanga UNABFacultad Economía y NegociosPregrado Administración de Empresas DUALManagement enterprisesSucess in businessDecision makingBenchmarkingInvoicingTechnology supplierProcessesProfitabilityAuto-affordableSubsidizedBill collectionLiquidityCash flowAdministración de empresasÉxito en los negociosToma de decisionesCobro de cuentasLiquidezFlujo de cajaFacturaciónProveedor tecnológicoProcesosRentabilidadAutocosteableSubsidiadoCokesik, Veronika/Wendel, Maria (2005): Business Value of Electronic Invoicing, 14, 2005, pp. 3-46.Hernández, Roberto/Fernández, Carlos/Baptista, María (2010): Metodología de la investigación, 5ta edición, México D.F.: McGRAW-HILL.Spendolini, Michael (1992): Benchmarking, New York: AMACOM.Tovar, Jose/Estrada, Juan (2008): Propuesta de rediseño de procesos para la adaptacion de un sistema ERP en la empresa metalmecanica ARCOS Ltda, 2008, pp. 12-15.Comunicado de prensa número 160 de 2016 de la DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales) del 09.09.2016Decreto número 2242 de 2015 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público del 24.11.2015, 2242/15, pp. 1-10.ARAUJO, RUBÉN/CLEMENZA, CATERINA/FERRER, JULIANA (2006): La formación ética del investigador latinoamericano, en línea en internet, http://www.redalyc.org/articulo.oa?id=90460211, consultado el 6.12.2016CAIXABANK, (n.d.): ¿Qué es SEPA?, en línea en internet, https://www.caixabank.es/empresa/sepa/queessepa_es.html, consultado el 30.01.2017CAJASAN (n.d., a): Informe de sostenibilidad 2014, en línea en internet, http://www.cajasan.com/CAJASAN/Documents/informe_sostenibilidad_2014.pdf, consultado el 24.08.2016.CAJASAN (n.d., b): Misión, Visión y Valores: Visión, en línea en internet, http://www.cajasan.com/CAJASAN/Paginas/MisionValores.aspx, consultado el 23.08.2016.CAJASAN (n.d., c): Organigrama, en línea en internet, https://www.cajasan.com/CAJASAN/Paginas/Organigrama.aspx, consultado el 28.09.2016.DIAN (n.d., a): Informe de gestión plan piloto proyecto de impulso y masificación de la factura electrónica en Colombia, en línea en internet, http://www.dian.gov.co/micrositios/fac_electronica/documentos/Informe_de_Gestio n_Plan_Piloto_Factura_Electronica.pdf, consultado el 30.01.2017.DIAN (n.d., b): Micrositio de factura electrónica: Beneficios y ventajas de la factura electrónica, en línea en internet, http://www.dian.gov.co/contenidos/otros/fac_electronica.html, consultado el 18.10.2016.DIAN (2016): Resolución número 000055, en línea en internet, 14.07.2016, http://www.dian.gov.co/descargas/normatividad/2016/Resoluciones/Resolucion_00 0055_14_Julio_2016.pdf, consultado el 31.08.2016.EESPA (2016): European e-invoicing service providers report a significant growth of 27% and over 1 ¼ billion processed e-invoices in 2015, en línea en internet, 12.09.2016, http://eespa.eu/european-e-invoicing-service-providers-report-asignificant-growth-of-27-and-over-1-%C2%BC-billion-processed-e-invoices-in2015/, consultado el 22.09.2016.EL HERALDO (2016): Plan piloto para facturación electronica en Colombia está en marcha, en línea en internet 16.06.2016, http://www.elheraldo.co/economia/planpiloto-para-facturacion-electronica-en-colombia-esta-en-marcha-266782, consultado el 04.10.2016.EUROPEAN COMMISSION (n.d.): e-Invoicing, en línea en internet, http://ec.europa.eu/finance/payments/einvoicing/index_en.htm, consultado el 21.09.2016.EUROPEAN COMMISION (2012): EU Multi-Stakeholder Forum on e-Invoicing (EMSF) Activity 2: Experience and Good Practice, en línea en internet, http://ec.europa.eu/internal_market/payments/docs/einvoicing/activity2_profiles2012_09_26_en.pdf, consultado el 21.09.2016.ESTATUTO TRIBUTARIO NACIONAL (n.d.): Art. 617. 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