Estrategia de implementación de un sistema de gestión de documentos electrónicos de archivos SGDEA para la Universidad Distrital Francisco José de Caldas

A través de las recientes visitas de seguimiento al cumplimiento de las normativas archivísticas realizadas a la Universidad Distrital por parte del Archivo de Bogotá se evidenció el atraso y desactualización de la gestión documental que se configura a partir de instrumentos y herramientas archivísticas desactualizadas y en algunos casos inexistentes, como lo es el modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos de archivo, el cual sirve para el manejo y administración de estos. Otro ejemplo de herramientas es la inexistencia de políticas de gestión de correspondencia, transferencias documentales, seguridad de la información, entre otras. Lo anterior, ocasiona el incumplimiento de la normatividad archivística a nivel Distrital y Nacional como lo es el Acuerdo 060 del 30 de octubre de 2001, El Decreto 1080 de 2015, el Decreto 514 de 2006, los cuales se encargan de regular la administración de los documentos en las entidades públicas. Esto ha generado aumento desmedido en los costos de almacenamiento y custodia de la documentación, así como demoras administrativas por largos tiempos utilizados para su búsqueda y consulta; por otra parte, la producción indiscriminada de documentos físicos y electrónicos generan impactos negativos asociados a las limitaciones de transferencia de conocimiento y desconocimiento de la historia institucional. Para abordar el conjunto de problemas mencionados anteriormente, una de las sugerencias producto de los hallazgos en las visitas fue la inclusión de una solución tecnológica como lo es el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivos SGDEA. Este proyecto se enfoca en establecer la estrategia adecuada de tanto de la adquisición como de la implementación del software para la Universidad Distrital en el marco de la actualización y modernización de la gestión documental. En esta estrategia se establecen los parámetros y lineamientos que deben seguirse una vez sea adquirido este software, al realizar esta implementación se abarca gran parte de la solución a la organización documental tanto física como electrónica con la que cuenta la Universidad desde su creación hasta la fecha. Así mismo aborda los capítulos que van en función a establecer mediante fases anuales la implementación de esta solución informática por medio de los 22 procesos con los que cuenta la institución en el sistema integrado de gestión de calidad. Producto de la implementación del SGDEA se plantean los beneficios económicos que la Universidad Distrital puede obtener por concepto de reducción en el consumo de papel, elementos de papelería como cajas y carpetas, reducción en costos de almacenamiento, fracción de mano de obra empleada en procesos de gestión documental y finalmente la orientación al cumplimiento de la normativa archivística que no solamente incluye evitarse sanciones económicas sino que también le permite a la Universidad Distrital modernizar sus procesos misionales y brindar una mejor de experiencia de usuario a la sociedad.

• Tipo de recurso: Trabajo de grado de pregrado
• Fecha de publicación: 2021
• Institución: Universidad Distrital Francisco José de Caldas
• Repositorio: RIUD: repositorio U. Distrital
• Idioma: spa
• OAI Identifier: oai:repository.udistrital.edu.co:11349/28954
• Acceso en línea: http://hdl.handle.net/11349/28954
• Palabra clave: SGDEA; Archivo; Documentos; Electrónicos; Software; Especialización en Gestión de Proyectos de Ingeniería - Tesis y Disertaciones Académicas; Gestión documental; Documentos electrónicos - Procesamiento; Archivos - Normas; Archivos - Universidad Distrital Francisco José de Caldas - Reglamentos; EDMS; Files; Document; Software; Electronic
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