Levantamiento de procesos y estudio de tiempos en el área de gestión documental en el Ministerio de Justicia y del Derecho

En el presente estudio, se realizó un diagnóstico de los procedimientos actuales en la dependencia de gestión documental del Ministerio de Justicia y del Derecho con el propósito de documentar estos procedimientos y diseñar una propuesta de mejora, específicamente en los procedimientos de radicación y despacho de documentos a través del análisis, caracterización y estudio de tiempos de dichos procedimientos. Se recopiló la información por medio de entrevistas y consultas personales a los actores involucrados, con el fin de caracterizar de manera idónea los procedimientos. La búsqueda de la propuesta de mejora se centró en los procedimientos de radicación y despacho al ser estos, los más relevantes para la dependencia al involucrar usuarios tanto internos como externos al Ministerio. Se seleccionó a los funcionarios más idóneos para realizar el estudio, por medio de la observación y se determinó el tamaño de la muestra según el tiempo de ciclo de cada procedimiento. Se dividieron los procedimientos en elementos para la correspondiente elaboración de los formatos para el registro de tiempos. Por medio de la técnica del cronometraje acumulativo, se registraron los tiempos en los formatos diseñados previamente, y se hallaron los tiempos observados, que se analizaron en los formatos sugeridos por la Organización Internacional del Trabajo, para calcular los tiempos estándar de los procedimientos. Para el procedimiento de radicación de documentos, se realizó un estudio de movimientos por medio de diagramas bimanuales en el que se encontró un método más eficiente de realizar esta tarea. Por medio de las estadísticas de demanda diaria, los tiempos estándar obtenidos y la propuesta de mejora en los procedimientos, se logró obtener una reducción en los tiempos de ciclo y una reducción en el número de funcionarios involucrados en los procedimientos, repercutiendo en un ahorro significativo de tiempo y dinero para la entidad estatal.

• Tipo de recurso: Trabajo de grado de pregrado
• Fecha de publicación: 2019
• Institución: Universidad Distrital Francisco José de Caldas
• Repositorio: RIUD: repositorio U. Distrital
• Idioma: spa
• OAI Identifier: oai:repository.udistrital.edu.co:11349/14841
• Acceso en línea: http://hdl.handle.net/11349/14841
• Palabra clave: Estudio de tiempos; Estudio de movimientos; Tiempos estándar; Elementos; Ingeniería Industrial - Tesis y disertaciones académicas; Gestión documental; Tiempos y movimientos; Mejoramiento de procesos; Study of times; Study of movements; Standard times; Elements
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