Identificación, documentación y optimización de los procesos para la División de egresados de la Vicerrectoría de extensión de la Universidad de Antioquia (2023)
RESUMEN : La División de Egresados de la Universidad de Antioquia promueve la vinculación, el relacionamiento y el sentido de pertenencia de los Egresados UdeA, con el objetivo de proyectarlos en todos los ámbitos de la sociedad y que estos aporten a los ejes misionales de la Universidad, centrados en la investigación, la docencia y la extensión. La División ha venido haciendo grandes esfuerzos para mejorar su desempeño actual, es por esto que el presente proyecto responde a la necesidad de tener una estructura documental donde la División pueda tener la trazabilidad de sus procesos, los cuales no han sido documentados ni estandarizados; lo que los ha llevado a pensar en la mejor forma de llevar a cabo las actividades, sin retrasos ni reprocesos. El proyecto se distribuye en 3 etapas; iniciando con la recolección de la información, la documentación y finalizando con la aprobación y presentación final ante los responsables, quienes validan la idoneidad y aprueban los documentos presentados según los criterios de la División de Arquitectura de Procesos. Para cumplir con cada una de las etapas se consultaron lineamientos normativos y administrativos de la Universidad y de la División, se catalogó la información de cada proceso, según las actividades que se realizaban y se definió el tipo de documento que se iba a emplear en cada uno de ellos, se diseñaron los procedimientos en modelado BPMN y se analizaron las bases de datos existentes con el fin de crear una herramienta visual en Power BI para el análisis de información. Como resultado final se tuvo un Manual de procesos y procedimientos y un tablero interactivo en Power BI, que optimiza uno de los procesos Macro de la División.