Descripción documental de la serie protocolos notariales correspondientes a los años 1856 a 1867, 1869 y 1871 del fondo notaria 1ª, del centro de historia “de San José de Ezpeleta de Sonsón” (2008)
RESUMEN: El presente proyecto se realizó para optar por el título de Tecnólogo en Archivística con el acompañamiento y asesoría de la Universidad de Antioquia mediante la Facultad de Bibliotecología y su tecnología en Archivística, propiciado por sus políticas de practica que buscan un mayor afianzamiento de los conocimientos adquiridos por el alumno en el proceso de aprendizaje, y retribuir un servicio o una compensación a la comunidad mediante la aplicación de los mismos. De igual modo, con el apoyo y empeño de la Gobernación de Antioquia a través de la Casa de la Cultura “Roberto Jaramillo Arango”, en su Proyecto de “Capacitación artística y el uso de las nuevas tecnologías para la comunidad educativa en el municipio de Sonsón”, motivados también por la importancia del rescate del Patrimonio Documental y Cultural de la Nación. Asimismo este trabajo informa sobre la situación actual del Centro de Historia “De San José de Ezpeleta” del municipio de Sonsón, en lo referente a su razón social y procesos archivísticos. A través de un breve diagnostico revela también las principales necesidades y ventajas de esta entidad. Es bueno aclarar que a partir de este análisis se llego a la conclusión de que es el proceso de descripción documental basados en las normas ISAD (G), la acción mas oportuna y de mayor impacto para dicha Organización, y a su vez porque puede dar un resultado demostrativo diferente, con respecto a los aportes, modalidades y alcances de la archivística, tanto para las administraciones, como para la contribución de ésta en el aspecto cultural del municipio de Sonsón y la Nación, si se tiene en cuenta los procesos que se aplicaron en otras agencias por los estudiantes de Archivística de la Universidad de Antioquia. Es por esta razón que se seleccionó el Centro de Historia como el lugar más acertado para aplicar dicho proceso y brindar un servicio con un enfoque de proyección hacia la comunidad sonsoneña, en el rescate de su historia e identidad cultural. El proceso de descripción documental corresponde a la forma de rescatar y/o destacar la información, haciendo una representación exacta de los documentos, a través de la identificación del tipo y las características de la misma, sus contenidos, las cantidades, sus fechas extremas, y como elemento fundamental, la ubicación precisa de la documentación, con sus respectivos temas. De esta manera, se ha realizado el presente proyecto mediante un proceso de extracción de datos de la serie Protocolos Notariales, custodiados por el Centro de Historia, disponiéndolos en una hoja de cálculo de Excel. Cuyo desarrollo se efectuó teniendo en cuenta, la normatividad vigente y las metodologías archivísticas propuestas por el Archivo General de la Nación. Este se ha implementado en aproximadamente un metro lineal de la ya mencionada serie documental, perteneciente a una Notaria que inicio su funcionamiento en el siglo XIX en el municipio de Sonsón, conocida como “Notaria Primera”, pero que se liquido a mediados del siglo XX, por lo que su documentación al “perder” el valor administrativo y su “vigencia”, los responsables de su custodia deciden cederla al Centro de Historia “De San José de Ezpeleta de Sonsón”, con el fin de que fueran estos los encargados de difundir, controlar y proteger dicha documentación. Por tal motivo se emprendió la tarea de optimizar el acceso y el adecuado uso de su información, mediante las normas vigentes que regulan dicho proceso, y de esta manera crear una herramienta, que facilitara a los encargados del Centro de Historia la agilidad y la promoción de su consulta. Finalmente, con el presente trabajo se pretende marcar la pauta o el precedente para motivar la consulta de la información existente en el Archivo Notarial, razón por la cual se traerá a colación algunos datos de interés que se hallaron en este archivo, la clase de información que este contiene y el modo de consultarla. Adicionalmente se harán algunas recomendaciones para el manejo y tratamiento de la documentación existente en el Archivo del Centro de Historia.