Inventario de 8 metros lineales de la documentación del Fondo Acumulativo Universitario – FAU-

RESUMEN: La realización de auxiliares descriptores en los archivos, que permitan la identificación de la documentación y su recuperación en atención a la consulta; es necesario en la medida que las instituciones, sean públicas o privadas, deben propender el servicio y el fácil acceso a la documentación, además que en el campo legal deben dar fe de la transparencia y eficiencia de sus acciones, en razón del cumplimiento de sus objetivos. El inventario documental, nos adentra en el conocimiento de la información que conforma un acervo documental, permitiendo de esta manera la aplicación de otros procesos que incluyen el tratamiento archivístico integral, como son las transferencias documentales, la determinación del tiempo de retención de las unidades documentales, el control y la racionalización de la producción documental, la consulta y la conservación adecuada de los documentos. Otra de las funciones específicas de un auxiliar descriptivo como el inventario es servir al usuario, tanto interno como externo. Definido éste como “la persona que hace uso de su derecho para tener acceso a la documentación e información, con las limitaciones determinadas por el grado de accesibilidad a los documentos”1 . Teniendo en cuenta ese grado de accesibilidad y de requerimiento de la información, los inventarios pueden ser de diferente tipo, para cada tipología de usuario, sea investigador, funcionario interno o externo, científico o ciudadano particular. Más adelante se hablará de los tipos de inventarios. Es entonces, considerando lo anterior, como el planteamiento y la ejecución de los objetivos de la práctica académica, se dirigieron a apoyar al Departamento de Administración Documental de la Universidad de Antioquia en la organización del acervo documental producido por el Fondo Acumulativo Universitario -FAU- que no contaba con su debida identificación por medio de un instrumento de descripción. De esta manera considerando las necesidades y requerimientos de la Agencia, se puso en marcha la propuesta con algunas variaciones en el desarrollo de la esta, pero debidamente sustentadas. Para la formulación del proyecto de la práctica académica, requisito tanto para la obtención del título de Tecnólogo en Archivística, como para la ejecución del mismo, se tuvo en cuenta las necesidades y requerimientos del Departamento de Administración Documental, la normatividad en materia de archivo, emitida por el Archivo General de la Nación; además de la bibliografía y los conceptos técnicos para la organización de archivos y la elaboración del inventario archivístico. Este informe da cuenta de la experiencia en la realización de un proceso técnico, que permitiera la identificación de la documentación del FAU, dejando su contenido registrado en un inventario documental, acorde con los aspectos teóricos de la Archivística normalizados en Colombia. Paralelo a éste proceso se organizó físicamente la documentación, dejando un campo abierto a la continuidad en la aplicación de un plan archivístico integral, acorde con la naturaleza de la documentación y su producción.

• Autores: Pulgarín Gallego, Marta Cecilia
• Tipo de recurso: Trabajo de grado de pregrado
• Fecha de publicación: 2010
• Institución: Universidad de Antioquia
• Repositorio: Repositorio UdeA
• Idioma: spa
• OAI Identifier: oai:bibliotecadigital.udea.edu.co:10495/10377
• Acceso en línea: http://hdl.handle.net/10495/10377
• Palabra clave: Archivos; Clasificación documental; Gestión documental; Inventario de archivos; Organización documental; Preservación de documentos; Normatividad archivística; Archival processes; Archival standards; Archives; Document management; Documentary classification; Documents preservation; File Inventory
• Rights: closedAccess
• License: http://purl.org/coar/access_right/c_14cb