Informe final de práctica académica normalización de la producción documental de la empresa Durespo S.A., para tres dependencias (Cartera, Importaciones y Recursos Humanos) (2009)
RESUMEN: En Colombia actualmente se está trabajando arduamente en la creación de legislación archivística para el sector público y privado con función pública, lo cual a largo plazo alcanzará una normalización en todos los archivos del país logrando así no solo la conservación de la documentación custodiada, sino también que la misma tenga valor probatorio dentro de las funciones de cada institución. Además se logrará disminuir el volumen documental gracias a las tablas de retención y valoración documental aplicadas a cada uno de ellos, que permitirá la toma de decisiones de forma segura. Es por eso que la empresa privada aunque se ha caracterizado por conservar sus archivos en buen estado, también debe apropiarse de estos conocimientos y adaptarlos a su quehacer. Para el desarrollo de este trabajo se iniciará con la realización de un diagnóstico general del archivo de la empresa Durespo S.A como parte fundamental para el diseño e implementación de un programa de gestión documental. Con este diagnóstico tendremos una visión global del manejo que se le da a la documentación y su valor dentro de la institución, del estado de las instalaciones y la disposición de sus directivas y empleados para el mejoramiento del mismo. Lo cual permitirá generar correctivos y determinar prioridades durante este proceso. Dentro del proceso de normalización de la producción documental de la empresa se seleccionarán tres de sus dependencias productoras y en ellas se identificarán las tipologías documentales entendidas como “unidad documental producida por un organismo en el desarrollo de una competencia, regulada por una norma de procedimiento y cuyo formato, contenido informativo y soporte son homogéneos1 , estas pueden ser simples (aquel constituido por un solo documento2 ) o compuestas (constituido por más de un documento), las cuales son producidas en desarrollo de sus funciones, para ello se realizará en cada una de las dependencias la encuesta estudio por unidad documental, la cual esta dividida en dos etapas: la primera permite un conocimiento global de las funciones que desempeña la dependencia, la legislación que apoya estas actividades, sus tipologías documentales, soportes y tratamiento archivístico dado a la documentación, la segunda es la encuesta por unidad documental que analiza cada tipología y/o unidad documental por separado para establecer su soporte, estado de conservación tramite, etc.. Esta permitirá determinar las directrices relacionadas con número de copias y control de la producción.