Organización de diez metros lineales de la serie documental historias laborales entre los años 1960 a 2012 en el Archivo central de COLTEJER S.A. (2015)
RESUMEN: Al llegar al departamento de Administración de Documentos de Coltejer se construye un diagnóstico, que permitiera conocer el estado actual del Archivo en aspectos de conservación, prevención, almacenamiento, infraestructura, etc. El siguiente diagnostico se crea mediante una entrevista a la Jefa de Archivo, cuyas respuestas indican que: En Coltejer el Archivo es llamado Centro de Administración Documental, como jefe de Archivo actualmente se encuentra Beatriz Ramírez Arrubla, tecnóloga en Administración de Documentos, responsable de tiempo completo a esta labor, en el organigrama el Archivo pertenece a la dependencia gestión de la información; el presupuesto anual con el que cuenta es limitado en cuanto a personal, preservación, mantenimiento, capacitación, equipos, organización, etc. No hay manual de funciones, reglamento de Archivo, por lo tanto las funciones del responsable del Archivo no están determinadas; no hay Manual de Gestión documental por lo cual la organización del Archivo no se ve reflejada mediante ninguna directriz, no hay Tablas de Retención Documental, ni de Valoración, tampoco hay Comité de Archivo. Los servicios que presta el Archivo internamente son: consulta de información, en diferentes soportes, son atendidos en la oficina principal, para ello se tiene dispuesto dos computadores, el promedio de consultas internas es diaria. Los servicios externos son: microfilm a algunas empresas cercanas, se les brinda la microfilmadora, sin ser retirada de la dependencia, para que ellos mismos consulten su información; para ello se encuentra destinada una sala de consultas dotada de dos escritorios e implementos de escritura, allí está la microfilmadora, fotocopiadora y el lector de microfichas Cuando se requiere el préstamo de algún tipo de información, se deja constancia en un cuaderno, donde se anota el nombre del solicitante, la información prestada, la fecha y firma del responsable; no hay límite de tiempo para hacer efectivo el préstamo luego de la solicitud, ni tampoco para devolver la información En cuanto a las instalaciones, el Archivo es el único Depósito de Documentos dentro de la Empresa, se encuentra ubicado en un edificio de tres niveles ocupando el último, tiene área administrativa y de consulta, no tiene área de descripción, de limpieza y ambas áreas están ubicadas en el mismo espacio; el Archivo posee iluminación artificial mediante lámparas de luz de día ubicadas en todo el depósito, permanecen encendidas en la jornada Laboral de lunes a viernes, sumado a esto se tiene la luz natural, la cual ingresa por las ventanas que están ubicadas en el área de almacenamiento del soporte papel; para la ventilación se utilizan dos ventiladores en el área de almacenamiento y consulta, utilizados en las jornadas Laborales de lunes a viernes y aire acondicionado en el Centro de Administración Documental, encendido permanentemente a 19°C, no entra ventilación natural directa, puesto que las ventanas son cerradas; la limpieza general en el Archivo se realiza día de por medio y a la documentación, aun no se tiene una frecuencia establecida, cada seis meses se realiza una fumigación preventiva.