Organización documental en el Archivo del Grupo de Investigación Colombia : tradiciones de la palabra de la Facultad de Comunicaciones, Universidad de Antioquia (2014)
RESUMEN: La información en la sociedad del conocimiento es entendida como un capital estratégico para el desarrollo social, económico, científico y tecnológico. En esa medida, la información es por conformidad, fuente primaria para la generación de nuevo conocimiento, eso quiere decir que la actividad investigativa, como cualquier actividad humana que produce información, necesita de la misma para actualizarse y cumplir sus propósitos. Esta información en particular se clasifica en dos grupos, la primera, es la de tipo administrativo que acompaña el proyecto de investigación (que es la serie documental misional de la actividad investigativa por excelencia). Estos documentos por sus valores primarios y secundarios (jurídicos, fiscales, contables, legales, administrativos, científicos, históricos y culturales) requieren un análisis riguroso y detallado, en tanto que, no existen criterios de valoración para este tipo de documentos, que establezcan los tiempos de permanencia en los diferentes ciclos del documento. En ese sentido, la valoración documental como el proceso que permite establecer la conservación o no “ de aquellos documentos que tienen valores secundarios y por ello merecen ser preservados para la historia y de los que brindan testimonio sobre el devenir cultural, social, científico, artístico y tecnológico patrimonio histórico, la ciencia, la cultura y las artes”1. Es por eso que, si esta información se encuentra sin ningún criterio de organización archivístico y sin ninguna valoración previa, el acceso a esta será de difícil acceso y efectividad, por los tiempos que se requieren para realizar y analizar las búsquedas de información deseada, ocasionando recursos innecesarios y costosos para las instituciones y sus miembros. De allí, la importancia de que las instituciones conserven su información documental mediante los lineamientos técnicos archivísticos propuestos por la disciplina archivística y su ente regulador en Colombia, el Archivo General de la Nación.Los documentos producto de la actividad investigativa, no solo regulan la gestión administrativa de la misma, sino que además, proporcionan elementos para recuperar la memoria de la investigación de sus productores, así como servir de fuente primaria para otros investigadores que les permitirá avanzar, rectificar o reafirmar sus conclusiones. De acuerdo con lo anterior, era prioritario la organización documental de los documentos, tanto físicos como electrónicos producto de la actividad del Grupo de Investigación Colombia: Tradiciones de la Palabra (CPT), que comprendiera la organización documental en todas sus fases, desde el proceso de clasificación, en el cual “se identificaran y establecieran agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos)”2, en otras palabras, aplicando el principio de procedencia; la ordenación, con el cual se determinará las secuencias lógicas dentro de las agrupaciones documentales definidas en la fase de clasificación, teniendo en cuenta el principio de orden original y su trámite3; hasta la descripción documental, que se define como la fase del proceso de organización documental que consiste en el análisis de los documentos de archivo y de sus agrupaciones, y cuyo resultado son los instrumentos de descripción y de consulta4