Documentación de los procesos de recepción de transferencias primarias de los archivos de gestión en el archivo central, consulta y selección para la disposición final de los documentos, del archivo central del departamento de Administración Documental de la Universidad de Antioquia
RESUMEN: Este trabajo, referido a cuatro meses, fue realizado en el archivo central del Departamento de Administración Documental de la Universidad de Antioquia; con el fin de documentar los procesos de recepción de las transferencias de los archivos de gestión en el archivo central, consulta y sele...
- Autores:
-
Villa Monsalve, Lina Marshella
- Tipo de recurso:
- Trabajo de grado de pregrado
- Fecha de publicación:
- 2012
- Institución:
- Universidad de Antioquia
- Repositorio:
- Repositorio UdeA
- Idioma:
- spa
- OAI Identifier:
- oai:bibliotecadigital.udea.edu.co:10495/10385
- Acceso en línea:
- http://hdl.handle.net/10495/10385
- Palabra clave:
- Archivos
Gestión documental
Organización documental
Preservación de documentos
Normatividad archivística
Archival processes
Archival standards
Archives
Document management
Documents preservation
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- closedAccess
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Archivos Gestión documental Organización documental Preservación de documentos Normatividad archivística Archival processes Archival standards Archives Document management Documents preservation |
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RESUMEN: Este trabajo, referido a cuatro meses, fue realizado en el archivo central del Departamento de Administración Documental de la Universidad de Antioquia; con el fin de documentar los procesos de recepción de las transferencias de los archivos de gestión en el archivo central, consulta y selección para la disposición final de los documentos. Para ello fue necesario un estudio y análisis de la información sobre el estado actual en el que se encuentra el Departamento y sus principales necesidades frente a la optimización de sus actividades de gestión documental. Lo anterior dio como resultado en primer lugar la actualización de la información general del Departamento tal como la Historia, la administración de los recursos físicos y tecnológicos con los que cuenta, las acciones de mejora frente al cumplimiento de las necesidades que la Universidad de Antioquia les exige, entre otros. En segundo lugar la identificación de los procesos de gestión documental que se llevan a cabo y los manuales e instructivos que habían sido elaborados hasta el momento, y con la ayuda del personal implicado en cada proceso se pudo redactar la descripción detallada de un paso a paso sobre cómo son ejecutados. Basados en esta descripción se documentan los procesos de recepción, disposición final y consulta de documentos de la forma en que deberían ser llevados a cabo, como recomendación a la ejecución de acciones de mejora y correctivos en el Departamento, que los lleven a una realización más efectiva de las actividades, proponer la eliminación de reprocesos y aumentar la eficiencia en la prestación de los servicios. Con esta documentación de procesos se procedió a la sensibilización de los funcionarios que hacían parte directamente del equipo de trabajo que ejecuta los procesos, y así haber generado conciencia en ellos sobre la importancia que tiene para el desarrollo e imagen del Departamento la implementación de estas actividades optimizando tiempo y recursos, e indicándoles una forma más efectiva de hacer su trabajo. |
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Para ello fue necesario un estudio y análisis de la información sobre el estado actual en el que se encuentra el Departamento y sus principales necesidades frente a la optimización de sus actividades de gestión documental. Lo anterior dio como resultado en primer lugar la actualización de la información general del Departamento tal como la Historia, la administración de los recursos físicos y tecnológicos con los que cuenta, las acciones de mejora frente al cumplimiento de las necesidades que la Universidad de Antioquia les exige, entre otros. En segundo lugar la identificación de los procesos de gestión documental que se llevan a cabo y los manuales e instructivos que habían sido elaborados hasta el momento, y con la ayuda del personal implicado en cada proceso se pudo redactar la descripción detallada de un paso a paso sobre cómo son ejecutados. Basados en esta descripción se documentan los procesos de recepción, disposición final y consulta de documentos de la forma en que deberían ser llevados a cabo, como recomendación a la ejecución de acciones de mejora y correctivos en el Departamento, que los lleven a una realización más efectiva de las actividades, proponer la eliminación de reprocesos y aumentar la eficiencia en la prestación de los servicios. Con esta documentación de procesos se procedió a la sensibilización de los funcionarios que hacían parte directamente del equipo de trabajo que ejecuta los procesos, y así haber generado conciencia en ellos sobre la importancia que tiene para el desarrollo e imagen del Departamento la implementación de estas actividades optimizando tiempo y recursos, e indicándoles una forma más efectiva de hacer su trabajo.124application/pdfspainfo:eu-repo/semantics/draftinfo:eu-repo/semantics/bachelorThesishttp://purl.org/coar/resource_type/c_7a1fhttps://purl.org/redcol/resource_type/TPTesis/Trabajo de grado - Monografía - Pregradohttp://purl.org/coar/version/c_b1a7d7d4d402bcceinfo:eu-repo/semantics/closedAccesshttp://purl.org/coar/access_right/c_14cbArchivosGestión documentalOrganización documentalPreservación de documentosNormatividad archivísticaArchival processesArchival standardsArchivesDocument managementDocuments preservationDocumentación de los procesos de recepción de transferencias primarias de los archivos de gestión en el archivo central, consulta y selección para la disposición final de los documentos, del archivo central del departamento de Administración Documental de la Universidad de AntioquiaTecnólogo en ArchivísticaTecnológicaEscuela Interamericana de Bibliotecología. Carrera de Tecnología en ArchivísticaUniversidad de AntioquiaORIGINALVillaLina_2012_DocumentacionProcesos.pdfVillaLina_2012_DocumentacionProcesos.pdfInforme de Prácticaapplication/pdf22378135http://bibliotecadigital.udea.edu.co/bitstream/10495/10385/1/VillaLina_2012_DocumentacionProcesos.pdfa497f551cfb39638e954be5c3aee580dMD51VillaLina_2012_Anexos.zipVillaLina_2012_Anexos.zipAnexosapplication/zip18166http://bibliotecadigital.udea.edu.co/bitstream/10495/10385/2/VillaLina_2012_Anexos.zip6919df358e1e81fa9acc66e11a147218MD52LICENSElicense.txtlicense.txttext/plain; charset=utf-81748http://bibliotecadigital.udea.edu.co/bitstream/10495/10385/3/license.txt8a4605be74aa9ea9d79846c1fba20a33MD5310495/10385oai:bibliotecadigital.udea.edu.co:10495/103852021-08-11 10:51:01.829Repositorio Institucional Universidad de Antioquiaandres.perez@udea.edu.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 |