Diseño de procedimiento de gestión documental y archivos de la unidad de atención al usuario de la IPS Otorrinolaringólogos Asociados de Córdoba S.A.S
Document management allows the good management of the information of any organization. The Provider Institution of Associated Ear Nose and Throat Health Services of Córdoba S.A.S. (OTOC) does not have the document management and file management procedure of the User Service unit; therefore, the purp...
- Autores:
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Pérez Pérez, Saidy Patricia
- Tipo de recurso:
- Trabajo de grado de pregrado
- Fecha de publicación:
- 2023
- Institución:
- Universidad de Córdoba
- Repositorio:
- Repositorio Institucional Unicórdoba
- Idioma:
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- OAI Identifier:
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- Acceso en línea:
- https://repositorio.unicordoba.edu.co/handle/ucordoba/6905
- Palabra clave:
- Atención al usuario
Gestión documental
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Document management
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Document management allows the good management of the information of any organization. The Provider Institution of Associated Ear Nose and Throat Health Services of Córdoba S.A.S. (OTOC) does not have the document management and file management procedure of the User Service unit; therefore, the purpose of this business practice was to design said procedure. As a technique, the interview was used, which was carried out with the person in charge of the User Service Unit to know the information generated and that received from other units, as well as the person in charge of billing to know the documentation they receive from is; added to this, the referring documentation that OTOC S.A.S. for these units and the current regulations of the admission and billing process. According to what was obtained, it was possible to develop the new document management procedure for the User Service Unit of OTOC S.A. |
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As a technique, the interview was used, which was carried out with the person in charge of the User Service Unit to know the information generated and that received from other units, as well as the person in charge of billing to know the documentation they receive from is; added to this, the referring documentation that OTOC S.A.S. for these units and the current regulations of the admission and billing process. According to what was obtained, it was possible to develop the new document management procedure for the User Service Unit of OTOC S.A.INTRODUCCIÓN ----------------------------------------------------------------------- 131. RESEÑA HISTORICA DE LA INSTITUCIÓN -------------------------------- 152. ASPECTOS CORPORATIVOS -------------------------------------------------- 162.1 MISIÓN ------------------------------------------------------------------------------- 162.2 VISIÓN ------------------------------------------------------------------------------- 162.3 POLÍTICA DE CALIDAD --------------------------------------------------------- 162.4 PRINCIPIO Y VALORES -------------------------------------------------------- 162.5 NIVEL DE COMPLEJIDAD / TAMAÑO DE LA EMPRESA ------------- 172.6 PORTAFOLIO DE SERVICIOS ------------------------------------------------ 173. DESCRIPCIÓN DEL ÁREA Y UNIDAD FUNCIONAL---------------------- 194. MARCO REFERENCIAL ---------------------------------------------------------- 214.1 MARCO TEÓRICO ---------------------------------------------------------------- 214.2 MARCO CONCEPTUAL --------------------------------------------------------- 224.3 MARCO LEGAL -------------------------------------------------------------------- 245. OBJETIVOS -------------------------------------------------------------------------- 275.1 OBJETIVO GENERAL ----------------------------------------------------------- 275.2 OBJETIVOS ESPECIFICO ----------------------------------------------------- 276. METODOLOGIA -------------------------------------------------------------------- 287. RESULTADOS OBTENIDOS ---------------------------------------------------- 307.1 IDENTIFICACIÓN DEL TIPO DE DOCUMENTACIÓN GENERADA Y RECIBIDA EN LA UNIDAD DE ATENCIÓN AL USUARIO ------------------- 307.2 DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES DE LOS RESPONSABLES DEL PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO DE LA UNIDAD DE ATENCIÓN AL USUARIO ------------------------------------------- 317.3 CARACTERIZACIÓN DE LAS ETAPAS QUE CONTEMPLA EL PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO DE LA UNIDAD DE ATENCIÓN AL USUARIO -------------------------------------------- 318.CONCLUSIONES ---------------------------------------------------------------------- 419. RECOMENDACIONES -------------------------------------------------------------- 42REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS ------------------------------------------------ 43ANEXOS --------------------------------------------------------------------------------- 49LISTA DE FIGURASFigura 1. Organigrama OTOC S.A.S ……………………………………………… 19Figura 2. Mapa de proceso de OTOC S.A.S ………………………………………20LISTA DE TABLASTabla 1. Análisis situacional mediante la herramienta DOFA OTOC S.A.S ……. 27Tabla 2. Diseño del procedimiento de gestión documental y archivo…………… 33LISTA DE ANEXOSAnexo 1. Formato de entrevista y consentimiento informado……………………. 56Anexo 2. Evidencia del desarrollo de las entrevistas en las diferentes unidades..57La gestión documental permite el buen manejo de la información de cualquier organización. La Institución Prestadora de Servicios de Salud Otorrinolaringólogos Asociados de Córdoba S.A.S. (OTOC) no cuenta con el procedimiento de gestión documental y archivo de la unidad de Atención al Usuario; por tanto, el propósito de la presente práctica empresarial fue diseñar dicho procedimiento. Como técnica se utilizó la entrevista, la cual se realizó a la persona encargada de las Unidad de Atención al Usuario para saber la información generada y la que recibe de otras unidades, como también a la persona encargada de facturación para saber la documentación que reciben de ésta; sumado a esto, se evaluó la documentación referente que tiene OTOC S.A.S. para estas unidades y la normatividad vigente del proceso de admisión y facturación. De acuerdo con lo obtenido, se logró elaborar el nuevo procedimiento de gestión documental para la Unidad de atención al usuario de OTOC S.APregradoAdministrador(a) en SaludPráctica Empresarialapplication/pdfspaCopyright Universidad de Córdoba, 2023https://creativecommons.org/licenses/by-nc-nd/4.0/info:eu-repo/semantics/openAccessAtribución-NoComercial-SinDerivadas 4.0 Internacional (CC BY-NC-ND 4.0)http://purl.org/coar/access_right/c_abf2Diseño de procedimiento de gestión documental y archivos de la unidad de atención al usuario de la IPS Otorrinolaringólogos Asociados de Córdoba S.A.STrabajo de grado - Pregradoinfo:eu-repo/semantics/bachelorThesishttp://purl.org/coar/resource_type/c_7a1fTexthttps://purl.org/redcol/resource_type/TPhttp://purl.org/coar/version/c_71e4c1898caa6e32Atención al usuarioGestión documentalArchivosProcedimientos documentalesCustomer serviceDocument managementArchivesDocument proceduresFacultad de Ciencias de la SaludMontería, Córdoba, ColombiaAdministración en SaludAcuerdo 46 de 2000. Función Pública. Por el cual se establece el procedimiento para la eliminación documental. 44.039 del 11 de Junio de 2000. https://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.php?i=6279Alcaldía de Bogotá. (2018). Primera versión del procedimiento de producción documental en cumplimiento del Decreto 1080 de 2015. http://gaia.gobiernobogota.gov.co/sites/default/files/sig/procedimientos/gdi gpd-p003.pdAlcaldía mayor de Bogotá. (2020). Programa de gestión documental -PGD secretaria distrital de salud. http://www.saludcapital.gov.co/Documents/Prog_Gestion_Documental.pdfArchivo General de la Nación. (2003). Respuesta sobre Gestión de Archivo en empresa privada. https://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/conceptostecnicos/2015/S UBGPD/Radicado_2-2015-05908.pdfArchivo General de la Nación. (2016). 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Del repositorio institucional de la Universidad Cooperativa de Colombia https://repository.ucc.edu.co/bitstream/20.500.12494/12811/1/2017_apoyo_sist ema_gesti%C3%B3n.pdfFernández, L. (2001). Gestión documental. Instituto de estudios superiores en administración. Caracas, Venezuela. http://www.sociedadelainformacion.com/12/Gestion%20Documental.pdfFonvalmed. (2019). Manual procedimiento recepción y distribución interna de documentos. Alcaldía de Medellín. https://fonvalmed.gov.co/wp content/uploads/2019/03/Manual-de-procedimientos-consultas-y pr%C3%A9stamo-de-documentos.pdfIbáñez, A., (2021). Actualización del Sistema Gestión Documental y Actividades de Apoyo al Sistema de Gestión Integral en la Empresa Veolia Aguas de Montería S.A. E.S.P. universidad de Córdoba. Https://repositorio.unicordoba.edu.co/handle/ucordoba/4200ICONTEC. (2022). 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Octubre 17 de 2012. D.O. No. 48.587. https://ezproxyucor.unicordoba.edu.co:2073/#search/jurisdiction:CO/ley+1581+ de+2012/WW/vid/404685117Ley 1755 de 2015. Por la cual se regula el derecho fundamental de petición y se sustituye un título. Recuperado de: https://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.php?i=65334Ley 527 de 1999. Por medio de la cual se dicta la ley se dicta la vigencia expresa y control de Sentencias de Constitucionalidad. 21 de agosto de 1999, D.O. No. 43.673. http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/ley_0527_1999.htmlLey 594 de 2000. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. Julio 14 de 2000. D.O. No. 44.093. https://normativa.archivogeneral.gov.co/ley-594-de-2000/Lobato, C. (2021). Diagnóstico integral de archivos correspondiente al ejercicio 2021. Secretaria de educación. Puebla, México. Consejo de Ciencia y Tecnología del Estado de Puebla CONCYTEP. http://www.concytep.gob.mx/wp content/uploads/2021/03/DIAGNOSTICO_INTEGRAL_DE_ARCHIVOS_CONC YTEP_2021.pdfMajul, J., (2020). mejora del proceso de gestión documental en el área de archivo del instituto de investigaciones biológicas del trópico (iibt). (Trabajo de grado). Del repositorio institucional de la Universidad de Córdoba. https://repositorio.unicordoba.edu.co/bitstream/handle/ucordoba/3687/MajulFer n%c3%a1ndezJos%c3%a9Angel.pdf?sequence=2&isAllowed=yMolano, J. (2017) . Implementación de un sistema de gestión documental en la asociación Asproleche Q.V.C. de Santa Rosa de Viterbo. (Trabajo de grado). Universidad Tecnológica y Pedagógica de Colombia. https://repositorio.uptc.edu.co/bitstream/001/2611/1/TGT_1224.pdfNorma Técnica Colombiana ISO 9001(ICONTEC). (2015). Sistemas de Gestión de la Calidad. Requisitos. Colombia: Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 9001. ICONTEC, septiembre 23 de 2015.Ministerio del Interior. 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Por la cual se establecen normas para el manejo de la Historia Clínica. Julio 8 de 1999. D.O. No. 43.655 https://www.minsalud.gov.co/Normatividad_Nuevo/RESOLUCI%C3%93N%20 1995%20DE%201999.pdfResolución 3687 de 2016. [Ministerio de Salud y Protección Social]. Por la cual se reglamenta el tramite de peticiones, quejas, reclamos, denuncias, felicitaciones y solicitudes. Recuperado de: https://www.minsalud.gov.co/sites/rid/Lists/BibliotecaDigital/RIDE/DE/DIJ/resol ucion-3687-de-2016.pdfResolución 375 de 2020. . [Ministerio de Salud y Protección Social]. Por la cual se establece el aseguramiento de los sistemas de información electrónica. Diario Oficial No. 51.276 de 3 de abril 2020. https://www.cancilleria.gov.co/sites/default/files/Normograma/docs/resolucion_i gac_0375_2020.htmResolución 839 de 2017. [Ministerio de Salud y Protección Social y Ministerio de Cultura]. Por la cual se modifica la Resolución número 1995 de 1999 y se dictan otras disposiciones. Marzo 23 de 2017. D.O. No. 50.185 https://jurinfo.jep.gov.co/normograma/compilacion/docs/resolucion_minsaludps _0839_2017.htmSuplimed. (2019). Procedimiento de peticiones, quejas, reclamos y sugerencias. Recuperado de: https://www.suplimed.com.co/wp content/uploads/2020/09/PSI-IPS019-Procedimiento-de-Peticiones-Quejas Reclamos-y-Sugerencias.pdfUniversidad de Antioquia. (23 de marzo de 2018). Procedimiento para tramitar documentos en unidades académicas y administrativas. http://file:///C:/Users/User/Downloads/SG-GD-PR-03.pdfUniversidad Nacional de Córdoba. (s.f.). La organización de los documentos de archivo. http://radtgu.eco.catedras.unc.edu.ar/la-organizacion-de-los documentos-de-archivo/Universidad Oberta de Catalunya (UOC). (s,f). qué es un sistema de gestión documental. (SGD). https://www.uoc.edu/portal/es/arxiu/gestio documental/que-es/index.htmlPublicationORIGINALDiseño proced. gestión dctal y archivos SPP.pdfDiseño proced. gestión dctal y archivos SPP.pdfTRABAJO DE GRADO PRACTICA EMPRESARIALapplication/pdf1166089https://repositorio.unicordoba.edu.co/bitstreams/f9bd9772-f908-4cb4-a6bf-9c2f20e7731c/downloadf3b32750024745af427ea06e9562eff1MD51AutorizaciónPublicación. SPP.pdfAutorizaciónPublicación. SPP.pdfAUTORIZACIÓN DE PUBLICACIÓN TRABAJO DE GRADOapplication/pdf1412021https://repositorio.unicordoba.edu.co/bitstreams/af6b176e-b234-44e2-9e3b-55bce2c70c29/downloadc1b02a3536528b8bb6e8ae714264c698MD52LICENSElicense.txtlicense.txttext/plain; charset=utf-814828https://repositorio.unicordoba.edu.co/bitstreams/474e3b92-269c-47eb-a69c-02e23609b092/download2f9959eaf5b71fae44bbf9ec84150c7aMD53TEXTDiseño proced. gestión dctal y archivos SPP.pdf.txtDiseño proced. gestión dctal y archivos SPP.pdf.txtExtracted texttext/plain60893https://repositorio.unicordoba.edu.co/bitstreams/f55d3408-076b-4e16-8ffa-791ed43a437b/download0eb8c8f22d0a7e67dc440a4433105358MD54AutorizaciónPublicación. SPP.pdf.txtAutorizaciónPublicación. 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