Implementación de un sistema de gestión documental para el archivo inactivo de la universidad Antonio Nariño sede Villavicencio

The implementation of a document management system (SGD) for the inactive archive of the Antonio Nariño University (UAN), Villavicencio headquarters, was proposed because the inactive archive of the UAN has made the processes of how academic documents are managed difficult. , so they are unaware of...

Full description

Autores:: Hernandez Quintero, Marly Johana
Ladino Torres, Carlos Alberto

Tipo de recurso:: Trabajo de grado de pregrado

Fecha de publicación:: 2020

Institución:: Universidad Antonio Nariño

Repositorio:: Repositorio UAN

Idioma:: spa

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description	The implementation of a document management system (SGD) for the inactive archive of the Antonio Nariño University (UAN), Villavicencio headquarters, was proposed because the inactive archive of the UAN has made the processes of how academic documents are managed difficult. , so they are unaware of archival techniques; From this arises the need to carry out a good management of the documents that are kept in the documentary heritage at the Villavicencio headquarters. In this research project a descriptive methodology was used, in which a diagnosis was carried out on the current state of the inactive file area of the UAN, Villavicencio headquarters, it was observed that the documents are not being managed correctly ; This information was recorded in a field diary as a technical tool for data collection, with the information collected, the elaboration of the classification tables (CCD), valuation (TVD), retention (TRD) and documentary inventory was continued for keep control of the academic documents that are stored in the inactive archive, guaranteeing their correct conservation; This allows the University to improve the management of information on the handling that must be given to documents under archiving regulations
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spelling	Attribution-NonCommercial-NoDerivatives 4.0 International (CC BY-NC-ND 4.0)Acceso abiertohttps://creativecommons.org/licenses/by-nc-nd/4.0/info:eu-repo/semantics/openAccesshttp://purl.org/coar/access_right/c_abf2Saldaña Requiniva, DanielaHernandez Quintero, Marly JohanaLadino Torres, Carlos Alberto2021-03-03T16:15:12Z2021-03-03T16:15:12Z2020-11-20http://repositorio.uan.edu.co/handle/123456789/2460Abidin, S., & Husin, M. (2018). Improving accessibility and security on document management system:. ScienceDirect. doi:file:///D:/seminario%202/articulos%20documentos/ingles/Mejora%20de%20la%20accesibilidad%20y%20la%20seguridad%20en%20el%20sistema%20de%20gesti%C3%B3n%20dedocumentos%20%20un%20estudio%20de%20caso%20de%20Malasia.pdfAhmad, H., Bazlamit, I., & Ayoush, M. (2017). Investigation of Document Management Systems in Small Size Construction Companies in Jordan. ScienceDirect. doi:https://doi.org/10.1016/j.proeng.2017.03.101Albert, M. (2007). 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In this research project a descriptive methodology was used, in which a diagnosis was carried out on the current state of the inactive file area of the UAN, Villavicencio headquarters, it was observed that the documents are not being managed correctly ; This information was recorded in a field diary as a technical tool for data collection, with the information collected, the elaboration of the classification tables (CCD), valuation (TVD), retention (TRD) and documentary inventory was continued for keep control of the academic documents that are stored in the inactive archive, guaranteeing their correct conservation; This allows the University to improve the management of information on the handling that must be given to documents under archiving regulationsFinally, an instruction manual was prepared for the handling of documents to guide the personnel in charge of carrying out their academic processes in the inactive archive to ensure the preservation and disposition of the archives, thus saving time in the search for documents and in the conservation of the same.La implementación de un sistema de gestión documental (SGD) para el archivo inactivo de la Universidad Antonio Nariño (UAN), sede Villavicencio, se propuso debido a que el archivo inactivo de la UAN se han dificultado los procesos de cómo se gestionan los documentos académicos, por lo que desconocen las técnicas archivísticas; de esto surge la necesidad de realizar una buena gestión sobre los documentos que se conservan en el patrimonio documental en la sede Villavicencio. En este proyecto de investigación se utilizó una metodología de tipo descriptivo, en el cual se llevó a cabo un diagnóstico sobre el estado actual del área de archivo inactivo de la UAN, sede Villavicencio, se observó que los documentos no están siendo gestionados de manera correcta; esta información se registró en un diario de campo como herramienta técnica para la recopilación de datos, con la información recolectada se dio continuidad a la elaboración de las tablas de clasificación (CCD), valoración (TVD), retención (TRD) e inventario documental para llevar el control de los documentos académicos que se almacenan en el archivo inactivo, garantizando su correcta conservación; esto le permite a la Universidad mejorar la gestión de la información sobre el manejo que se le debe dar a los documentos bajo la normatividad de archivo.Finalmente, se elaboró un instructivo para el manejo de los documentos que oriente al personal encargado de llevar sus procesos académicos en el archivo inactivo que asegure la preservación y disposición de los archivos, ahorrando así tiempo en la búsqueda de los documentos y en la conservación de los mismos.OtroIngeniero(a) IndustrialPregradoPresencialspaUniversidad Antonio NariñoIngeniería IndustrialFacultad de Ingeniería IndustrialVillavicencioPalabras claves: Gestión documental, fondo acumulado, archivo, instrumentos archivísticos, control de los documentos, conservación de los documentos, AGN.Finally, an instruction manual was prepared for the handling of documents to guide the personnel in charge of carrying out their academic processes in the inactive archive to ensure the preservation and disposition of the archives, thus saving time in the search for documents and in the conservation of the same. Keywords: Document management, accumulated funds, archive, archival instruments, document control, document conservation, AGN.Implementación de un sistema de gestión documental para el archivo inactivo de la universidad Antonio Nariño sede VillavicencioTrabajo de grado (Pregrado y/o Especialización)http://purl.org/coar/resource_type/c_7a1fhttp://purl.org/coar/version/c_970fb48d4fbd8a85ORIGINAL2020MarlyJohanaHernandezQuintero.pdf2020MarlyJohanaHernandezQuintero.pdfTrabajo de gradoapplication/pdf8152486https://repositorio.uan.edu.co/bitstreams/00925d43-ba0a-42f2-95ef-59e7b58a5995/downloadb7e3995408f85e79e9e307b3003399fcMD512020AutorizacióndeAutores1.pdf2020AutorizacióndeAutores1.pdfAutorización de Autoresapplication/pdf777169https://repositorio.uan.edu.co/bitstreams/8c113ea5-3e3f-480a-a152-e35699074375/download07c5cb300fc83194dc857cee8bbe12c4MD522020AutorizacióndeAutores2.pdf2020AutorizacióndeAutores2.pdfAutorización de 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