Diseño e implementación del sistema de gestión por procesos para la empresa Fersautos en las ciudades de Barrancabermeja, Barranquilla, Bucaramanga, Cartagena, Cúcuta y Medellín (2015)
El plan del Proyecto de Grado es establecer el sistema de gestión por procesos de la compañía Fersautos para mejorar los procesos en la empresa. Inicialmente se identificaron los problemas que tenían internamente, se realizó un diagnóstico que arrojó falencias en los procesos de la empresa. Se identificaron los procesos claves y necesarios para la compañía, los cuales se plasmaron en el mapa de procesos y se organizaron en procesos estratégicos, procesos de apoyo y procesos misionales. El objetivo general del proyecto fue diseñar, implementar y auditar el Sistema de Gestión por Procesos. Logrando así la estandarización de todas las actividades que la empresa realiza, para con ello tener la tranquilidad y confianza de que se realice de la misma forma las actividades en las 6 ciudades. Inicialmente los procesos se levantaron en comités con los Gerentes de la empresa (Gerente Administrativo, Gerente Comercial, Gerente Posventa y Gerente Financiero) y los colaboradores que más se involucraban con los procesos a documentar. En el diseño se hizo un filtro de los diferentes métodos de realización de la actividad, ya que en cada ciudad se realizaba diferente, se escogió el proceso que estuviera más completo y se complementó con lo que servía de los demás procesos, luego se llevaban a comité para su aprobación e implementación en la empresa y en sus diferentes ciudades. En el momento de la implementación se desplegó por medio de capacitaciones dadas por el Equipo de Gestión por Procesos conformado por Ing. Siomara Hernández, Kathy Andrea Yerena Vesga, Erika Granados Porras y Hermes Antonio Gutiérrez Lozano, y por medio del Sistema de Información de la empresa DMS, donde se subieron los diferentes procesos que a cada empleado le correspondía con la seguridad correspondiente para evitar los plagios. Las auditorias se realizaron a los diferentes procesos un mes después de su implementación, analizando si el proceso cumple con las necesidades de los colaboradores que interactúan dentro de los procesos. Con las Auditoras se pretende observar los cambios y con respecto a esto tomar las medidas necesarias para la mejora de los procesos, luego se debe hacer un comunicado a las 6 ciudades indicando las mejoras que se realicen en la documentación para eliminar los documentos obsoletos y comenzar a implementar los nuevos. El sistema de Gestión por Procesos ha permitido a la organización mejorar la realización de sus actividades, eliminando los reprocesos que existían en ella y permitiendo así proyectar la Certificación con la norma ISO 9001:2008.