Software web para apoyar la gestión de conceptos técnicos generados por el Archivo General de la Nación. (2022)
La digitalización, preservación y almacenamiento de los archivos de empresas públicas y privadas, se ha venido incorporando a grandes pasos, generando la necesidad de implementar sistemas de almacenamiento digital y difusión de archivos, otorgando al usuario agilidad y calidad en la consulta de información. El archivo general de la nación como ente regulador y creador de normas, procesos y protocolos para la conservación y preservación del archivo nacional, ha venido implementando diferentes servicios para la población en general con el fin de capacitar y despejar todas aquellas dudas que se generen en los nuevos procesos y procedimientos para la conservación de la documentación elaborada por las diferentes entidades. La subdirección de transformación digital e innovación archivística del archivo General de la Nación, realiza, emite y divulga conceptos técnicos solicitados por la población en general, dando solución a dudas e inquietudes sobre procesos archivísticos, sin embargo, se ha identificado que, para el proceso de almacenamiento y divulgación de estos, se toman tiempos extensos debido a la falta de un sistema de información especializado que permita realizar una gestión de forma eficiente, actualmente el sistema implementado se alimenta directamente de una carpeta compartida en el drive, la cual únicamente está disponible para la subdirección de sistema nacional de archivos generando retrasos en la publicación de los nuevos conceptos. La búsqueda o adquisición rápida de información de estos conceptos en la plataforma web, se ve limitada por la función de búsqueda implementada en el sistema actual para el público ya que es ambigua, sus parámetros se centran únicamente en los nombres de los archivos, limitando de forma drástica los resultados de cada consulta, obligando a los usuarios a realizar búsquedas de forma manual, dificultado la divulgación de la información contenida en los conceptos y su reutilización.