Plan de mejora en la gestión de compras de un outsourcing (2022)
El presente plan tiene como objetivo facilitar la gestión en el área de compras a través de una herramienta tecnológica, que contribuyan a que el proceso en este departamento tan importante en la compañía pueda ser más ágil, eficiente e innovador. Para ello, se realizó un análisis del proceso durante la creación de órdenes de compra, búsqueda de nuevos proveedores y cotizaciones. Se evidencio una oportunidad de mejora en esta labor; los clientes envían sus peticiones a los Key Account Manager para que estos gestionen las solicitudes pronto y con las mejores opciones; los KAM envían estas solicitudes al área de compras para que el área se encargue de enviar mínimo tres opciones que cumplan con los requerimientos, los mejores precios del mercado y un servicio excelente para cada cliente. Con lo anterior se pudo evidenciar que el área de compras no contaba con un directorio de proveedores e información de los mismos como servicio o productos, para que a partir de esto se pudiera realizar una actualización de precios y hablar directamente con el asesor de cuenta, ahorrando tiempo de búsqueda y de respuesta. La información que se manejaba en esta área era de uso exclusivo de la persona encargada, es decir, ningún miembro del equipo administrativo y financiero podía consultarla o acceder a ella, y debía esperar a que fuera compartida a través de correo electrónico. Por esta razón se busca realizar un mejoramiento en donde la información esté siempre disponible y actualizada. El proceso de mejora se realizó a partir de la creación y la aplicación de cambios a través de la transformación digital de datos, iniciando con la recopilación de información y las modificaciones de archivos planos para luego pasar a la plataforma Oracle APEX.