Servicio de infraestructura en la nube para la oficina de archivo de la Corte Suprema de Justicia (2023)
El siguiente documento trata cada uno de los puntos propuestos en la monografía de la especialización en Gestión de Tecnologías de la Información. Inicialmente se aborda la temática con árbol de problemas que identifica desde su base el origen de las causas que generan el problema que se plantea en el mismo. La implementación de este árbol de problemas facilita la estructuración y la identificación de los orígenes y efectos del problema. De este modo se logra encontrar de manera cronológica el inicio o el catalizador de las causas y efectos, que por otra parte una vez identificado permite dar ideas de posibles escenarios. Esto con el fin de generar estrategias que permitan las mejores rutas de trabajo, planeación y maniobras a implementar en las situaciones de transformación tecnológica. Posterior a esto en el punto que trata de lo que se quiere solucionar se aborda desde como la Corte Suprema de Justicia lleva a cabo diferentes actividades que resuelven una necesidad o servicio a la comunidad, una de estas actividades es el archivo y publicación de procesos jurídicos. Actualmente el proceso de archivo es híbrido, es decir, la gestión de los procesos jurídicos se hace sobre los expedientes físicos y electrónicos. Esto está causando duplicidad en la información, omisión en estándares documentales por parte de los usuarios que interactúan con los expedientes electrónicos, desorden en los documentos electrónicos. Así mismo se generan reprocesos en las actividades que desempeñan los funcionarios de la oficina de archivo general y salas especializadas. No se tiene definido procesos de almacenamiento electrónico, esto causa saturación en los dispositivos físicos y herramientas virtuales dedicadas para estos fines. Se evidencia problemáticas a nivel de infraestructura, proceso, planeación y capacitación de usuarios. El almacenamiento físico es limitado, por lo que, este se sobrecarga en cada unos los pasos por los que pasa un proceso judicial. Esto se debe a que los diferentes usuarios que interactúan con los datos y archivos de un proceso jurídico crean copias y generan su propio archivo de información relacionado al respectivo proceso. Aunque existe un protocolo de gestión documental creado por el Centro de Documentación Judicial (CENDOJ), este no es implementado por los funcionarios y empleados de la Corte Suprema de Justicia. Esto permite identificar que no existe un proceso definido para el almacenamiento electrónico. Adicional a esto se aborda la ideación de la solución con respecto a como La Corte Suprema de Justicia se vio obligada a dar el salto tecnológico necesario para tener continuidad en el servicio que brinda a la ciudadanía durante la pandemia e implementó herramientas TIC que fueron claves para lograr la atención a través de correo electrónico y gestión de archivos mediante herramientas tecnológicas La alta demanda por parte de los usuarios tanto internos como externos implicó saturación en los servicios web mencionados anteriormente. Por lo que, la Corte Suprema de Justicia se ve obligada a buscar soluciones informáticas que le permitan tener continuidad en la atención y servicio. De acuerdo con lo mencionado anteriormente se desarrollan los puntos relacionados con plantear la solución, sector objetivo, tendencias del sector, árbol de objetivos, a qué punto se desea llegar con la solución, proponer un árbol de objetivos. Adicionalmente en el punto de propuesta de valor de grafica el perfil del cliente y el mapa de valor propuesto para esta monografía, se propone el diseño para la solución tecnológica y el análisis del proceso de transformación digital; finalizando se mencionado los aspectos legales y contratación generales para la implementación de la solución tecnológica que se está proponiendo en el presente documento.