Diseño e implementación de herramientas para sistematizar las actividades administrativas que ejecutan los servidores públicos en la Umata de la Alcaldía Municipal de Junín Cundinamarca

Con el pasar del tiempo, el Registro Administrativo se ha convertido en una herramienta metodológica muy importante, para el mejoramiento de técnicas de recolección de información eficiente, en el desarrollo de las funciones misionales de las organizaciones públicas del Estado, de acuerdo con [6] cr...

Full description

Autores:
Beltran Jimenez, Rafael Guillermo
Tipo de recurso:
Trabajo de grado de pregrado
Fecha de publicación:
2021
Institución:
Universidad Santo Tomás
Repositorio:
Repositorio Institucional USTA
Idioma:
spa
OAI Identifier:
oai:repository.usta.edu.co:11634/34867
Acceso en línea:
http://hdl.handle.net/11634/34867
Palabra clave:
MRP
UMATA
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Logística de servicios
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description Con el pasar del tiempo, el Registro Administrativo se ha convertido en una herramienta metodológica muy importante, para el mejoramiento de técnicas de recolección de información eficiente, en el desarrollo de las funciones misionales de las organizaciones públicas del Estado, de acuerdo con [6] creándose con fines fiscales, administrativos, sociales y de Control Interno y Político; por lo que su recolección es sistemática y continua, sustentándose en la normatividad del MIPG. Siguiendo este orden de ideas, el presente proyecto de carácter social, se ejecutó con el fin de beneficiar a los funcionarios públicos de la UMATA del municipio de Junín Cundinamarca, en el cual, de acuerdo con [6], el registro en las dos herramientas implementadas, permite responder a requerimientos de política pública intersectorial o territorial (por ejemplo, permite construir indicadores para el Plan de Desarrollo Rural del mismo municipio), por lo que se diseñó con el alcance de poder brindar dos herramientas útiles, que le permitieran al momento de ejecutarlas, mejorar el Sistema de información agropecuario y rural del mismo municipio. La elaboración de las seis etapas, permitió la fase de diseño, instalación, implementación y capacitación al personal administrativo de la dependencia de la UMATA, estas etapas consisten en desarrollar una serie de actividades, que dieron lugar desde una etapa preliminar, que permitió dar el reconocimiento de las habilidades y destrezas en la labor del registro administrativo, así como también su caracterización de conocimientos técnicos, para el uso de herramientas administrativas de ingeniería, en el dominio de softwares informáticos. Para el desarrollo del primer objetivo, fue necesario evaluar y analizar la metodología en el registro de las actividades administrativas, ejecutadas en la prestación de los servicios agropecuarios por la UMATA de Junín, donde se utilizó técnicas de recolección de datos mediante entrevistas grupales, análisis de resultados del 2020 en el desempeño de la quinta dimensión del MIPG y observación participativa con los funcionarios de la UMATA. Para el desarrollo del segundo objetivo, fue necesario identificar las causas en el proceso administrativo de la UMATA de Junín, que dificultaron el sistema de registro de los servicios agropecuarios prestados a los usuarios, por lo que se tuvo en cuenta la información anterior, para proceder a realizar el diagnóstico de la situación social. Para el desarrollo del tercer objetivo, fue necesario plantear acciones de mejora que permitan mejorar la metodología de registro de información de las funciones misionales de UMATA de Junín Cundinamarca, por lo cual se propuso la reconstrucción de la primera herramienta y por la otra parte, la nueva construcción de la segunda herramienta MRP, ya que no la tenían y era necesaria e indispensable, para el registro complementario de sus funciones misionales de la UMATA de Junín. Para el desarrollo del cuarto objetivo, fue necesario la construcción de una base de datos automatizada, con la aplicación de programación de código de Microsoft Excel avanzado, denominada Visual Basic para aplicaciones y también la aplicación de Macros para facilitar las tareas repetitivas que generaban el registro de usuarios y servicios de la UMATA de Junín Cundinamarca. Las organizaciones necesitan aprovisionarse de materiales e insumos para el desarrollo de las actividades en la prestación de servicios. Estos aprovisionamientos se acumulan en las empresas y deben ser gestionados para su correcta manipulación y conservación, [27] por ello; para el desarrollo del quinto objetivo fue necesario construir una herramienta más adecuada a los requerimientos en el registro administrativo de los insumos y materiales, usados en las funciones misionales de las asistencias técnicas que prestan cotidianamente los funcionarios públicos a los usuarios de Junín, por lo que fue preocupante que en la dependencia de la UMATA carecieran de una herramienta para tan importante gestión de MRP; por lo cual se investigó a cerca de las metodologías de registro de inventario y al final se definió un exitoso modelo que maneja la empresa BIND ERP, para manejo de inventarios en las microempresas, donde posteriormente nos sirvió de gran ayuda, con el propósito de diseñar la base de datos más automatizada y personalizada para el registro y manejo de inventario de la UMATA; es importante mencionar que se robustece el concepto creando una herramienta completa y a la vez muy práctica y de uso intuitivo, permitiendo a los funcionarios públicos, al momento de implementarla, dominarla en tan pocas horas, logrando contribuir al importante trabajo de sistematizar información valiosa, para la trazabilidad de gestión de la misma dependencia ante la contraloría y Control Interno, con el propósito de entregar informes de gestión transparentes, verídicos y actualizados. El proyecto social diseñó e implementó dos (2) herramientas de muchísimo potencial y complementarias, para sistematizar las actividades administrativas que ejecutan los servidores públicos en la UMATA de Junín Cundinamarca, proponiendo un enfoque en el cumplimiento del registro administrativo, con encausamiento estadístico como lo sugiere la normatividad en la dimensión cinco (5), del MIPG, con el propósito de entregar informes con gráficas y Tablas Dinámicas que faciliten la interpretación de los informes a presentar a la fecha, donde finalmente para demostrar las capacidades en a la implementación de la herramienta de E.R.P de la UMATA, el estudiante elaboró un Dashboard por sector económico, para demostrar la utilidad de analizar la trazabilidad del Registro Administrativo por sector en la UMATA del municipio de Junín.
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Siguiendo este orden de ideas, el presente proyecto de carácter social, se ejecutó con el fin de beneficiar a los funcionarios públicos de la UMATA del municipio de Junín Cundinamarca, en el cual, de acuerdo con [6], el registro en las dos herramientas implementadas, permite responder a requerimientos de política pública intersectorial o territorial (por ejemplo, permite construir indicadores para el Plan de Desarrollo Rural del mismo municipio), por lo que se diseñó con el alcance de poder brindar dos herramientas útiles, que le permitieran al momento de ejecutarlas, mejorar el Sistema de información agropecuario y rural del mismo municipio. La elaboración de las seis etapas, permitió la fase de diseño, instalación, implementación y capacitación al personal administrativo de la dependencia de la UMATA, estas etapas consisten en desarrollar una serie de actividades, que dieron lugar desde una etapa preliminar, que permitió dar el reconocimiento de las habilidades y destrezas en la labor del registro administrativo, así como también su caracterización de conocimientos técnicos, para el uso de herramientas administrativas de ingeniería, en el dominio de softwares informáticos. Para el desarrollo del primer objetivo, fue necesario evaluar y analizar la metodología en el registro de las actividades administrativas, ejecutadas en la prestación de los servicios agropecuarios por la UMATA de Junín, donde se utilizó técnicas de recolección de datos mediante entrevistas grupales, análisis de resultados del 2020 en el desempeño de la quinta dimensión del MIPG y observación participativa con los funcionarios de la UMATA. Para el desarrollo del segundo objetivo, fue necesario identificar las causas en el proceso administrativo de la UMATA de Junín, que dificultaron el sistema de registro de los servicios agropecuarios prestados a los usuarios, por lo que se tuvo en cuenta la información anterior, para proceder a realizar el diagnóstico de la situación social. Para el desarrollo del tercer objetivo, fue necesario plantear acciones de mejora que permitan mejorar la metodología de registro de información de las funciones misionales de UMATA de Junín Cundinamarca, por lo cual se propuso la reconstrucción de la primera herramienta y por la otra parte, la nueva construcción de la segunda herramienta MRP, ya que no la tenían y era necesaria e indispensable, para el registro complementario de sus funciones misionales de la UMATA de Junín. Para el desarrollo del cuarto objetivo, fue necesario la construcción de una base de datos automatizada, con la aplicación de programación de código de Microsoft Excel avanzado, denominada Visual Basic para aplicaciones y también la aplicación de Macros para facilitar las tareas repetitivas que generaban el registro de usuarios y servicios de la UMATA de Junín Cundinamarca. Las organizaciones necesitan aprovisionarse de materiales e insumos para el desarrollo de las actividades en la prestación de servicios. Estos aprovisionamientos se acumulan en las empresas y deben ser gestionados para su correcta manipulación y conservación, [27] por ello; para el desarrollo del quinto objetivo fue necesario construir una herramienta más adecuada a los requerimientos en el registro administrativo de los insumos y materiales, usados en las funciones misionales de las asistencias técnicas que prestan cotidianamente los funcionarios públicos a los usuarios de Junín, por lo que fue preocupante que en la dependencia de la UMATA carecieran de una herramienta para tan importante gestión de MRP; por lo cual se investigó a cerca de las metodologías de registro de inventario y al final se definió un exitoso modelo que maneja la empresa BIND ERP, para manejo de inventarios en las microempresas, donde posteriormente nos sirvió de gran ayuda, con el propósito de diseñar la base de datos más automatizada y personalizada para el registro y manejo de inventario de la UMATA; es importante mencionar que se robustece el concepto creando una herramienta completa y a la vez muy práctica y de uso intuitivo, permitiendo a los funcionarios públicos, al momento de implementarla, dominarla en tan pocas horas, logrando contribuir al importante trabajo de sistematizar información valiosa, para la trazabilidad de gestión de la misma dependencia ante la contraloría y Control Interno, con el propósito de entregar informes de gestión transparentes, verídicos y actualizados. El proyecto social diseñó e implementó dos (2) herramientas de muchísimo potencial y complementarias, para sistematizar las actividades administrativas que ejecutan los servidores públicos en la UMATA de Junín Cundinamarca, proponiendo un enfoque en el cumplimiento del registro administrativo, con encausamiento estadístico como lo sugiere la normatividad en la dimensión cinco (5), del MIPG, con el propósito de entregar informes con gráficas y Tablas Dinámicas que faciliten la interpretación de los informes a presentar a la fecha, donde finalmente para demostrar las capacidades en a la implementación de la herramienta de E.R.P de la UMATA, el estudiante elaboró un Dashboard por sector económico, para demostrar la utilidad de analizar la trazabilidad del Registro Administrativo por sector en la UMATA del municipio de Junín.Over time, With the passing of time, the Administrative Record has become a very important methodological tool for the improvement of efficient information gathering techniques in the development of the mission functions of public organizations of the State, according to [6] created for fiscal, administrative, social, internal control and political purposes; therefore, its collection is systematic and continuous, based on the MIPG regulations. Following this order of ideas, the present project of social character, was executed in order to benefit public officials of the UMATA of the municipality of Junín Cundinamarca, in which, according to [6], the record in the two implemented tools, allows to respond to requirements of intersectoral or territorial public policy (for example, The project was designed to provide two useful tools that would allow the municipality to improve the agricultural and rural information system of the municipality at the time of implementation. The elaboration of the six stages allowed the design phase, installation, implementation and training of the administrative staff of the UMATA unit, these stages consisted of developing a series of activities, which resulted from a preliminary stage, which allowed the recognition of the skills and abilities in the work of administrative registration, as well as its characterization of technical knowledge, for the use of administrative engineering tools, in the domain of computer software. For the development of the first objective, it was necessary to evaluate and analyze the methodology in the registration of administrative activities, executed in the provision of agricultural services by the UMATA of Junín, where data collection techniques were used through group interviews, analysis of 2020 results in the performance of the fifth dimension of the MIPG and participatory observation with UMATA officials. For the development of the second objective, it was necessary to identify the causes in the administrative process of the UMATA of Junín, which hindered the registration system of agricultural services provided to users, so the previous information was taken into account to proceed with the diagnosis of the social situation. For the development of the third objective, it was necessary to propose improvement actions to improve the methodology for recording information on the mission functions of UMATA of Junín Cundinamarca, for which the reconstruction of the first tool was proposed and on the other hand, the new construction of the second MRP tool, since they did not have it and it was necessary and indispensable for the complementary registration of their mission functions of the UMATA of Junín. For the development of the fourth objective, it was necessary to build an automated database, with the application of advanced Microsoft Excel code programming, called Visual Basic for applications and also the application of Macros to facilitate repetitive tasks that generated the registration of users and services of the UMATA of Junín Cundinamarca. Organizations need to procure materials and inputs for the development of activities in the provision of services. These supplies accumulate in the companies and must be managed for their correct handling and conservation, [27] therefore; for the development of the fifth objective it was necessary to build a tool more appropriate to the requirements in the administrative registration of supplies and materials used in the mission functions of the technical assistance provided daily by public officials to the users of Junín, so it was worrying that the UMATA unit lacked a tool for such an important MRP management; Therefore, we investigated about the methodologies for inventory registration and in the end we defined a successful model that manages the company BIND ERP, for inventory management in microenterprises, which later served us as a great help, in order to design the most automated and customized database for the registration and inventory management of UMATA; It is important to mention that the concept was refined by creating a complete tool and at the same time very practical and intuitive to use, allowing public officials, at the time of implementation, to master it in just a few hours, contributing to the important work of systematizing valuable information, for the traceability of management of the same unit before the comptroller and Internal Control, in order to deliver transparent, truthful and updated management reports. The social project designed and implemented 2 tools of great potential and complementary, to systematize the administrative activities carried out by public servants in the UMATA of Junín Cundinamarca, proposing a focus on compliance with the administrative record, with statistical channeling as suggested by the regulations in dimension five (5) of the MIPG, in order to deliver reports with graphs and pivot tables that facilitate the interpretation of the reports to be submitted to date, where finally to demonstrate the capabilities in the implementation of the tool E. R.P of the UMATA, the student elaborated a Dashboard by economic sector, to demonstrate the usefulness of analyzing the traceability of the Administrative Record by sector in the UMATA of the municipality of Junín.Ingeniero Industrialhttp://unidadinvestigacion.usta.edu.coPregradoapplication/pdfspaUniversidad Santo TomásPregrado Ingeniería IndustrialFacultad de Ingeniería IndustrialAtribución-NoComercial-SinDerivadas 2.5 Colombiahttp://creativecommons.org/licenses/by-nc-nd/2.5/co/Abierto (Texto Completo)info:eu-repo/semantics/openAccesshttp://purl.org/coar/access_right/c_abf2Diseño e implementación de herramientas para sistematizar las actividades administrativas que ejecutan los servidores públicos en la Umata de la Alcaldía Municipal de Junín CundinamarcaMRPUMATAAdministrative recordLogística de serviciosGestión de InventariosGerencia de proyectosMRPRegistro administrativoUMATATrabajo de gradoinfo:eu-repo/semantics/acceptedVersionFormación de Recurso Humano para la Ctel: Trabajo de grado de Pregradohttp://purl.org/coar/resource_type/c_7a1finfo:eu-repo/semantics/bachelorThesisCRAI-USTA Bogotá16787_acuerdo-municipal-04-de-2020, AcuerdoU.S.C. 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