Diseño e implementación del proceso de facturación para el área de presupuesto J8 - DOD US Embassy Colombia.
En el siguiente trabajo se detalla el proceso de prácticas profesionales realizadas en la empresa arcano 66 S.A.S, la cual provee servicios de personal para el grupo militar de la embajada de los Estados Unidos de América en Colombia bajo el contrato TO3001; el proceso de prácticas se desarrolló en...
- Autores:
-
Sánchez Castiblanco, Carlos Alberto
- Tipo de recurso:
- Trabajo de grado de pregrado
- Fecha de publicación:
- 2020
- Institución:
- Universidad Santo Tomás
- Repositorio:
- Repositorio Institucional USTA
- Idioma:
- spa
- OAI Identifier:
- oai:repository.usta.edu.co:11634/27754
- Acceso en línea:
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- Palabra clave:
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En el siguiente trabajo se detalla el proceso de prácticas profesionales realizadas en la empresa arcano 66 S.A.S, la cual provee servicios de personal para el grupo militar de la embajada de los Estados Unidos de América en Colombia bajo el contrato TO3001; el proceso de prácticas se desarrolló en la unidad J8 o departamento de Resoursing Military Office en adelante RMO que es la encarga del manejo de todo el presupuesto financiero de la misión en Colombia. Durante los procesos de revisión, aprobación y reporte de facturas al pasar por varias unidades o áreas, se suele caer en reprocesos (ver anexo 1) lo cual hace que dos personas o más, analicen y procesen varias veces la misma información, lo que conlleva a pérdida de recursos y sobrecostos. El plan de mejora desarrollado en las prácticas profesionales consiste en la creación de un archivo digital en formato Excel donde está la información más relevante, (ver anexo 2), el cual contiene acceso información desde todas las unidades involucradas en el proceso como lo son Contracting a modo de consulta, RMO, Communications y el área de Financial Management officer en adelante FMO, quien son los encargados de realizar los pagos. Cabe aclarar que no fue necesario crear protocolos de seguridad de la información ya que a cada archivo creado dentro de los servidores del Department of Defense en adelante DOD, el equipo de tecnología o IT por sus siglas en inglés, realiza rastreo y seguimiento de cada usuario que manipule, consulte y modifique cada archivo indistintamente de su rango o dependencia a fin tener trazabilidad de la manipulación de archivos en caso de presentar algún error. Básicamente se plantea mitigar los tiempos que toma una persona en validar y resumir la información de todos los documentos necesarios para un pago y así mismo de cara al proveedor que los tiempos de pago sean más rápidos, lo que les permitirá tener un mayor flujo de caja y una mayor calidad y preferencia de servicio. |
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Repositorio USTAhttp://hdl.handle.net/11634/27754reponame:Repositorio Institucional Universidad Santo Tomásinstname:Universidad Santo Tomásrepourl:https://repository.usta.edu.coEn el siguiente trabajo se detalla el proceso de prácticas profesionales realizadas en la empresa arcano 66 S.A.S, la cual provee servicios de personal para el grupo militar de la embajada de los Estados Unidos de América en Colombia bajo el contrato TO3001; el proceso de prácticas se desarrolló en la unidad J8 o departamento de Resoursing Military Office en adelante RMO que es la encarga del manejo de todo el presupuesto financiero de la misión en Colombia. Durante los procesos de revisión, aprobación y reporte de facturas al pasar por varias unidades o áreas, se suele caer en reprocesos (ver anexo 1) lo cual hace que dos personas o más, analicen y procesen varias veces la misma información, lo que conlleva a pérdida de recursos y sobrecostos. El plan de mejora desarrollado en las prácticas profesionales consiste en la creación de un archivo digital en formato Excel donde está la información más relevante, (ver anexo 2), el cual contiene acceso información desde todas las unidades involucradas en el proceso como lo son Contracting a modo de consulta, RMO, Communications y el área de Financial Management officer en adelante FMO, quien son los encargados de realizar los pagos. Cabe aclarar que no fue necesario crear protocolos de seguridad de la información ya que a cada archivo creado dentro de los servidores del Department of Defense en adelante DOD, el equipo de tecnología o IT por sus siglas en inglés, realiza rastreo y seguimiento de cada usuario que manipule, consulte y modifique cada archivo indistintamente de su rango o dependencia a fin tener trazabilidad de la manipulación de archivos en caso de presentar algún error. Básicamente se plantea mitigar los tiempos que toma una persona en validar y resumir la información de todos los documentos necesarios para un pago y así mismo de cara al proveedor que los tiempos de pago sean más rápidos, lo que les permitirá tener un mayor flujo de caja y una mayor calidad y preferencia de servicio.Summary The following work details the professional internship process carried out in the arcano 66 S.A.S company, which provides personnel services for the military group of the embassy of the United States of America in Colombia under contract TO3001; The internship process is located in unit J8 or Resources Department of the Military Office, hereinafter RMO, which is responsible for managing the entire financial budget of the mission in Colombia. During the processes of review, approval and reporting of facts when passing through several units or areas, it generally falls into reprocesses (see Annex 1) which causes two or more people to analyze and process the same information several times, which leads to loss of resources and cost overruns. The improvement plan developed in professional practices consists of creating a digital file in Excel format where the most relevant information is, (see Annex 2), which contains access to information from all the units involved in the process as the Contracting Party. by way of consultation, RMO, Communications and the area of Financial Management Officer hereinafter FMO, who are responsible for making payments. It should be clarified that it is not necessary to create information security protocols since each file created within the servers of the Department of Defense, hereafter DOD, the technology or IT team, carry out monitoring and follow-up of each user that manipulate, consult and modify each file regardless of their range or dependency in order to have traceability of file manipulation in case of errors. Basically, it is proposed to mitigate the time it takes for a person to validate and summarize the information of all the documents necessary for a payment and also in the face of the provider that the payment times are faster, which will have a greater cash flow. and a higher quality and service preference.Profesional en Negocios Internacionaleshttp://unidadinvestigacion.usta.edu.coPregradoapplication/pdfspaUniversidad Santo TomásPregrado Negocios InternacionalesFacultad de Negocios InternacionalesCC0 1.0 Universalhttp://creativecommons.org/publicdomain/zero/1.0/Abierto (Texto Completo)info:eu-repo/semantics/openAccesshttp://purl.org/coar/access_right/c_abf2Diseño e implementación del proceso de facturación para el área de presupuesto J8 - DOD US Embassy Colombia.EmbassyInvoicesSupplierBudgetContractPaymentClauseimplementFinanzasGestión de negociosAdministración de proyectosEmbajadaFacturasProveedorPresupuestoContratoPagoClausulaimplementarTrabajo de gradoinfo:eu-repo/semantics/acceptedVersionFormación de Recurso Humano para la Ctel: Trabajo de grado de Pregradohttp://purl.org/coar/resource_type/c_7a1finfo:eu-repo/semantics/bachelorThesisCRAI-USTA BogotáArcano66 (2020). 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