Propuesta de Mejora del Sistema de Gestión Administrativa de la Inspección de Policía del Municipio de Ubaté. (2024)
El presente proyecto de Desarrollo Comunitario se enfocó en proponer soluciones a los problemas del sistema de gestión administrativa de inspección de policía del municipio de Ubaté, utilizando las metodologías de Lean Service y el Modelo Estándar de Control Interno (MECI). La meta principal fue crear una propuesta de mejora que optimizara los procesos internos, redujera los tiempos de respuesta, mejorara la eficiencia del servicio a la comunidad y fortaleciera el control interno, para alcanzar este objetivo, se realizaron diversas actividades, como la caracterización detallada del sistema actual de gestión, la identificación de áreas con oportunidades y el desarrollo de la propuesta. Se llevó a cabo un análisis detallado de los procesos administrativos realizados en la inspección de policía, con el fin de identificar debilidades, fortalezas, procesos y actividades que no generan valor del sistema actual durante la caracterización de este. Se emplearon diversas herramientas, como el mapeo de procesos, diagramas de flujo y matrices, para lograr una comprensión integral de la situación actual. A partir de este análisis se detectaron diversos reprocesos, lo cual impactaba negativamente en los tiempos de respuesta a la comunidad y la eficiencia general del sistema. A partir de estos descubrimientos, se elaboró una propuesta de mejora que tuvo como enfoque la implementación de principios Lean Service para mejorar los procesos administrativos, se plantearon medidas concretas para eliminar los reprocesos, mejorar la eficiencia operativa en general y fortalecer el control interno. También se propuso implementar tecnología de gestión de casos para mejorar el manejo de denuncias y quejas, así como digitalizar archivos y capacitar al personal en habilidades de comunicación y resolución de conflictos. Considerando las limitaciones de recursos y el contexto específico de la inspección de policía de Ubaté, se elaboró la propuesta de mejora con un enfoque práctico y realista. Se fijaron metas y objetivos claros para evaluar el éxito de la implementación, además de un plan para llevar a cabo las acciones propuestas, se resaltó la importancia de que todos los implicados participen activamente, desde el personal de inspección policial hasta líderes comunitarios y autoridades locales, para asegurar el éxito sostenido de la propuesta de mejora. Finalmente, el proyecto actual ofrece una base sólida para abordar los desafíos del sistema de gestión administrativa de la inspección de policía de Ubaté. La metodología Lean Service proporciona un enfoque sistemático y estructurado para identificar y eliminar desperdicios en los procesos administrativos, lo que puede resultar en una mejora significativa en la eficiencia y calidad del servicio prestado. Además, la implementación del Modelo Estándar de Control Interno (MECI) brinda un marco sólido para fortalecer el control interno, promover la transparencia y garantizar el cumplimiento de los objetivos institucionales. Sin embargo, se reconoce que llevar a cabo la propuesta requerirá un esfuerzo constante y un compromiso sostenido de todas las partes involucradas, así como una capacitación adecuada en ambas metodologías para asegurar su efectiva implementación y continuidad en el tiempo.