Proponer un plan de mejora en la dependencia denominada subdirección administrativa del ministerio de salud y protección social (2022)
El presente proyecto de grado pretende cumplir con el objetivo general de Proponer un Plan de Mejora en la dependencia denominada Subdirección Administrativa del Ministerio de Salud y Protección Social, conforme a los distintos inconvenientes encontrados en el diagnóstico realizado por medio de la herramienta Modelo de Modernización para la Gestión de Organizaciones -MMGO, con el fin de optimizar el Sistema Integrado de Gestión-SIG. En relación con la metodología, el presente trabajo de grado se desarrolla una investigación de las características de la empresa Ministerio de Salud y Protección Social, plasmando su reseña histórica, su marco jurídico, los compromisos encontrados en el Plan Nacional de Desarrollo-PND 2018-2022, continuando con el direccionamiento estratégico (misión, visión, políticas, objetivos, metas), y su análisis del macroentorno (políticos, económicos, sociales, tecnológicos, jurídicos y ambientales, los objetivos de desarrollo sostenible), junto con el análisis del micro entorno (proveedores, clientes, intermediarios de marketing, competidores), información hallada dentro del Grupo de Desarrollo Organizacional de la Oficina Asesora de Planeación y Estudios Sectoriales, grupo encargado del diseño, desarrollo, implementación seguimiento, evaluación y mejora continua, con su ciclo Planear, Hacer, Vigilar y Actuar-PHVA, información obtenida por medio de entrevistas a contratistas y funcionarios de carrera administrativa relacionados con información recibida de elementos de la cultura organizacional, estructura organizacional, producción, finanzas, gestión humana, importaciones, logística, asociatividad, comunicación, innovación, gestión ambiental, responsabilidad social, participación, quienes respondieron a preguntas y revisión de documentos de la entidad. La revisión de documentos se llevó a cabo desde el año 2020 en el segundo semestre y finalizó a julio de 2021. La principal herramienta de investigación fue la página web de Minsalud junto con la Intranet y el repositorio documental del Sistema Integrado de Gestión, en donde reposa toda la información estratégica, misional de apoyo y evaluación. Igualmente se lleva a cabo el diagnóstico con la herramienta Modelo de Modernización para la Gestión de Organizaciones-MMGO que permite identificar problemas de impacto en la organización, por medio de la obtención de información para su correspondiente tabulación e interpretación generada en el análisis y las conclusiones tanto del análisis del entorno, el direccionamiento estratégico, la cultura organizacional, la estructura organizacional, gestión de mercadeo, gestión de producción, gestión financiera, logística y asociatividad. En la actualidad los administradores de empresas cuentan con una multitud de metodologías y herramientas que permiten el seguimiento, análisis y evaluación de manera eficaz y eficiente, en especial en el presente trabajo relacionado con los distintos componentes de una organización por medio de la matriz MMGO que significa Modelo de Modernización para la Gestión de Organizaciones, esta herramienta es de carácter administrativo y permite hacer una medición del estado de gestión al Ministerio de Salud y Protección Social en un momento determinado y consiste el diligenciamiento en una matriz en formato Excel en sus distintos componentes desde el análisis del entorno ,pasando por la gestión financiera y finalizando con la gestión ambiental entre otros, lo que permite realizar una calificación para cada componente y sus ítems o descriptores y estadios para valorar y seleccionar los más representativos en escala de menor a mayor siendo los primeros en ser objeto de mejora, lo que permite evaluar y generar un diagnóstico de los resultados obtenidos y su posterior análisis cuantitativo de los dieciséis (16) componentes junto con los ciento catorce (114) variables medidas de acuerdo con los aspectos reales encontrados en el Ministerio de Salud y Protección Social de Colombia en el año 2020, permitiendo por último generar un diagnóstico de los aspectos a priorizar para la toma de decisiones y llevar a cabo sus correspondientes acciones de mejora. Es importante mencionar que la información detallada actual y real, fue extraída de la página web de Minsalud.gov.co, documentación disponible en el repositorio documental del SIG, hallando documentos vigentes y actualizados e igualmente por medio de entrevistas personales, virtuales tanto por correos electrónicos, whatsApp, llamadas telefónicas que respondieron a preguntas específicas y detalladas en la matriz MMGO por parte de los funcionarios de la Oficina Asesora de Planeación y Estudios Sectoriales, Grupo de Desarrollo Organizacional, igualmente a la Subdirección Gestión del Talento Humano y Secretaría General. Se alcanzaron unos resultados a nivel general muy positivos debido al compromiso y cumplimiento de la entidad ante la normatividad que así lo exige y por el compromiso de cumplir con la misión, visión y objetivos y cumplimiento del sistema de salud nacional. De los dieciséis (16) componentes se encontraron dos que no aplican para las entidades como Minsalud que pertenece al sector público, como son las exportaciones y la gestión de mercados. En relación con el problema encontrado, se hallaron tres componentes en el diagnóstico con baja calificación y que en el corto plazo se hace necesario tomar acciones de mejora como son: Gestión ambiental con 82,64. La dependencia que lidera este componente en Minsalud es la Secretaría General con su dependencia Subdirección Administrativa; Cultura Organizacional con 84,55. Competencia de la Secretaría General y Gestionada por la Subdirección de Talento Humano y Direccionamiento Estratégico con 85,76, Gestionada por la Oficina Asesora de Planeación y Estudios Sectoriales. Como alternativa de solución se contempla que en la dependencia denominada Subdirección Administrativa debe llevar a cabo las acciones de mejora incluidas en la propuesta del plan de mejoramiento para diseñar, desarrollar, implementar, evaluar y mejorar el Sistema de Gestión Ambiental en el Ministerio de Salud y Protección Social Las principales lecciones aprendidas están relacionadas con el conocimiento y manejo adecuado con herramientas administrativas como la MMGO, que permite llevar a cabo una evaluación y diagnóstico muy importantes para la toma de decisiones. Otra lección es que la información por parte de las fuentes de información debe ser de primera mano o directamente con los directores y funcionarios técnicos y profesionales responsables de las actividades de la entidad mencionada. En los aspectos mencionados en la matriz MMGO y que fueron recolectados por medio de revisión documental recibida de las personas entrevistadas o consultadas por otros medios, igualmente documentación que se dispone en el repositorio del Sistema Integrado de Gestión y por consultas personales o en llamadas telefónicas, correos electrónicos principalmente. Las conclusiones más importantes comprenden entre otras, las relacionadas con el conocimiento de la existencia de herramientas administrativas que permiten cumplir con aspectos de evaluación y diagnóstico como la MMGO. Igualmente, los distintos diagnósticos son generados en las entidades de acuerdo a sus particularidades, como si es pública o privada, sector, tamaño, liderazgo de temas y políticas que repercuten en la sociedad y la identificación de los problemas a resolver por medio de un plan de acción que permita llevar a cabo los requerimientos definidos en el presente proyecto.