Diseño e implementación de herramientas para sistematizar las actividades administrativas que ejecutan los servidores públicos en la Umata de la Alcaldía Municipal de Junín Cundinamarca (2021)
Con el pasar del tiempo, el Registro Administrativo se ha convertido en una herramienta metodológica muy importante, para el mejoramiento de técnicas de recolección de información eficiente, en el desarrollo de las funciones misionales de las organizaciones públicas del Estado, de acuerdo con [6] creándose con fines fiscales, administrativos, sociales y de Control Interno y Político; por lo que su recolección es sistemática y continua, sustentándose en la normatividad del MIPG. Siguiendo este orden de ideas, el presente proyecto de carácter social, se ejecutó con el fin de beneficiar a los funcionarios públicos de la UMATA del municipio de Junín Cundinamarca, en el cual, de acuerdo con [6], el registro en las dos herramientas implementadas, permite responder a requerimientos de política pública intersectorial o territorial (por ejemplo, permite construir indicadores para el Plan de Desarrollo Rural del mismo municipio), por lo que se diseñó con el alcance de poder brindar dos herramientas útiles, que le permitieran al momento de ejecutarlas, mejorar el Sistema de información agropecuario y rural del mismo municipio. La elaboración de las seis etapas, permitió la fase de diseño, instalación, implementación y capacitación al personal administrativo de la dependencia de la UMATA, estas etapas consisten en desarrollar una serie de actividades, que dieron lugar desde una etapa preliminar, que permitió dar el reconocimiento de las habilidades y destrezas en la labor del registro administrativo, así como también su caracterización de conocimientos técnicos, para el uso de herramientas administrativas de ingeniería, en el dominio de softwares informáticos. Para el desarrollo del primer objetivo, fue necesario evaluar y analizar la metodología en el registro de las actividades administrativas, ejecutadas en la prestación de los servicios agropecuarios por la UMATA de Junín, donde se utilizó técnicas de recolección de datos mediante entrevistas grupales, análisis de resultados del 2020 en el desempeño de la quinta dimensión del MIPG y observación participativa con los funcionarios de la UMATA. Para el desarrollo del segundo objetivo, fue necesario identificar las causas en el proceso administrativo de la UMATA de Junín, que dificultaron el sistema de registro de los servicios agropecuarios prestados a los usuarios, por lo que se tuvo en cuenta la información anterior, para proceder a realizar el diagnóstico de la situación social. Para el desarrollo del tercer objetivo, fue necesario plantear acciones de mejora que permitan mejorar la metodología de registro de información de las funciones misionales de UMATA de Junín Cundinamarca, por lo cual se propuso la reconstrucción de la primera herramienta y por la otra parte, la nueva construcción de la segunda herramienta MRP, ya que no la tenían y era necesaria e indispensable, para el registro complementario de sus funciones misionales de la UMATA de Junín. Para el desarrollo del cuarto objetivo, fue necesario la construcción de una base de datos automatizada, con la aplicación de programación de código de Microsoft Excel avanzado, denominada Visual Basic para aplicaciones y también la aplicación de Macros para facilitar las tareas repetitivas que generaban el registro de usuarios y servicios de la UMATA de Junín Cundinamarca. Las organizaciones necesitan aprovisionarse de materiales e insumos para el desarrollo de las actividades en la prestación de servicios. Estos aprovisionamientos se acumulan en las empresas y deben ser gestionados para su correcta manipulación y conservación, [27] por ello; para el desarrollo del quinto objetivo fue necesario construir una herramienta más adecuada a los requerimientos en el registro administrativo de los insumos y materiales, usados en las funciones misionales de las asistencias técnicas que prestan cotidianamente los funcionarios públicos a los usuarios de Junín, por lo que fue preocupante que en la dependencia de la UMATA carecieran de una herramienta para tan importante gestión de MRP; por lo cual se investigó a cerca de las metodologías de registro de inventario y al final se definió un exitoso modelo que maneja la empresa BIND ERP, para manejo de inventarios en las microempresas, donde posteriormente nos sirvió de gran ayuda, con el propósito de diseñar la base de datos más automatizada y personalizada para el registro y manejo de inventario de la UMATA; es importante mencionar que se robustece el concepto creando una herramienta completa y a la vez muy práctica y de uso intuitivo, permitiendo a los funcionarios públicos, al momento de implementarla, dominarla en tan pocas horas, logrando contribuir al importante trabajo de sistematizar información valiosa, para la trazabilidad de gestión de la misma dependencia ante la contraloría y Control Interno, con el propósito de entregar informes de gestión transparentes, verídicos y actualizados. El proyecto social diseñó e implementó dos (2) herramientas de muchísimo potencial y complementarias, para sistematizar las actividades administrativas que ejecutan los servidores públicos en la UMATA de Junín Cundinamarca, proponiendo un enfoque en el cumplimiento del registro administrativo, con encausamiento estadístico como lo sugiere la normatividad en la dimensión cinco (5), del MIPG, con el propósito de entregar informes con gráficas y Tablas Dinámicas que faciliten la interpretación de los informes a presentar a la fecha, donde finalmente para demostrar las capacidades en a la implementación de la herramienta de E.R.P de la UMATA, el estudiante elaboró un Dashboard por sector económico, para demostrar la utilidad de analizar la trazabilidad del Registro Administrativo por sector en la UMATA del municipio de Junín.