Implementación de un sistema de gestión documental en un entorno colaborativo

SharePoint1 [1] es una herramienta de productividad que ayuda a tener toda la información relacionada con un objetivo particular en un mismo lugar, sin importar el tipo o formato en el que dicha información se encuentre: bien pueden ser documentos de Word así como cualquier clase de archivo que usualmente se almacena en otro tipo de aplicaciones como listas de contactos, noticias, bases de datos de productos, planeación de proyectos o listas de noticias. Esta herramienta administradora de contenidos permite compartir información dentro de una organización creando páginas web de una forma muy rápida; realizar la gestión de la información almacenada de forma sencilla, facilitar la búsqueda de información, evitando al usuario conocer donde esta almacenada, además mantiene el rastro de las actualizaciones y cambios realizados por los usuarios. Entre sus características SharePoint provee una plataforma para que la información sea compartida entre grupos de usuarios tales como equipos de proyectos, departamentos, áreas o inclusive entre toda la organización. Esta característica entre otras, son necesarias para la implementación de sistemas de gestión documental en las empresas, donde la información es compartida entre usuarios. “Se entiende por gestión documental el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.” 2 Dada las características provistas por SharePoint, nace la idea del uso de esta herramienta para la implementación del sistema de gestión documental Gacela, el cual permitirá mantener un ambiente colaborativo de información entre los diferentes usuarios en las áreas y dependencias de la Central Hidroeléctrica de Caldas. Gacela permitirá a los empleados de la organización la radicación de correspondencia dentro y fuera de la empresa, donde los documentos radicados deberán pasar por un proceso de aprobación para que finalmente estos sean publicados, manteniendo un histórico desde el momento que el documento fue radicado hasta que finalmente fue aprobado o rechazado.

• Autores: Julío Rodríguez, Jésus Enrique
• Fecha de publicación: 2011
• Institución: Universidad de San Buenaventura
• Repositorio: Repositorio USB
• Idioma: spa
• OAI Identifier: oai:bibliotecadigital.usb.edu.co:10819/18459
• Acceso en línea: https://hdl.handle.net/10819/18459
• Palabra clave: Gestión documental; Administracion de documentos; Sistemas de información; Diseño de software
• License: http://purl.org/coar/access_right/c_14cb