Diseño de plan para la prevención, atención y la mitigación de consecuencias ocasionadas por desastres en el archivo fisico de la CTB

Mediante el desarrollo del presente proyecto de grado, se da a conocer las diferentes estrategias que se pueden implementar al interior de los fondos documentales teniendo en cuenta los riesgos a los cuales están expuestos. Teniendo en cuenta el planteamiento se realiza un diagnostico del archivo de la Corporación Tecnologica de Bogotá (CTB), donde se han observado diferentes inconvenientes de conservación, almacenamiento y recuperación de la información documental, por lo tanto surge la necesidad de generar un plan para prevenir los posibles desastres ocasionados en el mismo, de tal manera que se identifiquen y se tomen medidas que permitan mitigar el impacto en caso de que se presente una emergencia reduciendo sus efectos y consecuencias por causa de un desastre. Hoy en día la información es considerada como uno de los recursos más apreciables para cualquier tipo de institución. Contar con la información apropiada en el momento adecuado es importante al momento de tomar decisiones acertadas. Los avances tecnológicos en especial los que tienen que ver con el manejo de la información han proporcionado de forma significativa la labor de las empresas, es por eso se invierten considerables recursos económicos y grandes esfuerzos para realizar esta tecnología todo con el fin de asegurar la disponibilidad inmediata de la información y garantizar su protección. Es evidente el aumento de los soportes en los que se conserva la información pero no los planes de contingencia destinados a salvaguardar y proteger la información. Los constantes descubrimientos científicos en el ámbito informático implican el establecimiento de controles, no solo para la información que se conserva en papel sino también para la que se encuentra en medios magnéticos y electrónicos. De esta manera, un plan de prevención debe abarcar todo tipo de soporte. Un instrumento clave con el que se cuenta para evaluar la información con la que dispone una organización o entidad y la eficacia de esta es la auditoria de información. Básicamente la auditoria de información permite determinar mediante un proceso sistemático que información necesita una organización, cual es su trámite, como se emplea y cual seria la mejor forma para aprovecharla y disponer de ella con el fin de satisfacer los objetivos propios de la organización logrando de esta manera su óptimo funcionamiento reduciendo los niveles de riesgo y asegurando la continuidad del negocio. Según lo anterior la importancia del archivo como herramienta de eficaz soporte a la gestión administrativa es importante velar por su preservación y disponibilidad en el tiempo evaluando las posibles fuentes de riesgos y las causas de su origen para poder prevenirlos. Existen riesgos que por su naturaleza no pueden evitarse, entre estos están por ejemplo los de tipo climatológico, atmosférico o geológico, aunque si puede mitigarse su devastador efecto mediante la adopción de estrictas medidas que garanticen que la información de carácter esencial no se pierda de forma definitiva. Otro tipo de eventos que pueden llegar a causar un desastre son precisamente los que producen los seres humanos, ya sea de forma accidental o voluntaria y los producidos a causa de fallas en sistemas e instalaciones técnicas. En mayor o menor medida son riesgos a los que se encuentra expuesta la información y de las acciones que se adopten dependerá el poder contar con este invaluable recurso en el futuro. A continuación se presenta el diseño del plan para la prevención, atención y la mitigación de consecuencias ocasionadas por desastres en el archivo fisico de la Corporación Tecnologica de Bogotá.

• Autores: Roa Sandoval, Natalia
• Tipo de recurso: Trabajo de grado de pregrado
• Fecha de publicación: 2013
• Institución: Universidad de Ciencias Aplicadas y Ambientales U.D.C.A
• Repositorio: Repositorio Institucional UDCA
• Idioma: spa
• OAI Identifier: oai:repository.udca.edu.co:11158/4582
• Acceso en línea: https://repository.udca.edu.co/handle/11158/4582; https://repository.udca.edu.co
• Palabra clave: Gestión documental; Administración de documentos; Conservación de documentos
• Rights: closedAccess
• License: https://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/4.0/legalcode.es