Síntesis vinculación y actualización de información de clientes en Galvaceros S.A (2022)
Realizar esta propuesta de implementar un manual de procedimientos dentro de la empresa ayudara para el mejoramiento de los procesos y cada actividad que está dentro del área funcional financiera y así mejorar el tiempo que conlleva realizar cada proceso de vinculación de los clientes. Este manual le permitirá a la empresa llevar un control de todas las actividades que se realizan dentro del área funcional financiera y para evitar los reprocesos de las personas que hacen parte del área. Realizar es te manual no solo ayudara al área funcional financiera también a todas las áreas que hacen parte de la empresa para que tomen iniciativa de implementar sus manuales de procesos. Para una empresa es muy importante tener implementado un manual para todos los procesos que se realizan dentro de la empresa y sobre todo cuando se trata de vincular un cliente en el sistema. Al reducir el tiempo y los reprocesos en una empresa hace que sea más eficiente a la hora de vincular ya sea un cliente, proveedor o hasta un empleado. Y mantenerlos en una base de datos organizados y con toda su respectiva documentación actualizada también hace que la gestión documental del área sea más organizada. GALVACEROS es una empresa que lleva en el mercado 26 años, comercializando acero galvanizado, cubierta, perfiles, entrepisos y prestando servicios como corte longitudinal, transportes, formación TST. Una de sus falencias es la vinculación de los clientes ya que todos los documentos están físicos en un archivador rodante y no digitalizados en el sistema, los reprocesos que conlleva vincular un cliente son un poco notables ya que es complicado para las personas que estén nuevas dentro de la empresa y no conozcan el sistema. En la empresa se refleja mucho la rotación de personal y esta otra de las falencias que tiene por eso es importante que esta tenga implementado un manual de procesos para cada area funcional y así sea más fácil familiarizarse con el sistema y los procesos que tiene cada una de las areas. Durante toda la historia de GALVACEROS S.A se ha venido vinculando los clientes en carpetas físicas y archivándolas en bodegas. Esto quiere decir que cada vez que vamos a buscar los documentos de un cliente se debe ir al archivo rodante donde se encuentran archivados todos los clientes de la empresa y esto ha causado un reproceso para cualquier tipo procedimiento que se quiera realizaren el sistema, aparte de esto Se refleja que no hay una lista de chequeo ni un manual de procedimientos que indique como se debe de realizar.