Simulation of the process of SIG documentation and payment system in Transelca S.A. E.S.P.

En TRANSELCA S.A E.S.P. se manejan aproximadamente 2296 documentos como directivas, procedimientos, instructivos, manuales y facturas por trimestre. En ocasiones el manejo de esta documentación presenta una serie de atrasos, daños o pérdidas lo cual genera contratiempos y no es ideal para la empresa. Uno de los problemas que se presentan es la recolección de firmas para aprobar alguna modificación o actualización que se les realice a los documentos, en ocasiones las personas encargadas de la firma como gerentes, directivos y/o algún otro empleado tardan un tiempo mayor debido a que se encuentran realizando otras actividades dejando de lado la aprobación del documento. Para el proceso de facturas actualmente se está presentando una problemática con relación a que estas son entregadas de manera física al área de contabilidad para su registro y seguidamente su contabilización y en ese paso se generan pérdidas físicas de las facturas. Nuestra propuesta plantea un método el cual se basó en una herramienta tecnológica permitiendo un avance de 146 a 314 documentos aprobados trimestralmente, con respecto al proceso de pago de facturas se disminuyó la cantidad de pagos atrasados en un 10.58%. Otro beneficio si se implementara la plataforma SharePoint y la aplicación Flow para ambos procesos con el método propuesto sería el control y trazabilidad evitando pérdidas de documentos y facturas, además se disminuiría 68.92 minutos el tiempo promedio de espera de un documento y la comunicación entre áreas mejoraría.

• Autores: Gomez Cruz, Lineyth Stephania; Ramos Rojas, Rafael Ricardo
• Fecha de publicación: 2018
• Institución: Universidad del Norte
• Repositorio: Repositorio Uninorte
• Idioma: spa
• OAI Identifier: oai:manglar.uninorte.edu.co:10584/7929
• Acceso en línea: http://hdl.handle.net/10584/7929
• Palabra clave: Documentos; Facturas; Simulación; Tiempos; Procesos; Documents; Bills; Time; Processes
• License: Universidad del Norte