Implementación de una plataforma para el proceso de gestión documental Grupo Aldor

El objetivo de este proyecto es proponer un sistema de gestión documental para Grupo Aldor, con el fin de aumentar el nivel de implementación del sistema de gestión integrado, en el marco del mejoramiento continuo de este. El trabajo consistió en el estudio de los procesos administrativos de la empresa para lograr un entendimiento en profundidad de estos y poder modelarlos, determinando a partir de los modelos realizados las necesidades funcionales que se le exigirían al software seleccionado. La necesidad de implementar un sistema de gestión documental que fuese soportado vía software fue identificada al interior de la empresa como una de las conclusiones de auditorías internas realizadas al sistema de gestión integrado, y fue el inicio el estudio de una propuesta que analizara las características técnicas y económicas de la implementación del mencionado software. Para el levantamiento de los procesos se eligió como métodos de estudio las entrevistas con los encargados y jefes de departamento, junto con la documentación, lo que permitió conocer en profundidad la gestión interna del área de administración y finanzas y tener una visión global de los procesos que allí se desarrollan, se seleccionó esta área de la empresa por ser la que mayor volumen de documentación genera y por el impacto. En los todos los departamentos se realizó un levantamiento de los procesos considerando las responsabilidades involucradas en los procesos, la documentación gestionada y el flujo que se genera, llevando esta información a diagramas de flujo funcionales que logran representar de forma gráfica para una mejor comprensión, la información recopilada. Así en base a la información recopilada, el conocimiento de los procesos, y la documentación disponible, se generó en conjunto con los jefes de departamento una serie de necesidades que se le exigirían al software a evaluar para ser seleccionado como propuesta final. La selección del software se basó en la investigación de la tecnología disponible en el mercado, llegando a una terna de evaluación, de acuerdo con el nivel de cumplimiento de las necesidades establecidas. Esta terna fue sometida a una evaluación económica que se esperaba determinara el software a elegir, además se debió incluir al criterio de selección el factor cualitativo para poder realizar la selección final. Finalmente, seleccionado el software de acuerdo con los criterios ya mencionados, se procedió a plantear el funcionamiento del sistema en base a las necesidades exigidas, especificando la forma en la que este cumpliría con cada una de las necesidades expuestas

• Autores: Abadía Izquierdo, Johanna Andrea
• Tipo de recurso: Trabajo de grado de pregrado
• Fecha de publicación: 2017
• Institución: Universidad Autónoma de Occidente
• Repositorio: RED: Repositorio Educativo Digital UAO
• Idioma: spa
• OAI Identifier: oai:red.uao.edu.co:10614/9958
• Acceso en línea: http://hdl.handle.net/10614/9958
• Palabra clave: Ingeniería Informática; Mejoramiento de procesos; Gestión documental
• Rights: openAccess
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