Propuesta de integración de áreas operativas basadas en un enfoque por procesos (2007)
El presente trabajo de grado se basa en la presentación, a Coomeva EPS, de la propuesta relacionada con la unificación de los procesos de Recaudo y Compensación, ya que son procesos críticos en cuanto al ingreso de dinero a la empresa se refiere. El proceso de Recaudo responde por la contratación de las entidades bancarias encargadas de recaudar los aportes de los afiliados, su logística, registro, cuadre y conciliación de las cuentas; en tanto que el proceso de Compensación se encarga de registrar en el sistema de información uno a uno los datos reportados por el empleador y de esta forma actualizar la base de datos y asegurar el ingreso de la UPC (Unidad de Pago por Capitación). El pleno conocimiento del funcionamiento de cada uno de los procesos, sus entradas y salidas de información son un factor importante para el análisis realizado de la situación actual de los procesos y del flujo de los documentos. El diagnóstico resultante determinó que cada proceso emite productos intermedios que no agregan valor en el aseguramiento del ingreso; por el contrario, se generan cuellos de botella en los días de alto recaudo, donde los volúmenes de aportes no alcanzan a ser validados oportunamente. Debido a la falta de fluidez y eficiencia del proceso de validación, la grabación y compensación de los aportes se tornan inoportunos lo que debilita el ingreso de la EPS. En la búsqueda del objetivo trazado: “Unificación de los procesos Operativos”; y para fundamentar el análisis de la propuesta, se utilizaron metodologías y fuentes de información primarias, tales como trabajo de campo realizado en cada una de las actividades, Análisis de métodos y tiempos y Mejoramiento de procesos. Además de los beneficios económicos, se garantiza también la entrega de información en las fechas establecidas para los cierres de compensación, el cumplimiento de normas legales y la apropiación oportuna de las UPC recibidas por el Fosyga. La imagen de la empresa se beneficia igualmente ya que la grabación de los pagos de los afiliados se hace de manera oportuna permitiéndole a estos hacer uso del servicio sin inconvenientes derivados por inconsistencias en la información