Mejoramiento en los procesos administrativos del área de gestión documental del Centro Médico Imbanaco S.A año 2006

El Centro Médico Imbanaco cuenta con diferentes áreas de procesos que son vitales para el correcto funcionamiento de la institución, pero el trabajo que se desarrolló, relacionado con GESTIÓN DOCUMENTAL, sólo hace referencia al área que maneja dichos procesos, en función del mejoramiento de los procesos administrativos relacionados con escaneo de información, servicio al cliente y archivo de documentos clínicos, administrativos y contables. El problema detectado inicialmente en la investigación fue que los procesos que se realizaban en el área de gestión documental eran deficientes, y el manejo de la información era tratado de diferentes formas por cada uno de los auxiliares del área. Es de esta forma que la investigación conlleva a unificar todo el proceso para que los auxiliares procedan de manera estandarizada con el manejo de la documentación, de una forma ordenada e idónea para la sistematización de la misma. Mediante un proceso de observación directa, encuestas y revisión de documentos, se logra establecer cuáles son las principales deficiencias y se analiza cada una de ellas; ante esta metodología cada uno de los auxiliares estuvo inmerso en un proceso de observación verificando cuál era su función, cómo la realizaba y cuál era el resultado esperado. Adicionalmente se realiza un proceso a partir de una encuesta, en donde se analizan las mismas variables pero enfocadas hacia el conocimiento que cada uno de los auxiliares tenía de su trabajo. Los resultados arrojaron así, en gran porcentaje, que cada uno realizaba el mismo trabajo pero de distintas formas, lo que hacía que fuera lento y menoscababa en el reproceso. Las encuestas arrojaban además, que muchos de los clientes no se encontraban satisfechos y que el flujo de información era muy lento. Una vez estudiado todo el proceso, se verificó cada uno de los pasos realizados, capacitando a los auxiliares en la realización de las mismas funciones, buscando un mejoramiento continuo de cada uno de los procesos del área. Es así que procesos tales como escaneo, servicio al cliente y archivo son optimizados mediante la implementación de plataformas computacionales iguales para todos los auxiliares. De todo el proceso los resultados obtenidos son los siguientes: Unificación de la forma para realizar el proceso de gestión documental por cada uno de los auxiliares. · Un alto grado de satisfacción en los clientes. · Mayor satisfacción personal para cada uno de los auxiliares. · Más conocimiento y control de procesos. · Mejoramiento del flujo de información y materiales. · Más flexibilidad frente a las necesidades de los clientes. El mejoramiento continuo queda compuesto tres pasos que se analizan en el transcurso de este informe: · Mapa de identificación de procesos. · Diseño y mejoramiento continúo de procesos. · Prueba de nuevos procesos. El estudio conlleva a concluir que era indispensable la realización de un proceso unificado de gestión documental para el Centro Médico Imbanaco, pues es de esta forma que el flujo de información se hace óptimo y oportuno evitando mal manejo de la información y garantizando un servicio de calidad a los clientes, además, del reproceso y los cuellos de botella

• Autores: Torrez Amézquita, Leidy Johanna
• Tipo de recurso: Trabajo de grado de pregrado
• Fecha de publicación: 2007
• Institución: Universidad Autónoma de Occidente
• Repositorio: RED: Repositorio Educativo Digital UAO
• Idioma: spa
• OAI Identifier: oai:red.uao.edu.co:10614/6623
• Acceso en línea: http://hdl.handle.net/10614/6623
• Palabra clave: Administración de Empresas; Manuales de funciones
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