Propuesta para la optimización de tiempos invertidos en tareas previas y posteriores a las capacitaciones definidas por seguridad y salud laboral (2020)
El presente proyecto contiene la propuesta de optimización para reducir los tiempos laborales invertidos en tareas previas y posteriores a las capacitaciones definidas por seguridad y salud laboral, en empresas con menos de 150 empleados y donde no sea posible obtener algún tipo de software para la gestión documental; se sugiere el uso de Microsoft Excel y cada una de las herramientas que contiene, se recomienda la mejora del proceso usando funciones específicas para labores como: Programación de fechas para capacitación, envío de correos informativos automáticos al personal involucrado y jefes de área, registro de colaboradores en base de datos, registro y búsqueda de asistencias; estas actividades administrativas aparentemente sencillas no son contempladas en los cronogramas generales de trabajo, y en realidad requieren de al menos tres (3) horas semanales para ser ejecutadas sin utilizar ayudas informáticas donde se pueda evidenciar y realizar el proceso de forma ágil así como automática. Este tiempo de al menos tres horas es elevado si se considera las demás labores que deben realizarse para dar cumplimiento a los indicadores de gestión propuestos por cada empresa. Se realizarán pruebas comparativas de los tiempos invertidos realizando estas tareas de forma normal (sin uso de las herramientas de Excel) y luego ejecutando las mismas actividades aplicando los cambios propuestos; se tomarán los tiempos adoptando la técnica de cronometraje a cero (0), así poder validar si usando las herramientas y estandarizando el proceso, se tendrá tiempo adicional para ser utilizado en actividades de inspección, formación, prevención o promoción de la salud y general todas las tareas propuestas en un cronograma de trabajo en Seguridad y Salud Laboral. Además, facilita mantener la evidencia correspondiente de los registros de capacitación, tal como es requerido por la normatividad colombiana.