Automatización y simulación de un proceso crítico en una empresa TI bajo el enfoque business process management BPM (2022)
En este artículo de investigación presenta los resultados de un estudio realizado con el propósito de documentar, automatizar y, simular el proceso crítico de selección y reclutamiento en una pyme del sector TI. Este ejercicio, se realiza bajo el enfoque Business Process Management BPM y pretende dejar registro de una prueba piloto para que la empresa o cualquier lector pueda más adelante replicar este mismo análisis con otros procesos, dando paso a la transferencia de conocimiento entre la universidad y las diferentes áreas organizacionales de las pymes. Esta investigación se considera pertinente, dado que, en la mayoría de las pymes, los procesos, aunque puede que estén documentados, no están automatizados, lo que puede llevar a incurrir en costos más altos debido a la alta carga de trabajo, mayor número de errores humanos, mayor tiempo de ejecución en las tareas e inexistencia de indicadores de rendimiento y de control de los procesos en tiempo real, traducido a tareas más difíciles, ineficientes e ineficaces. El aporte es presentar el paso a paso de una automatización relativamente sencilla para que en un futuro cercano las pymes puedan implementar la automatización y la simulación de sus propios procesos, esta es la razón para dejar documentado las lecciones aprendidas encontradas en esta investigación. Ahora bien, para la ejecución de la investigación, en primera instancia, se aborda una revisión de literatura científica, posteriormente, se hace descubrimiento del proceso, en el cual, la Gerencia General de la pyme analizada, indica que el proceso más importante para trabajar en ese momento es el de Reclutamiento y selección de personal, dado el tiempo previsto para la investigación el estudio se limitó a un proceso crítico. Una vez seleccionado este proceso, se empieza con un diagnóstico actual del mismo, mediante entrevistas semiestructuradas a todo el personal involucrado con el proceso, las cuales permitieron diseñar y documentar el proceso en BPMN2.0 en el software Bizagi Modeler®, luego se realiza la automatización del proceso en Bizagi Studio®, y finalmente se realiza la simulación Bizagi Modeler®, con el fin de que la organización identifique de forma más clara, las actividades y con ello, pueda realizar mejoras en las mismas, por último, se presenta los resultados obtenidos a través de la investigación y las conclusiones del trabajo realizado. Como resultado, se encuentra que en el subproceso de contratación de candidatos el cual hace parte del proceso selección y reclutamiento, se evidencia una oportunidad de mejora y una *Financiamiento: Universidad Escuela Colombiana de Ingeniería Julio Garavito, con el proyecto DII/P008-2018, del semillero de Investigación Business Process Management, del Centro de Investigaciones en Manufactura y Servicios – CIMSER. C. Y. Rodríguez-Rios claudia.rodriguez@escuelaing.edu.co ORCID: https://orcid.org/0000-0003-3629-1324 L. M. Piraban-Lozano luisa.piraban@mail.escuelaing.edu.co ORCID: https://orcid.org/0000-0002-3206-9147 Universidad Escuela Colombiana de Ingeniería Julio Garavito. disminución en el tiempo de ciclo del proceso, cuando en la versión mejorada se eliminan los reprocesos que actualmente se llevan a cabo, los cuales generan una mayor carga de trabajo a los colaboradores y, por lo tanto, un incremento en los tiempos para ejecutar la actividad. Adicionalmente, se entrega a la empresa la documentación en detalle en notación BPMN2.0, la automatización y una simulación del proceso completo, así como un informe de lecciones aprendidas. Los resultados obtenidos de la propuesta del escenario 2 constataron que, mediante la propuesta de mejora para la simulación del proceso de selección y reclutamiento modelado con BPMN 2.0, demostraron una significativa mejora de tiempos y costos para la compañía, y mejor aún la carga laboral para el analista de recursos humanos el cual anteriormente era demasiado alta. De la investigación se concluye que la automatización de procesos teóricamente si disminuye el tiempo de ciclo del proceso, dado que agiliza las actividades de revisión, de aprobación, de calificación de exámenes y pruebas de admisión, las cuales influyen directamente en los costos; que haciendo una proyección anual da un ahorro de hasta el 40% de costos