Propuesta para optimizar los procedimientos de información del sistema de administración y control de los activos fijos del metro de Medellín Ltda. (2010)
Se realizó una investigación dirigida en el Sistema de Transporte Masivo del Valle de Aburra Metro de Medellín Ltda., con el fin de sugerir un adecuado sistema que permita la optima administración de la información referente a los activos fijos, todo esto comienza con el problema de que la información encontrada en el sistema utilizado AM/SAP para descargar los datos maestros no es completa, y es de alta relevancia para la organización así como para los sistemas de control interno que la información allí plasmada sea coherente con el activo y su foto. Es por esto que el debido proceso logístico debe ser claro, conciso y completo. Es importante tener unos conceptos claros acerca de las diferentes clases que componen los activos del Metro de Medellín Ltda., de esto depende que la propuesta se optima y se pueda implementar con un alto grado de eficiencia. Se identificaron los procesos actuales que funcionan constantemente dentro de la organización con respecto al tema, donde se detecto la falta de información plasmada en el sistema, ocasionando ciertas confusiones con respecto al activo y a sus datos maestros los cuales deben ser completos. Con el apoyo del personal Metro en las distintas áreas de la organización se obtuvo valiosa información con la que se pudo identificar y dar una posible solución al inconveniente presentado en el momento, se noto que cada uno de los integrantes participativos en tal investigación tienen diferentes puntos de vista, pero son congruentes al momento de decir que la propuesta es lógica y convincente, ya que podría llevar a una mayor organización al interior de la empresa con respecto a la administración y control de tantos activos fijos de gran valor adquisitivo y que hacen parte del patrimonio actual del Metro de Medellín Ltda. Comprender que la logística debe ser ejecutada por ocupantes de la empresa, garantiza la coordinación de actividades y de acciones de manera planeada e intencional, consciente y efectiva al definir los diferentes flujos de información que otorgan a los empleados, anticipar y corregir de manera oportuna las debilidades que se pueden presentar en su hacer dentro de la entidad. Todos y cada uno de los empleados en el departamento de contabilidad serán responsables de auditar periódicamente en el sistema AM/SAP, la información descargada sobre los activos de la empresa, ya que dicho sistema es utilizado diariamente por los ocupantes ya mencionados, esto sintetiza un aumento en la calidad de la información, por ende un mejoramiento en las funciones de la empresa con respecto a periodos anteriores. Los directivos tienen la responsabilidad en dirigir y orientar la logística para que se cumplan con los objetivos plasmados con anterioridad, utilizando la información que se genera en el cumplimiento del deber asignado; en este caso una persona encargada de velar por los diferentes activos fijos, así como sus respectivos datos maestros, todo con el firme propósito de reorientar la función administrativa de la entidad hacia los fines que persigue. La actuación de cada uno de los directivos y empleados de la compañía tiene repercusiones en el desempeño de la organización como un todo. Para la ejecución de la propuesta logística concerniente a la Administración de los Activos Fijos del Metro de Medellín Ltda., es necesario contar con las capacidades de todos los integrantes en los diferentes procesos de selección, capacitación, formación y motivación, para garantizar la eficiencia en la realización de labores asignadas. Se debe implementar una lista de chequeo y de recomendaciones, buscando constantemente el mejoramiento continuo de los procesos, todo esto de la mano de la Gerencia Financiera “Área de Activos Fijos” Optimizando Los Diferentes Sistemas de Control Interno a los Activos Fijos del Metro de Medellín Ltda.