Diseño del Sistema de Gestión Documental para la Empresa COLOMBIACOOP (2015)
En la actualidad la efectividad de una empresa se basa en tener una estructura sólida y procesos claros, los cuales ayudan a que las empresas tengan rendimientos notorios mediante el desarrollo y aplicación de sistemas de gestión articulados que les permitan llevar a cabo sus funciones y toma de decisiones gerenciales eficaces. El presente trabajo tendrá como alcance el diseño de un sistema de gestión documental para toda la organización aplicando dos fases del proceso administrativo como lo son la planeación y organización las cuales permitirán estructurar la creación, flujo y almacenamiento adecuado de la información que se genera y recibe en diversas formas, de igual manera la clasificación y envío al archivo en custodia de aquellos documentos y/o comunicaciones que tienen más de 10 años de existencia. Con lo anterior, se logrará dar solución a las necesidades y requerimientos de la organización y de los correspondientes entes gubernamentales y al mismo tiempo agilizar los procesos internos y dar respuesta oportuna y adecuada a los requerimientos de asociados y entidades del sector público, privado y solidario. El trabajo de campo se llevara a cabo en el segundo semestre del 2015. Como primera instancia se realizara un diagnostico situacional de las áreas a intervenir para el sistema de gestión documental, de manera que se pueda identificar y clasificar los documentos, crear un comité interno de archivo, elaborar tablas de retención y valoración documental enCOLOMBIACOOP. Posterior al diagnóstico y de acuerdo a los resultados que este arroje, se procederá al Diseño del Sistema de Gestión Documentar acorde a las necesidades de COLOMBIACOOP, lo establecido en las normas, leyes y/o decretos y directrices de los entes de control, que en este caso es la Superintendencia de Economía Solidaria.