Apoyo al sistema de gestión documental y organización de procesos del departamento administrativo y financiero de la dirección de impuestos y aduanas nacionales Dian seccional Barrancabermeja

Las organizaciones han tenido que implementar diversas herramientas, que les permiten mantenerse a la vanguardia frente a las exigencias del mercado actual, las cuales van desde reestructuraciones hasta la implementación de mecanismos de evaluación, mejoramiento y su respectivo seguimiento. Una parte de suma importancia en las organizaciones, es el Sistema de Gestión Documental, que tiene como objetivo principal agrupar operaciones y técnicas de la gestión administrativa, facilitan la coordinación y control de las funciones específicas que afectan la creación, recepción, ubicación, acceso y preservación de los documentos y su protección. La integración de los procesos y controles documentales en los procesos de trabajo son el eje principal de un modelo de gestión de documentos, dado que disminuye: el tiempo de localización y recuperación de los documentos, espacio físico de almacenamiento, y agiliza la atención al cliente. Para llevar a cabo el mejoramiento de los procesos en la organización, específicamente en las actividades del sistema de gestión documental, se ha requerido metodologías administrativas gerenciales que favorezcan la efectividad frente a las necesidades de dicho sistema, dentro de las cuales se encuentra la auditoría de gestión de documentos, que tiene como fin identificar fortalezas, debilidades, oportunidades, amenazas, y así establecer planes de mejoramiento basados en acciones correctivas y/o preventivas. Es así como, en el Departamento Administrativo y Financiero de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN, seccional Barrancabermeja, se ha llevado a cabo un trabajo con el fin de evidenciar la situación actual de la gestión de documentos como soporte fundamental para confirmar la necesidad de implementar las estrategias necesarias y poner en marcha un plan de acción que garantice la disponibilidad de la información y los documentos en la entidad. Como objetivo de la práctica se enfatizó en apoyar el Departamento Administrativo y Financiero cumpliendo las respectivas funciones con los certificados de entrega, actos de vueltos y correspondencia, así mismo creando una base de datos con las guías para tener un control interno y optimizar el trabajo. El presente informe contiene la metodología utilizada, la fundamentación teórica que se tuvo en cuenta como soporte, el Plan de Acción y los resultados arrojados. En el desarrollo de la práctica se desempeñaron diversas labores con los certificados de entrega y devoluciones, con la función de descargar en el sistema “Notificar”; lo cual permite enviar dicha información a las diferentes áreas en la Dirección de Impuestos y Aduanas Naciones de Barrancabermeja teniendo en cuenta las fechas estipuladas para cada proceso y así contribuir con el buen funcionamiento de la entidad pública.

• Autores: Pereira de Alba, Fernando
• Tipo de recurso: Trabajo de grado de pregrado
• Fecha de publicación: 2017
• Institución: Universidad Cooperativa de Colombia
• Repositorio: Repositorio UCC
• OAI Identifier: oai:repository.ucc.edu.co:20.500.12494/12669
• Acceso en línea: https://hdl.handle.net/20.500.12494/12669
• Palabra clave: Organización de procesos; Diagnóstico; Control
• Rights: openAccess
• License: Atribución