Apoyo al sistema de gestión documental y al proceso de correspondencia del departamento administrativo y financiero de la dirección de impuestos y aduanas nacionales Dian seccional Barrancabermeja (2017)
En el mundo actual, donde la situación financiera está definiendo el devenir de muchas empresas, se habla de la innovación como la vía para garantizar la perdurabilidad de las empresas en un entorno cada vez más competitivo. Por innovación se entiende el proceso de introducir nuevos conocimientos en la realización de nuevos productos, mejorar los existentes e implementar cambios en los procesos productivos y de gestión. Por este motivo, la implantación de un sistema de Gestión Documental se considera una innovación en procesos porque permite hacer más con menos: optimización de los flujos de trabajo, mejora de la cuenta de resultados, aumento de la productividad de los trabajadores, incremento de la calidad del servicio y del producto, etc. Una verdadera apuesta por la innovación, por la optimización de procesos y por la gestión de la información como un valor clave, primordial para lograr empresas competitivas en un mercado global. La Ley 594 de 2000 estableció las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado colombiano, y determinó como obligación para las Entidades Públicas, el elaborar programas de gestión documental, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos Archivísticos. De esta forma, la DIAN, consciente de la importancia en el cumplimiento de esta normativa, desarrolla su Programa de Gestión Documental, abarcando cada uno de los ejes de acción definidos por el Archivo General de la Nación. En la presente práctica cuyo tema de desarrollo es la Gestión Documental, se enfatizó en apoyar al Departamento Administrativo y Financiero de la DIAN seccional Barrancabermeja cumpliendo las respectivas funciones con los certificados de entrega, actos de vueltos y correspondencia, igualmente, se consolidó una base de datos con las guías para tener un control interno y optimizar el trabajo. El informe de practica contiene la metodología utilizada, la fundamentación teórica como parte del soporte, el Plan de Acción y los resultados arrojados. En el desarrollo de la práctica se desempeñaron diversas labores con los certificados de entrega y devoluciones, con la función de descargar en el sistema “Notificar”; lo cual permitió enviar dicha información a las diferentes áreas en la DIAN de Barrancabermeja teniendo en cuenta las fechas estipuladas para cada proceso, en aras de racionalizar trámites, disminución de volúmenes innecesarios de documentos, normalización de la producción documental, disminución en atención de consultas y recuperación de información, y así aportar al incremento de la calidad en la entidad pública.