Diseño de una herramienta que permita mejorar el sistema de facturación a través de la optimización de procesos de la empresa Marítima del Caribe S.A.S.

La meta de nuestro estudio se centra en la creación de una herramienta destinada a mejorar el sistema de facturación en la empresa Marítima del Caribe S.A.S. Esta mejora se logrará a través de la automatización de sus procesos, lo que resultará en una mayor eficiencia en el flujo de trabajo, la redu...

Full description

Autores:: Retamozo Pertuz, Juan Camilo

Tipo de recurso:: Trabajo de grado de pregrado

Fecha de publicación:: 2023

Institución:: Universidad Cooperativa de Colombia

Repositorio:: Repositorio UCC

Idioma:

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description	La meta de nuestro estudio se centra en la creación de una herramienta destinada a mejorar el sistema de facturación en la empresa Marítima del Caribe S.A.S. Esta mejora se logrará a través de la automatización de sus procesos, lo que resultará en una mayor eficiencia en el flujo de trabajo, la reducción de errores y la mejora de la transparencia en todo el proceso de facturación. El procedimiento actual de facturación en la empresa implica que los clientes soliciten el servicio a través de correo electrónico. Una vez que se presta el servicio, el departamento de operaciones elabora un formato manual detallando los aspectos del servicio, como el tipo de servicio prestado, el destinatario, la hora, la fecha, el barco utilizado y el nombre del piloto transportado. Luego, este formato se envía físicamente al encargado de facturación, un proceso que puede llevar hasta tres días. Una vez que el buque ha zarpado, se revisan los detalles del cliente y las tarifas, y se procede a la facturación, un proceso que puede llevar hasta 10 días adicionales. Este proceso manual presenta diversas limitaciones, como la falta de actualización en tiempo real de la información, una alta probabilidad de errores humanos y demoras en la entrega de las facturas. Además, la empresa depende en gran medida de la creación manual de los registros de los servicios, lo que incrementa los costos y dificulta la verificación de la información en tiempo real. Por lo tanto, la automatización del proceso de facturación se convierte en un elemento esencial para optimizar el sistema en Marítima del Caribe S.A.S. La automatización permitirá eliminar el uso de papel, actualizar la información en tiempo real, reducir los errores y acelerar significativamente el proceso de facturación. Además, se podrán implementar sistemas de seguimiento y control en tiempo real, lo que mejorará la transparencia y la capacidad de verificar la información de manera eficaz.
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El procedimiento actual de facturación en la empresa implica que los clientes soliciten el servicio a través de correo electrónico. Una vez que se presta el servicio, el departamento de operaciones elabora un formato manual detallando los aspectos del servicio, como el tipo de servicio prestado, el destinatario, la hora, la fecha, el barco utilizado y el nombre del piloto transportado. Luego, este formato se envía físicamente al encargado de facturación, un proceso que puede llevar hasta tres días. Una vez que el buque ha zarpado, se revisan los detalles del cliente y las tarifas, y se procede a la facturación, un proceso que puede llevar hasta 10 días adicionales. Este proceso manual presenta diversas limitaciones, como la falta de actualización en tiempo real de la información, una alta probabilidad de errores humanos y demoras en la entrega de las facturas. Además, la empresa depende en gran medida de la creación manual de los registros de los servicios, lo que incrementa los costos y dificulta la verificación de la información en tiempo real. Por lo tanto, la automatización del proceso de facturación se convierte en un elemento esencial para optimizar el sistema en Marítima del Caribe S.A.S. La automatización permitirá eliminar el uso de papel, actualizar la información en tiempo real, reducir los errores y acelerar significativamente el proceso de facturación. Además, se podrán implementar sistemas de seguimiento y control en tiempo real, lo que mejorará la transparencia y la capacidad de verificar la información de manera eficaz.The goal of our study focuses on the creation of a tool aimed at improving the billing system in the company Marítima del Caribe S.A.S. This improvement will be achieved through the automation of your processes, resulting in greater workflow efficiency, reduced errors, and improved transparency throughout the billing process. The current billing procedure in the company involves customers requesting the service via email. Once the service is provided, the operations department prepares a manual format detailing the aspects of the service, such as the type of service provided, the recipient, the time, the date, the ship used and the name of the pilot transported. This form is then physically sent to the billing person, a process that can take up to three days. Once the ship has sailed, customer details and rates are reviewed and billing proceeds, a process that can take up to an additional 10 days. This manual process has several limitations, such as the lack of real-time updating of information, a high probability of human errors and delays in the delivery of invoices. Additionally, the company relies heavily on manually creating service records, which increases costs and makes it difficult to verify information in real time. Therefore, the automation of the billing process becomes an essential element to optimize the system at Marítima del Caribe S.A.S. Automation will eliminate the use of paper, update information in real time, reduce errors and significantly speed up the billing process. In addition, real-time monitoring and control systems can be implemented, which will improve transparency and the ability to verify information effectively.Resumen. -- Abstract. -- 0. Introducción. -- 1. Justificación. -- 2. Planteamiento del problema. -- 3. Objetivos. -- 4. Marco teorico. -- Marco legal. -- Marco conceptual. -- 5. Metodologia. -- 6. Desarrollo. -- 6.1. Recolección de la información de servicios prestados por las embarcaciones de Marítima del Caribe S.A.S. -- 6.2. Sistematizar la información de los servicios de transporte que presta Marítima del Caribe S.A.S. -- 6.3 -- Propuesta de sistema de seguimiento y control de la información de facturación en tiempo real para reducir errores y retrasos y mejorar la transparencia en el proceso. -- 7. Conclusiones y Recomendaciones. -- Referencias Bibliográficas.juan.retamozo@campusucc.edu.co40 p.Universidad Cooperativa de Colombia, Facultad de Ciencias Económicas, Administrativas y Contables, Contaduría Pública, Santa MartaContaduría PúblicaSanta MartaAutomatizaciónFacturaciónHerramientaProcesoAutomationBillingToolProcessDiseño de una herramienta que permita mejorar el sistema de facturación a través de la optimización de procesos de la empresa Marítima del Caribe S.A.S.Trabajo de grado - Pregradohttp://purl.org/coar/resource_type/c_7a1finfo:eu-repo/semantics/bachelorThesisinfo:eu-repo/semantics/acceptedVersionAtribucióninfo:eu-repo/semantics/openAccesshttp://purl.org/coar/access_right/c_abf2Decreto 2242. 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Mexico: McGraw Hill 5a edición 2010.PublicationORIGINAL2023-Retamozo_herramienta_diseño_facturación-licencia.pdf2023-Retamozo_herramienta_diseño_facturación-licencia.pdfLicencia de usoapplication/pdf193414https://repository.ucc.edu.co/bitstreams/24773b58-10bf-4463-a494-0067d4c5e4e9/downloadee0a09a966a3db5a8679b7262272021dMD522023-Retamozo_diseño_diseño_facturación.pdf2023-Retamozo_diseño_diseño_facturación.pdfTrabajo de gradoapplication/pdf771989https://repository.ucc.edu.co/bitstreams/23d07ad0-a2e2-4124-ae7e-ce7a8ab5ddce/downloadf7a762bb3d29c765ad422a012940a86eMD53LICENSElicense.txtlicense.txttext/plain; charset=utf-84334https://repository.ucc.edu.co/bitstreams/f0df9fd6-f3cc-4a99-b903-b8af46fe2523/download3bce4f7ab09dfc588f126e1e36e98a45MD54TEXT2023-Retamozo_herramienta_diseño_facturación-licencia.pdf.txt2023-Retamozo_herramienta_diseño_facturación-licencia.pdf.txtExtracted 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Diseño de una herramienta que permita mejorar el sistema de facturación a través de la optimización de procesos de la empresa Marítima del Caribe S.A.S.

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