Propuesta de un sistema de control interno para los departamentos de inventario y ventas en el depósito el poblado y cía. ltda

Mediante el método de observación directa, se detectaron falencias de control interno en las áreas de inventarios y ventas de la empresa DEPÓSITO EL POBLADO Y CÍA. LTDA. Dicha observación permitió hacer un seguimiento detallado de los procesos, actividades y personas involucradas en el manejo de estas áreas. Así mismo se trabajó en el análisis de los procesos, lo cual facilitó el conocimiento sobre cómo se están realizando dichos procesos. Apoyados en estos análisis, se fundamenta la viabilidad para sugerir un diseño del Sistema de Control Interno que sirva de modelo para establecer las medidas necesarias, con el fin de que la empresa continúe operando en forma eficiente. Ante la falta de un Sistema de Control Interno en los procesos que hacen parte de las áreas de inventarios y ventas en esta Empresa, se crea la necesidad de dar solución pronta a estos puntos débiles; para lo cual, se establece un diagnóstico sobre cómo opera el DEPÓSITO EL POBLADO Y CÍA. LTDA. en la actualidad. Entre las fallas encontradas que más sobresalen, están: En el área de ventas se encuentra en primera instancia que es el vendedor quien se encarga directamente del siguiente proceso: desde que el cliente ingresa al punto de venta es atendido por el vendedor y es éste quien lo asesora, realiza la factura, organiza la mercancía, la empaca y la entrega. En los casos de las ventas de contado, la copia de la factura es entregada a la caja para su respectivo cobro; cuando la venta es a crédito, se entrega la mercancía al cliente con remisión y luego esa remisión es entregada a facturación para la elaboración de la respectiva factura. En las ventas telefónicas, no se están cerciorando que la venta sea real y no siempre se aclara que la venta es de contado y que debe ser cancelada en el momento de entrega del material; lo que origina un aumento en la cartera de un cliente que no tiene crédito y que es totalmente desconocido para la Empresa. Las ventas a crédito son realizadas con remisión inicial, luego se envía este documento a facturación para que sea el mensajero quien se encargue de la entrega de la factura al cliente y devuelva como soporte la copia de la misma debidamente sellada y firmada. En el área de inventarios se encuentra que no se tiene establecida una persona autorizada para este proceso y debido a la falta de un inventario real se presentan dificultades en el despacho de la mercancía, ocasionado por inexistencias, errores en la elaboración del pedido, falta de comparar el pedido realizado con anterioridad y la mercancía que se recibe, entre otros. La falta de organización en las compras ocasiona a la Empresa una insatisfacción al cliente, ya que no encuentra lo que necesita en el momento indicado. En cuanto al software, se tiene una base de datos con el inventario codificado casi en su totalidad, el cual se utiliza sólo en la venta a crédito y no se ingresan a éste las compras, razón por la cual se encuentra en la actualidad un inventario negativo.

• Autores: Duque Quintero, Ana Patricia
• Tipo de recurso: Trabajo de grado de pregrado
• Fecha de publicación: 2004
• Institución: Universidad Cooperativa de Colombia
• Repositorio: Repositorio UCC
• OAI Identifier: oai:repository.ucc.edu.co:20.500.12494/4137
• Acceso en línea: https://hdl.handle.net/20.500.12494/4137
• Palabra clave: Deposito el poblado y cia Ltda.; Calidad del servicio; Control de inventarios; Inventarios; Control de calidad; Control interno; Organización administrativa; Depósitos
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